İş Takip Programı Nedir? Görev Yönetimi Nedir? Ne İşe Yarar?

İş Takip Programı şirketinizin genel iş akışını olumsuz etkilemeden, iş süreçlerinizi düzenleyerek personellerinizin potansiyelini doğru şekilde yönetmenizi sağlayan çevrimiçi (online) bir yazılımdır. Bir yandan görevlerinizin takibini yaparken diğer yandan ekip içi iletişim, proje planlama, ön muhasebe, müşteri ve teklif yönetimi gibi farklı özelliklere de erişebilirsiniz. Bu görev yönetim araçları, basit ve kullanıcı dostu arayüzleri ile, çalışanlarınızın iş planlamasını kolaylıkla yapmalarını destekler.

İş Takip Programı Kimler İçindir?

İş takip programları, genellikle her ölçekteki işletme veya organizasyon için kullanılabilir. Bu programlar, farklı endüstrilerde çalışan birçok farklı kişi ve grup tarafından benimsenir.

1. Şirket Çalışanları: Görev takibi programları, her sektörde çalışan personel için faydalı olabilir. Proje yöneticileri, ekip liderleri, yazılım geliştiricileri, pazarlamacılar, insan kaynakları yöneticileri ve daha birçok pozisyondaki çalışanlar iş takip programlarından faydalanabilir.
2. Küçük İşletmeler: Küçük işletmeler iş takip programlarını günlük görevleri, faturalandırmayı, müşteri ilişkilerini yönetmek ve genel iş süreçlerini optimize etmek için tercih edebilir.
3. Büyük Kuruluşlar: Büyük kuruluşlar, karmaşık projeleri, çoklu departmanları ve büyük ölçekli iş süreçlerini yönetmek için tercih edebilir.
4. Freelancer'lar: Tek başına çalışan veya serbest çalışanlar, kendi işlerini takip etmek, görevleri yönetmek ve projeler üzerinde çalışırken verimliliği artırmak için tercih edebilir.
5. Eğitim ve Akademik Alanlar: Eğitimciler, öğrenciler ve araştırmacılar, ödevleri, projeleri veya araştırma görevlerini yönetmek için tercih edebilir.
6. Proje Yöneticileri: Herhangi bir ölçekteki projeyi yöneten kişiler olarak takip işleri çok önemlidir. Proje takibi, görev atama ve ilerlemenin izlenmesi için proje yöneticileri bu tür programları tercih eder.

İş Takip Programı Faydaları Nedir?

Görev yönetimi ve proje planlama yazılımlarının faydaları doğrudan veya dolaylı olabilir.

1. Verimlilik Artışı: İş takip programları, iş süreçlerini düzenleyerek ve görevleri izleyerek çalışanların verimliliğini artırır.
2. İş Süreçlerinin Organizasyonu: Görev atama, takvimleme ve ilerlemenin izlenmesi gibi özellikler sayesinde iş akışınızı düzenler, işleri takip etmeyi kolaylaştırır.
3. Ekip İşbirliği ve İletişim: Çalışanlar arasında işbirliğini artırmak için ortak projeleri takip etme ve iletişimi kolaylaştırır.
4. Hata Azaltma: Görevlerin net bir şekilde tanımlanması ve izlenmesi, hataların azaltılmasına yardımcı olur.
5. Raporlama ve Analiz İmkanı: Verilerin izlenmesi ve raporlanmasıyla iş süreçlerinizin performansını değerlendirebilir, gelecekteki stratejiler için analizler yapabilirsiniz.
6. Zaman Yönetimi: İş takibi sayesinde, öncelikli görevlerin belirlenmesi ve zamanın daha etkili kullanılması sağlanır.
7. Maliyet Tasarrufu: Daha verimli iş süreçleri ve daha az hata, genellikle maliyet tasarrufu sağlar.
8. Esneklik ve Uyumluluk: Farklı iş türleri ve ölçeklerine uygun olarak farklı programlar mevcuttur, bu da işletmenizin ihtiyaçlarına göre uygun bir çözüm bulmanızı sağlar.

