Bir medya ajansını yönetirken, işleri düzenli tutmak ve süreçleri sorunsuz yürütmek için doğru araçlara sahip olmak büyük önem taşır. Bu blog yazısında, Cubicl’ın ajanslar için son derece esnek ve uyarlanabilir bir iş takip programı olarak nasıl kullanılabileceğini ele alacağız. Her ne kadar Cubicl doğrudan ajanslar için tasarlanmamış olsa da, ajansların kendine özgü ihtiyaçlarına kolayca uyum sağlayabilir. Müşteri ve kaynak yönetiminden iş akışlarının oluşturulmasına, diğer uygulamalarla entegrasyondan ekip içi iş birliğine kadar Cubicl’ın ajansınızın operasyonlarını nasıl kolaylaştırabileceğini ve verimliliğinizi nasıl artırabileceğini birlikte inceleyeceğiz.
Ajanslar İçin Proje Yönetimi Yazılımı: Cubicl
Cubicl her ne kadar ilk etapta ajanslara özel olarak geliştirilmemiş olsa da, pazarlama ve dijital medya ajanslarının ihtiyaçlarına mükemmel şekilde uyum sağlayabilen, özelleştirilebilir ve kullanımı son derece kolay, bulut tabanlı bir görev ve proje yönetim çözümüdür.
- Web ve mobil uygulamaları sayesinde ofiste, uzaktan çalışırken ya da sahadayken işlerinizi kesintisiz bir şekilde yürütebilirsiniz.
- Ekip içi iletişim için telefon görüşmeleri ya da e-posta trafiğiyle uğraşmanıza gerek kalmaz—Cubicl’ın yerleşik mesajlaşma özelliği hem bireysel hem de ekip yazışmaları için idealdir.
- Departmanlara, müşterilere ya da projelere özel çalışma alanları oluşturarak her alanın kendi Görevler, Dosyalar, Takvim, Gantt Çizelgesi, Zaman Çizelgesi ve Raporlar bölümlerine sahip olmasını sağlayabilirsiniz.
- Proje performansını, çalışan verimliliğini, zaman kullanımını ve daha fazlasını detaylı raporlar aracılığıyla takip edebilirsiniz.
- Görev yönetimi oldukça pratiktir—bir göreve birden fazla ekip üyesi atayabilir, tekrar eden görevler oluşturabilir, dosya paylaşabilir ve görevleri alt adımlar ya da alt görevlere bölerek detaylandırabilirsiniz.
- Müşteri bilgilerini kaydedebilir, gelen e-postaları doğrudan göreve dönüştürebilir ve destek taleplerini müşteri portalı üzerinden kolayca alabilirsiniz. Dilerseniz her müşteri için özel bir müşteri yöneticisi de atayabilirsiniz.
- Ajansınıza özel markalı bir Müşteri Portalı sunarak profesyonel bir deneyim yaratabilir; müşterilerinizin bu portala mobil uygulama üzerinden kolayca erişmesini sağlayabilirsiniz.
Sunduğu kapsamlı özelliklerle Cubicl, ajanslar için güçlü bir proje yönetim alternatifi sunar. 14 günlük ücretsiz deneme süresi boyunca Cubicl’ı keşfedebilir ve iş akışlarınızı nasıl dönüştürebileceğini deneyimleyebilirsiniz.
Cubicl Proje Yönetim Yazılımını Ekibinizin İhtiyacına Göre Özelleştirin
Cubicl’ın görev yönetimi ve iş birliği özelliklerini önceki bölümlerde inceledik. Şimdi ise bu güçlü aracı, pazarlama veya dijital ajansınızın özgün ihtiyaçlarına nasıl uyarlayabileceğinizi ele alalım.
Ajanslar İçin Uçtan Uca Ekip ve Birim Takibi
CreativeWorks gibi bir pazarlama ya da medya ajansı yönetmek; birden fazla müşteri, ekip ve kampanyayı aynı anda koordine etmeyi gerektirir. Yapılandırılmış bir sistem olmadan farklı projelerdeki ilerlemeyi takip etmek oldukça karmaşık hale gelebilir.
