Dijitalleşme ve uzaktan çalışma gibi sebeplerle online bir çalışma düzenine geçiş yapmamız gereken bir durumda kaldık ve dolayısıyla iş takip programı kullanımı ekipler için bir gereklilik haline geldi.
Bu geçiş sırasında sizler de:
- iş yükü yönetimi
- verimlilik
- görev dağılımı
- zaman yönetimi
- iş takibi
- işletme verilerinin güvenliği
gibi konularda çözüm arayışına girdiyseniz okumakta olduğunuz yazımız sizin için!
2024 yılında öne çıkan iş takip programlarını incelemek için tıklayın. Şayet bu tarz bir yazılımı ilk defa duyduysanız iş takip programı nedir, nasıl fayda sağlar ve kimler kullanmalıdır sorularına yanıt verdik.
İş Takip Programı Nedir?
İş takip programları, günümüzün yoğun iş temposuna ayak uydurabilmeniz için oldukça önemli bir araç haline geldi. Bu programlar, iş süreçlerinin düzenli bir şekilde takip edilmesini, işbirliği ve iletişimin artırılmasını sağlar. Uzaktan çalışma hayatının yaygınlaşmasıyla birlikte iş takip programlarının kullanımı da hızla arttı.
İş Takip Programı Ne İşe Yarar?
Proje süreçlerinin etkin bir şekilde yönetilmesine ve organizasyonel hedeflere ulaşmada yardımcı olmak için tasarlanmış yazılım çözümleridir. Bu programlar, birçok farklı özellik ve işlev sunarak şirketlerin projelerini planlamasına, görev takibine ve raporlama çalışmalarına olanak tanır. İş takip programlarının temel işlevleri arasında aşağıdakiler bulunur:
1. Görev Yönetimi: Görevleri oluşturma, atama, takip etme ve tamamlama gibi süreçleri yöneterek ekip üyeleri arasında işbirliğini kolaylaştırır.
2. Proje Planlaması: Projeleri aşamalarına ayırma, zaman çizelgeleri oluşturma ve kaynakları yönetme gibi özelliklerle proje yönetimine katkıda bulunur.
3. Dosya Paylaşımı: Belgeleri, resimleri ve diğer dosyaları merkezi bir yerde depolayarak ekip üyelerinin erişimini kolaylaştırır.
4. Takvim ve Hatırlatıcılar: Etkinlikleri, toplantıları ve takvimleri yönetme, hatırlatıcılar oluşturma ve zamanı takip etme gibi özellikler sunar.
5. İletişim ve İşbirliği: Ekip üyeleri arasında iletişimi kolaylaştırır, yorumlar, bildirimler ve mesajlaşma gibi özelliklerle işbirliğini artırır.
6. Raporlama ve Analitik: Proje ilerlemesini, performansı ve verimliliği izlemek için raporlar ve analiz araçları sunar.
İş Takip Programlarının Faydası
İş takip programları görev yönetimi, proje yönetimi, dosya takibi, ekip içi iletişim gibi alanlarda doğrudan fayda sağladığı gibi dolaylı olarak da sizlere katma değer sunar:
- Artan üretkenlik ve zamanın verimli kullanımı
- Gelişmiş proje yönetimi ve optimizasyonu
- Artan ekip morali ve motivasyonu
- Daha yüksek karlılık ve yatırım getirisi
Kimler İş Takip Programı Kullanmalı?
İş takip programları,
- küçük ve orta büyüklükteki işletmeler
- büyük şirketler içindeki departmanlar ve ekipler
- uzaktan çalışma düzenine geçiş yapmış ekipler
- freelancer olarak dışarıdan iş alanlar
- firma sahipleri
tarafından kullanılabilir. İş takip programlarının esnek ve özelleştirilebilir yapısı, farklı ihtiyaçlara ve iş modellerine uygun çözümler sunar.
2024'te Öne Çıkan Görev Yönetim Yazılımları (Ücretli ve Ücretsiz):
Cubicl.io
Sizlerle tanıştırmak istediğimiz ilk yazılım 2017 yılında geliştirilmeye başlanmış Cubicl oldu. Cubicl kullanıcılarına kolay öğrenilebilir bir arayüz sağlamaktadır. Kullanıcı mahremiyeti ve veri güvenliğine önem vermektedir. İşlemlerde esnek ve pratik bir yapısı vardır. Paket fiyatları kullanıcı başına 2024 yılı itibariyle aylık 95 TL’den başlamaktadır. Yıllık alımlarda %20 indirim opsiyonu sunar. Ayrıca kullanıcı sayısı 25 ve üzerine çıktıkça kademeli indirimler yapılır. Bu imkanlarıyla piyasadaki en kolay ve en uygun fiyatlı en iyi iş takip programıdır.