Excel veya Google Sheets Görev Yönetimi Yazılımı Değildir.

Excel veya Google Sheets gibi araçlar, belirli ölçüde görev ve iş yönetimi için kullanılabilir. Ancak özel olarak iş takibi için tasarlanmış yazılımların yerine geçmeleri bazı sınırlamalara sebep olur:

1. Sınırlı İşlevsellik: Excel veya Sheets genellikle temel hesaplamalar ve veri tabloları için kullanılır. Özel iş takip programları, görev atama, ilerleme izleme, hatırlatıcılar gibi işlevsellikler sunar.
2. Kolaylık ve Kullanım: Özel yazılımlar genellikle kullanıcı dostu arayüzlere sahiptir. Excel veya Sheets'te benzer özellikleri elde etmek için karmaşık formüller ve tablolar oluşturmak gerekebilir.
3. Zaman Verimliliği: Proje yönetimi yazılımları, görev atamayı, takibi, hatırlatıcıları ve raporlamayı otomatikleştirir. Bu, zaman yönetimi ve zaman verimliliği demektir.
4. Ekip İşbirliği: İş takip yazılımları genellikle ekip içi işbirliğini destekleyen özellikler sunar. Excel veya Sheets’in ise aynı anda birden fazla kullanıcı tarafından düzenlenmesi zor olabilir.
5. Ölçeklenebilirlik: İşler büyüdükçe veya karmaşıklaştıkça, Excel veya Sheets'te iş takibi yapmak daha zor hale gelir. Özel yazılımlar ise genellikle ölçeklenebilir olur ve işletmenin büyümesine uyum sağlayabilir.
6. Güvenlik ve Yedekleme: Özel yazılımlar genellikle veri güvenliği ve yedekleme konusunda daha gelişmiş seçenekler sunar. Excel veya Sheets'te bu konuları sağlamak daha zordur.

Excel veya Sheets gibi araçlar ile geçici bir çözüm sağlayabilirsiniz. Ancak, işletmenin büyümesi, verimliliğin arttırılması ve karmaşık iş süreçlerinin yönetilmesi gerektiğinde özel olarak tasarlanmış iş takip yazılımları daha etkili olabilir.

En Kolay İş Takip Programı Nedir?

En kolay iş takip programı tercihi kişisel tercihlere ve ihtiyaçlara bağlıdır. Ancak genellikle kullanıcı dostu arayüze sahip, basit ve anlaşılır özellikleri barındıran programlar, kullanıcılar için en kolay olanlar olarak kabul edilir. Bazı iş takip programları bu kriterlere göre öne çıkar:

• Cubicl: İşinizi kolaylaştıran ve tüm iş akışınızı tek bir yerden yönetmenizi sağlayan güçlü bir SAAS uygulamasıdır. Web ve mobil platformlar üzerinden erişilebilir olmasıyla görev takibi, proje takibi, ekip içi iletişim ve müşteri yönetimi gibi önemli işlevleri bir araya getirir. Verimliliği artırırken esneklik ve kullanıcı dostu arayüzüyle işletmelere büyük kolaylık sağlar.
• Trello: Basit sürükle ve bırak arayüzüyle görev kartları oluşturabilir, farklı kolonlarda ilerlemeyi izleyebilirsiniz. Grup çalışması için uygun bir platformdur.
• Asana: Kullanımı kolay arayüzüyle görevleri atama, takip etme ve hatırlatıcılar oluşturma konusunda idealdir. Proje yönetimi için popüler bir seçimdir.
• Monday: İş takibi ve proje yönetimi için özelleştirilebilir, esnek ve ekip işbirliğine uygun bir platformdur. Görev atama, iş akışı yönetimi ve raporlama gibi özellikleriyle dikkat çeker.