İşte tam da bu noktada Cubicl’ın proje bazlı organizasyon yapısı devreye giriyor. Her müşteri ya da proje için ayrı çalışma alanları oluşturarak ajanslar; görevleri, teslim tarihlerini ve proje çıktılarının ilerleyişini net bir şekilde takip edebilir, iş akışlarını daha düzenli bir hale getirebilir.
Cubicl’ı Ajansınızın Yapısına Göre Şekillendirin
Cubicl İş Takip Programı, hiyerarşik bir yapı kurmanıza olanak tanıyarak görevlerinizi ekipler, departmanlar veya müşterilere göre kolayca gruplandırmanıza imkân sağlar. Bu yapı sayesinde iş süreçleriniz daha net, ekip iş birliği ise daha güçlü olur.
İşte bazı örnek yapılandırmalar:
- Departmanlar: Yaratıcı Ekip, Pazarlama, Strateji, Yazılım Geliştirme, Müşteri İlişkileri
- Takımlar: Grafik Tasarım, Metin Yazarlığı, Sosyal Medya, SEO, Web Geliştirme
- Müşteri Projeleri: Her müşteri için markalaşma, kampanyalar ve içerik üretimi gibi süreçleri yönetebileceğiniz özel alanlar
- Kampanyalar: Yeniden tanıtım, sosyal medya planlaması veya reklam kampanyaları gibi belirli projeler için ayrı alanlar
Cubicl ile ekiplerinizi düzenleyerek, proje planlamasını daha verimli hale getirebilir; iş birliğini artırabilir, görev takibini kolaylaştırabilir ve projelerin zamanında tamamlanmasını sağlayabilirsiniz.
Ajansta İş Takibi ve Görev Yönetimi
Cubicl, özellikle ajans proje yönetimi için tasarlanmamış olsa da, ajansların benzersiz ihtiyaçlarını karşılamak üzere kolayca özelleştirilebilir. Esnek yapısıyla Cubicl, iş akışınızı ekibinizin aşina olduğu dile ve süreçlere uyarlamanıza olanak tanır.
Cubicl’ın görev yönetimi, görevlerin farklı aşamalardaki ilerlemesini takip etmenizi sağlayan bir Kanban görünümü üzerinden organize edilir. Varsayılan olarak bu aşamalar Bekliyor, Aktif, Tamamlandı ve Askıya Alındı şeklindedir, ancak bu aşamaları ajansınızın proje yapısına uyacak şekilde kolayca yeniden adlandırabilir ve özelleştirebilirsiniz. Örneğin, bir pazarlama kampanyasında İçerik Oluşturma, Onay Süreci, Kampanya Lansmanı ve Lansman Sonrası İnceleme gibi aşamalar isteyebilirsiniz.
Cubicl’daki her görev kartı, başlık, açıklama, atanmış ekip üyesi ve ekli dosyalar gibi temel alanları içerir. Ancak bir adım daha ileri giderek ajansınızın ihtiyaçlarını daha iyi yansıtacak özel alanlar ekleyebilirsiniz. Bütçe Tahsisi, Kampanya Kanalları, Müşteri Geri Bildirimi ve Performans Metrikleri gibi alanlar ekleyerek her görev için gerekli tüm bilgilerin bir bakışta görünmesini sağlayabilirsiniz. Bu uyarlanabilirlik, pazarlama kampanyalarınızı özel bir pazarlama proje yönetim aracı gibi yönetme esnekliği sunar.
Cubicl’ın özelleştirilebilirliği sayesinde pazarlama ajansları operasyonlarını kolaylaştırabilir, devam eden projeler üzerinde tam görünürlük elde edebilir ve hiçbir detayın gözden kaçmamasını sağlayabilir. İster müşteri kampanyalarını, ister sosyal medya içeriklerini, ister promosyon faaliyetlerini yönetin, Cubicl’ın esnek görev ve proje yönetimi özellikleri, reklam ajanslarının düzenli ve verimli kalmasına yardımcı olacak şekilde uyarlanabilir.