- Görevlerinizi takip edip iş akışları oluşturmanızı
- Görevleriniz hakkında bildirim almanızı
- Proje planınızı oluşturmanızı
- E-postaları görevlere dönüştürebilmenizi
- Ekibinizle diğer aracı uygulamalar olmadan tek kanaldan iletişim kurmanızı
- Dosyalar paylaşmanızı
- Formlar oluşturmanızı
- Müşterilerinizi, tekliflerinizi ve cari bilgilerinizi kaydedebilmenizi (sadece Cubicl’a özel müşteri portalı özelliği)
- Müşterilerinizle iletişim kurmanızı (sadece Cubicl’a özel müşteri portalı özelliği)
sağlamaktadır. Google Drive, Gmail, Google Calendar gibi hali hazırda kullanıyor olabileceğiniz uygulamalar ile entegredir.
Monday.com
Proje yönetimi için kullanabilecek en esnek araçlardan biri olarak bilinen Monday.com sektörün önde gelen iş takip yazılımları arasındadır.
Program, görevleri durumlarına ve önceliklerine göre düzenleyebilmenize, projeleri izleyebilmenize, hedefler oluşturabilmenize ve bunlarla birilikte çalışanların iş yükünü değerlendirebilmenize olanak sağlar. Görevleri görselleştirmekte kullandığı kanban formatı, zaman çizelgesi, grafik ve tablo görüntüleri görevlerin herkes tarafından anlaşılmasında ekip üyelerine yardımcı olmaktadır. Slack, Google Drive, Gmail, Google Calendar, Jira, GitHub, Dropbox gibi hali hazırda kullanıyor olabileceğiniz uygulamalar ile entegredir.
Monday.com kullanıcılarına bir ücretsiz ve dört tane ücretli olmak üzere toplamda beş plan sumaktadır. Ücretsiz planı 14 gün zaman limiti olmakla birlikte takımınızda da sizin haricinizde 2 kullanıcıya daha izin vermekte ve toplamda 3 kişilik bir takım tarafından kullanılabilmektedir. Ücretlendirmesi ise takıma katılacak üye başı olacak şekilde; temel plan için €10/ay, standart plan için €12/ay, profesyonel plan için €20/ay olarak tanımlanmıştır.
ClickUp
Şimdi tanıtacağımız ClickUp, projelerde görev tanımları yapma imkanı sağlar, otomasyonlar ile zaman tasarrufu sağlar. Zaman çizelgesi görünümü, kanban, grafik gibi tercihe bağlı görünümlerle proje ilerlemesinin izlenmesini mümkün kılmaktadır. Slack, Everhour, Figma, Vimeo, G Suite, GitHub, Harvest, Sentry, Tableau, Dropbox gibi proje yönetimi sürecinde kullanıcılar tarafında sıkça tercih edilmekte olan uygulamalarla entegrasyon seçeneği bulunmaktadır.
ClickUp’ta sadece 1 kullanıcı için ücretsiz plan bulunmaktadır fakat zaman limiti yoktur. Ücretli planların başlangıç fiyatı kullanıcı başına $10/ay’dır.
Asana
Projelerin organize edilmesini ve kullanıcılar arası iş birliği yapılmasını mümkün kılan Asana bulut tabanlı iş takip programı olarak bilinmektedir.
Kolay anlaşılan arayüzü, Google Drive, Microsoft Teams gibi sıkça kullanılan proje yönetimi uygulamalarıyla entegre olabilme özelliği, iş yönetimi sürecinde görevlerin önceliklendirilmesi, eş zamanlı süreç takibi sağlaması gibi özellikleri ile ön plana çıkar. Asana da en çok tercih edilen iş takibi programları arasında yer almaktadır. Ek olarak ekiplere 15 kullanıcıya kadar ücretsiz kullanım sunmaktadır.
Ücretli planları sırasıyla kullanıcı başına $13.49/ay ve 537 TL $30.49/ay’dır.
Bitrix24
Bitrix24, Müşteri İlişkileri Yönetimi olarak da bilinen CRM alanına odaklanmış bir yazılımdır ancak görev takibi de yapılır.
Çok sayıda (20'nin üzerinde) CRM aracı bulunmaktadır. Bulutta ve yerinde sürümleri; açık kaynak kodu, CMS ve API bulunmaktadır. Kullanıcılarına sağladığı ücretsiz hizmetler planında bulunan hizmetlerden bazıları sınırsız sayıda kişi, e-posta, fiyat teklifi, fatura ve mobil CRM'dir. Bitrix24 kullanıcılara potansiyel müşteri yönetimi, e-posta ile pazarlama, iletişim merkezi gibi önemli hizmetler sunmaktadır.