Bu programlar, iş takibi için genellikle kullanıcı dostu ve kolay arayüzleriyle öne çıkar. Ancak en uygun olanı seçerken, işletmenizin ihtiyaçları, ekip çalışması gereksinimleri ve özel gereksinimleriniz doğrultusunda hangi programın size en uygun olduğunu değerlendirmeniz önemlidir.

Cubicl İş Takip Programının İşlevselliği

Cubicl, işletmelere proje planlamasında Gantt şemalarını kullanma, ekiplerin görevleri kanban panoları üzerinden izleme ve görevlerde zaman takibi yapma imkanı sunar. Bununla birlikte, sadece proje yönetimi ve görev takibiyle sınırlı kalmayıp 'her şeyin tek bir yerde' olduğu anlayışıyla kullanıcı dostu ve kapsamlı bir proje yönetim yazılımı olarak da öne çıkar. Çevrimiçi iletişim, Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM), belge yönetimi ve daha fazlasını içeren çok yönlü, özelleştirilebilir bir platform olarak kullanıcılarla buluşur. Bulut tabanlı / online iş takip programı Cubicl'ın kapsamlı yapısı, işlerini tek bir yerde toplamayı amaçlayan ekipler için çekici bir seçenek olarak görünmektedir.

Görev Takip

Kullanıcılar Cubicl’da görevlerini kolayca takip etmek için Ana Sayfayı kullanabilir. Önemli olan, göreve eklenmiş son tarihe kadar görevi tamamlamaktır. Kullanıcılar iş ve görev atamaları için bildirim de alırlar. Ekipler beraber çalışabildiği için birinin başladığı işi başkası devam ettirebilir. Görevlerin takibi daha efektif olur.

İletişim

Cubicl İş Takip Programı sayesinde ekipler ve departmanlar arası iletişimi kuvvetlendirmek de çok kolay. Bu özellik aynı anda zamandan tasarruf da sağlar. Çünkü kullanıcılar farklı iletişim platformları arasında mekik dokuyup durmaz.

Proje Yönetimi

Gantt Çizelgesi ya da Zaman Çizelgesi üzerinden görselleştirilmiş iş planı oluşturabilirsiniz. Proje bazlı iş akışına hakim olursunuz. Projeye eklenmiş kişilerin zamanını yönetebilirsiniz.

Raporlar

Personellerin performans ölçümlerini yapmak ve üretkenliği artırmak için Raporlar sayfasını kullanabilirsiniz.

Müşteri Takibi

Cubicl aynı zamanda müşteri kaydı tutmaya yarayan bir yazılımdır. Sizlere sunulan linkler sayesinde müşterilerinizden gelen talepleri takip edebilirsiniz. Çalışanlara bu talepleri görev olarak atayabilirsiniz. Ya da var olan bir görevi direkt müşteri ile paylaşabilirsiniz. İş süreci takibine müşterinizi de dahil edebilirsiniz.

İş takip programları, işletmeler için hayati öneme sahiptir. Bugün iş süreçlerini düzenlemenin ve verimliliği artırmanın birçok yolu bulunmaktadır. Ancak, iş takip programları bu süreçleri kolaylaştırarak, verimliliği artırarak ve tüm iş akışını tek bir merkezden yöneterek öne çıkar. Excel veya Google Sheets gibi genel amaçlı araçlar belirli ölçüde kullanışlı olsa da, iş takibi için yetersiz kalabilir. Bu noktada Cubicl gibi iş takip programları, görevlerden projelere, müşteri ilişkilerinden ekip içi iletişime kadar geniş bir yelpazede farklı özellikleri tek bir yerde sunarak işletmelere büyük kolaylık sağlar. Kolay kullanımı, kapsamlı özellikleri ve çok yönlülüğüyle Cubicl gibi iş takip programları, modern iş dünyasında iş süreçlerini daha etkili bir şekilde yönetmek isteyen herkes için önemli bir çözüm olabilir.