Ajanslar İçin CRM ve Süreç Yönetimi
Pazarlama ajanslarında müşteri projelerini yönetmek ve güçlü bir iletişim kurmak başarının temel taşlarından biridir. Cubicl ile iş süreçlerinizi sadeleştirebilir, ekip içi iş birliğini güçlendirebilir ve müşterilerinizi her zaman gelişmelerden haberdar edebilirsiniz.
Diyelim ki bir dijital pazarlama ajansında çalışıyorsunuz ve müşterilerinizden biri BrightTech Solutions. Sosyal medya kampanyalarını, içerik üretim süreçlerini ve SEO hizmetlerini düzenli olarak siz yürütüyorsunuz. Cubicl sayesinde bu görevlerin tümünü tek bir platformda bir araya getirip, süreci kolayca yönetebilirsiniz.
Müşteri Profili Oluşturun
BrightTech Solutions ile yürüttüğünüz işleri düzenli şekilde yönetmek için Cubicl Görev Takip Programı’nda bir müşteri profili oluşturabilirsiniz. Nasıl mı?
- Müşteriler sekmesine gidin ve BrightTech Solutions’ı yeni bir müşteri olarak ekleyin.
- İletişim bilgileri, proje hedefleri ve özel talepler gibi tüm temel bilgileri girin.
- Daha sağlıklı takip için kendinizi veya bir ekip arkadaşınızı müşteri sorumlusu olarak atayın.
Projeleri Müşteri ile Eşleştirin
Müşteri profili oluşturduktan sonra bu profili ilgili projelere bağlayabilirsiniz. Böylece teslim tarihlerini, görevleri ve iş akışını tek bir yerden yönetmek çok daha kolay hale gelir.
- Proje ayarlarına gidin ve Proje Detayları bölümünden BrightTech Solutions’ı projeye ekleyin.
- Artık bu proje altında oluşturduğunuz her görev otomatik olarak bu müşteriyle eşleştirilir.
- Ancak endişelenmeyin, müşteri her şeyi otomatik olarak göremez—hangi görevlerin görüneceği tamamen sizin kontrolünüzde.
Görevleri Planlayın ve Süreci Takip Edin
Örneğin, BrightTech Solutions için aylık bir sosyal medya reklam kampanyası yürütüyorsunuz. Her ay tekrarlanan görevler, metin onayları ve raporlamalar gibi adımları takip etmek için tekrar eden görevler oluşturabilirsiniz.
- Görevi aylık olarak tekrarlanacak şekilde ayarlayın.
- Önemli teslimatlar (örneğin reklam metni onayı, kampanya başlangıcı) için tarihleri belirleyin.
- Böylece her ay bu görev otomatik olarak kanbanda görünür ve ekip zaman takibi kolayca yapabilir.
Eğer kampanya tek seferlikse, yine aynı şekilde tarihli ve özel bir görev oluşturabilir, süreci kolayca takip edebilirsiniz
Görev Güncellemelerini Müşterinizle Paylaşın
Kampanyada belirli bir aşamaya geldiğinizde ve müşterinizle gelişmeleri paylaşmak istediğinizde Cubicl bunu da kolaylaştırır.
- Görev içinden İşlemler menüsüne tıklayın ve Müşteri ile Paylaş seçeneğini seçin.
- Ajans müşteriniz, portal davetini içeren bir e-posta alır.
- Kaydolduktan sonra, yalnızca sizin erişime açtığınız bilgileri görebilir. Reklam metni onayı ya da kampanya sonuçları gibi içerikler hakkında doğrudan yorum yapabilir, onay verebilir ya da değişiklik talebinde bulunabilir.