Uygulamanın kullanıcı sınırlaması olmadan sunduğu ücretsiz bir sürümü vardır ancak bu planda verilen bazı özelliklere kısıtlamalar getirilmiştir. Örneğin kullanıcılara verilen depolama alanı 5GB ile sınırlandırılmıştır. İlave olarak uygulamanın sunduğu üç plan daha bulunmaktadır ve bunlar uygundan pahalıya sırasıyla şu şekildedir; 5 kullanıcıya kadar $61/ay, 50 kullanıcıya kadar $124/ay, 100 kullanıcıya kadar $249/ay.
Basecamp
Popüler iş takip uygulamalarından biri olan Basecamp girişimciler, dışarıdan iş alanlar (serbest çalışanlar), büyük organizasyonlar içindeki gruplar, küçük işletmeler için en ideal uygulamalardan biri olarak görülmektedir. Basecamp verimsizliği en aza indirerek çalışmak isteyen ekipler tarafından tercih edilen en popüler uygulamalardan biridir. Basecamp’te iş akışları oluşturabilirsiniz. Ekibinizle yazışarak verimli bir çalışma ortamı oluşturabilirsiniz. Basecamp dosya paylaşımı, mesajlar, sohbet, yapılacaklar listesi ve “Card Table” dahil olmak üzere ekiplerin işbirliği yapmak için ihtiyaç duyabileceği birçok aracı içermektedir.
Ürünü merak edenler için 30 günlük ücretsiz deneme seçeneği vardır. Uygulamanın ücretsiz planı maksimum 3 proje oluşturmaya ve toplamda 20 kullanıcıyı ekibinize dahil etmeye izin vermektedir. Uygulamanın ücretli versiyonunda ise iki plan bulunmaktadır: Basecamp ve Basecamp Pro Unlimited. Basecamp’te kullanıcı başına ayda $15, Basecamp Pro Unlimited’te kurum için aylık $299 ödeme yapılmalıdır.
Evernote Teams
Şimdi bahsedeceğimiz iş takip uygulaması ekibin tüm çalışmalarını bir araya getirmek isteyen ekip yöneticileri için önerilmektedir. Uygulama kullanıcılarına, takımdaki herkesin çalışmalarını doğru şekilde değerlendirmeye yardımcı olmayı, iyi bir iş akışı sağlanmasını kolaylaştırmayı ve teslim tarihlerine işlerin yetiştirebilmesini sağlamayı vadetmektedir.
Evernote Business, ekiplerin çalışmalarını bir araya getirebilmelerini mümkün kılmaktadır. İş takip programı tek bir yerde belgelerin oluşturulmasına, projeler üstünde iş birliği yapılmasına ve bilgilerin depolanabilmesine olanak sağlamaktadır. Çevrim içi koşullarda dahi notlara ve dosyalara erişim sağlaması bu uygulamayı öne çıkaran özelliklerden biridir. Ücretsiz versiyonu aynı kullanıcının en fazla 2 farklı cihazda oturum açmasına izin vermektedir. Bireysel kullanıcılar için fiyatlar sırasıyla aylık 109.99 TL ve 129.99 TL’dir.
Trello
Bu uygulama yaratıcılar, uygulayıcılar ve hayallerini gerçekleştirenler ve her büyüklükteki ekipler için önerilen bir yazılımdır. Trello ekiplerin kendilerine atanan görevlerin üstesinden gelmelerini sağlayabilmeyi amaçlamaktadır. Görev yönetimi sürecinde takıma ödüllendirme ve çeşitli kolaylıklar getirerek kullanıcılarına kendilerini kutlanmış hissettirdiğini, bu sayede diğer iş takip araçlarından farklılaştığını iddia eden bir yazılım olarak karşımıza çıkmaktadır. Kullanıcılarına anlaşılması kolay bir arayüz ve programı kişiselleştirme imkânı sağlamaktadır. Tüm ekibin aynı kanala davet edilebildiği, aktarılmak istenilen bilgilerin şeffaf bir şekilde depolanabilir ve izlenebilir olduğu bir platform sunmaktadır. Bu sayede ekip liderlerine daha verimli toplantılar gerçekleştirebilecekleri bir ortam sunmayı vadetmektedir. Sunduğu diğer bir özellik verilen görevlerin tekrarlayan şekilde otomatikleştirebilmesidir.
Trello kullanıcılarına bir ücretsiz ve üç tane ücretli olmak üzere toplamda dört plan sumaktadır. Ücretsiz planın herhangi zaman limiti bulunmamakla birlikte kullanılmasına izin verdiği özelliklerinde çeşitli limitler bulunmaktadır (takıma verilecek görev sayısı, sisteme yüklenecek dosyada 10 MG boyut sınırı vb.). Ücretli planlar ise standart, premium, kurumsal şekillerinde adlandırılmıştır. Ücretlendirmesi ise takıma katılacak üye başı olacak şekilde; standart plan için $6/ay, premium plan için $12.5/ay, kurumsal plan için $17.50/ay olarak tanımlanmıştır.