İletişimde Şeffaflık ve Güven Sağlayın
Bu yöntemle kampanyaların her adımı kayıt altında olur. Teslim tarihleri, revize istekleri ya da iletişim kopuklukları gibi konular net biçimde takip edilir. Tüm iletişim tek bir yerde toplanır, bu da hem sizin hem müşterinizin daha verimli bir süreç yaşamasını sağlar.
Cubicl Görev Takip Yazılımı, siz ve müşterilerinizin her zaman aynı sayfada olmasını sağlar. Gerçek zamanlı güncellemeler ve kolay iletişim kanallarıyla profesyonel hizmet sunarken müşterilerinizle güvene dayalı ilişkiler kurabilirsiniz.
Gelişmiş Özellikler: Müşteri Portalı
Bir pazarlama ajansı olarak, müşterilerle etkili iletişim kurmak ve görevleri düzenli şekilde yönetmek, hem güçlü ilişkiler kurmanın hem de kaliteli hizmet sunmanın temelidir. Cubicl’da yer alan Müşteri Portalı, bu süreçleri kolaylaştırır ve hem sizin hem de müşterilerinizin işini oldukça pratik hale getirir.
Müşteri Portalında Müşterileriniz Neleri Görür?
Cubicl Müşteri Portalı sayesinde, müşterileriniz şu bilgilere doğrudan erişebilir:
- Bildirimler: Projelerin, kampanyaların ya da içerik çalışmalarının hangi aşamada olduğunu anlık olarak görebilirler.
- Destek Talepleri: Devam eden işler hakkında soru ya da taleplerini kolayca iletebilirler.
- Görev Güncellemeleri: Paylaşılan görevlerin ilerleme durumunu izleyebilir, hangi adımların tamamlandığını görebilirler.
- Dosyalar: Raporlar, taslaklar, görseller veya teslim edilen içerikler gibi önemli belgeleri ve dosyaları güvenli şekilde paylaşabilirsiniz.
- Kampanya Metrikleri: Trafik verileri, dönüşüm oranları ya da sosyal medya performansı gibi ölçümlemeleri doğrudan sunabilirsiniz.
Bu merkezi yapı, müşterilerin projeleriyle ilgili her zaman güncel bilgiye sahip olmasını sağlar; aynı zamanda teslimatlar, süreçler ya da zamanlamalarla ilgili yaşanabilecek karışıklıkları da önler. Daha fazla bilgi için Cubicl’deki Müşteri Portalı sayfasına göz atabilirsiniz.
Müşteri Taleplerini Kolayca Toplayın
Müşteri taleplerini takip etmek Cubicl ile çok daha kolay. Örneğin, müşterilerinizden biri olan BrightTech Solutions, yürütülen reklam kampanyasının performansını sorgulamak istiyor diyelim. E-posta ya da mesaj trafiğiyle uğraşmak yerine, müşteri portalı üzerinden doğrudan bir destek talebi oluşturabilirler.
- Müşterinin ilettiği talep otomatik olarak Cubicl'da açılır ve ilgili ekip üyesine atanır.
- Ekibiniz bu talebi inceleyip yanıtlayabilir, çözüm sürecini sistem üzerinden sürdürebilir.
- Sorun çözüldüğünde, talep kapatılır ve müşteriye gerekli bilgilerle birlikte durum bildirilir.
Bu yapı sayesinde hiçbir talep atlanmaz, tüm iletişim kayıt altına alınır ve şeffaflık korunur.
Potansiyel Müşterilerden Gelen Talepleri de Yönetin
Cubicl İş Takip Yazılımı yalnızca mevcut müşteriler için değil, potansiyel müşterilerle kurulan ilk temaslar için de etkili bir araçtır. Diyelim ki GreenTech Digital, ajansınızın SEO hizmetleri hakkında bilgi almak istiyor. Bu talebi web sitenize ekleyebileceğiniz bir bağlantı aracılığıyla toplayabilir ve Cubicl içinde doğrudan bir görev olarak kaydedebilirsiniz.
- Gelen talepler belirli kategorilere ayrılarak sistemde düzenli şekilde takip edilir.
- Her yeni talep otomatik olarak atanır ve süreci başlatmanız kolaylaşır.
Bu sistematik yaklaşım sayesinde potansiyel müşterilerin gözden kaçması önlenir, talepler zamanında yanıtlanır ve yeni iş fırsatları kaçırılmaz.
Tüm Müşteri Süreçlerini Tek Yerden Yönetin
Devam eden projelerden destek taleplerine, ilk temaslardan teslimatlara kadar tüm müşteri etkileşimlerini tek bir platformda toplamak; iş akışınızı sadeleştirir, zaman kazandırır ve daha profesyonel bir hizmet sunmanızı sağlar.
Cubicl Proje Yönetim Yazılımı, projelerinizi ve görevlerinizi daha verimli ve düzenli hale getirirken, müşterilerinizle aranızdaki iletişimi de güçlendirir.
Favori Uygulamalarınızı Entegre Edin
Reklam ajansları, işin farklı alanlarını yönetmek için genellikle birçok yazılım aracı kullanır. Örneğin, e-posta kampanyaları için Mailchimp veya Sendinblue, sosyal medya yönetimi için Hootsuite ya da Buffer, pazarlama performansını izlemek için ise Google Analytics veya HubSpot gibi araçlara güvenilir. Ancak bu araçlardan gelen verilerin görev yönetim sistemi olan Cubicl ile uyumlu hale getirilmesi her zaman kolay değildir. İşte bu noktada, farklı platformlar arasında veri akışını sağlamak için entegrasyon ve otomasyon ihtiyacı doğar.
Bu ihtiyacı karşılamak üzere Cubicl, otomasyon ve entegrasyon konusunda güçlü bir altyapı sunan Monkedo'ya erişim imkânı sağlar. İster farklı uygulamaları Cubicl'a entegre etmek isteyin, ister kendi arasında çalışan iş akışları oluşturun, Monkedo süreci kolaylaştırır ve oldukça verimli hale getirir.
Monkedo, kod yazmadan otomasyon oluşturmanıza olanak tanıyan gelişmiş kullanımı kolay, kullanıcı dostu bir kodsuz otomasyon platformudur. Sürükle-bırak arayüzü sayesinde, hem kişisel hem de kurumsal süreçlerinizi kolayca otomatikleştirebilirsiniz. Üstelik 400’den fazla uygulamayla entegre çalışarak, ajansınızın kullandığı tüm araçları bir araya getirmenize yardımcı olur.
Cubicl kullanıcıları olarak, abonelik planınıza göre her ay hesabınıza otomatik olarak Monkedo kredileri tanımlanır. Bu kredilerle entegrasyonlarınızı oluşturabilir, iş akışlarınızı optimize edebilir ve süreçlerinizi verimli hale getirebilirsiniz. Böylece hem zaman kazanır hem de maliyetlerinizi azaltırsınız.
Planlara Göre Monkedo Kredileri:
- Başlangıç Planı: Aylık 100 Monkedo Kredisi
- Profesyonel Plan: Aylık 200 Monkedo Kredisi
- Kurumsal Plan: Aylık 300 Monkedo Kredisi
Monkedo ile otomasyonun gücünü keşfedin, araçlarınızı Cubicl ile entegre ederek ajansınızın tüm süreçlerini daha hızlı ve sorunsuz yönetin!
Ajans Yönetiminde Yeni Bir Deneyim
Cubicl’ın sunduğu özelliklerin ajansınıza nasıl katkı sağlayacağını gördünüz. Daha fazla özellikle tanışmak ya da önerilerinizi bizimle paylaşmak isterseniz, bize her zaman destek@cubicl.io adresinden ulaşabilirsiniz.
Hâlâ denemediyseniz, 14 günlük ücretsiz deneme sürecimizi başlatın ve Cubicl’ın ajansınızın proje yönetimini nasıl dönüştürebileceğini kendiniz görün.