Portal kelimesi sözlük anlamı olarak bir sisteme ya da hizmete erişim sağlayan dijital kapı olarak tanımlanabilir. Bu çerçevede değerlendirildiğinde, müşteri portalları, şirketiniz ile müşterileriniz arasında sürekli ve organize bir iletişim kurmanıza olanak tanıyan yazılımlardır. Cubicl İş Takip Programı'nda yer alan Müşteri Portalı özelliği sayesinde müşterileriniz sizinle doğrudan iletişime geçebilir, taleplerini kolayca iletebilirler. Müşteriler tarafından iletilen bu talepler destek talebi olarak adlandırılır. Her destek talebine ekip içerisinden ilgili kişiler atanabilir; süreç müşterinizle birlikte takip edilebilir ve karşılıklı mesajlaşmalar yoluyla etkin bir iletişim sağlanabilir.
Ancak iletişim yalnızca müşteri > kurum yönlü olmak zorunda değildir. Cubicl’ın sunduğu bu kurumsal portal üzerinden müşterilerinizle görevleri, dosyaları ve mali işlemleri (alacak-verecek bilgileri) paylaşabilir, hatta ortak bir projede birlikte çalışabilirsiniz. Böylece hem şeffaflık sağlanır hem de iş birliği kolaylaşır.
Kısacası, bu özellik sayesinde kurumunuza özel bir portal sunarak müşterilerinize sizinle etkileşime geçebilecekleri güvenli ve profesyonel bir dijital alan oluşturmuş olursunuz. Müşteriler kendi kullanıcı hesaplarıyla bu portallara giriş yapabilir ve ihtiyaç duydukları her bilgiye rahatça erişim sağlayabilirler.
Müşteriler için büyük kolaylık sunan bu yapı, şirketinizin dijital hizmet kalitesini artırır.
Devam etmeden önce Cubicl’ın genel özelliklerine kısaca göz atalım, ardından müşteri portalı özelliğini tüm detaylarıyla inceleyelim.
Cubicl İş Takip Programı Nedir?
Cubicl, ekibinizle birlikte görev ve proje yönetimi yapabileceğiniz, internet üzerinden çalışan bulut tabanlı bir iş takip programıdır. Online olarak hem web sitesi üzerinden hem de mobil uygulama aracılığıyla kullanılabilen Cubicl, işlerinizi tek bir noktadan yönetmenizi sağlar.
Ekiplerinizi, projelerinizi, dosyalarınızı, müşterilerinizi ve ekip içi yazışmalarınızı merkezi bir yapıda organize ederek iş süreçlerini sadeleştirir. Bu sayede görevlerin unutulmasının ve aksamasının önüne geçebilir, daha verimli bir iş yönetimi sağlayabilirsiniz.
Cubicl farklı ekiplerin ihtiyaçlarına uygun çeşitli özellikler sunar. Bunlardan öne çıkan bazı başlıklar:
- Görev Yönetimi: Tekrarlayan görevler, görevler arası otomasyon, bildirimler ve gelişmiş arama özellikleriyle zaman kazandırır.
- Ekip İçi İletişim: Birebir ve grup yazışmaları, görev altı yorumlar, oylama ve anketlerle güçlü bir iletişim altyapısı sunar.
- Proje Yönetimi: Gantt çizelgesi, zaman çizelgesi, raporlar ve istatistiklerle projelerinizi kontrol altında tutmanızı sağlar.
- Müşteri Takibi: Müşteri portföyü oluşturma, teklifler kaydetme, cari bilgilerle çalışma ve bu yazının devamında detaylı şekilde anlatılacak olan müşteri portalı özelliğiyle müşteri ilişkilerinizi güçlendirir.
Müşteri portalı detaylarına geçmeden önce, Cubicl İş Takip Programı’nı hemen ziyaret edin ve 14 günlük ücretsiz deneme sürümünüzü başlatın. Denemeye başladıysanız ve müşteri portalının nasıl çalıştığını öğrenmek istiyorsanız okumaya devam edin.
Cubicl Portal Nedir? Müşteri Portalı Özelliği Nasıl İşler?
Ajans, muhasebe ve benzeri hizmet sağlayan kurumlar, müşterileriyle sürekli iletişim halinde olmayı gerektiren süreçleri yönetmek için özel araçlara ihtiyaç duyar. Bu süreçlerde sıkça kullanılan çözümlerden biri ise portallar.
Cubicl Portal'ın öne çıkan farkı, sistemin içine entegre bir modül olarak değil, doğrudan Cubicl platformunun bir özelliği olarak sunulmasıdır. Bu sayede hem iş takibini hem de müşteri yönetimini aynı platform üzerinden yürütebilir, farklı yazılımlar arasında geçiş yapma zorunluluğundan kurtulursunuz.
Portalın sunduğu avantajlar arasında müşterinizle kolayca iletişime geçebilmek, portal arayüzünü kendi markanıza göre kişiselleştirme imkânı ve müşteri süreçlerini daha verimli yönetebilmek yer alır. Tüm bu ihtiyaçlar düşünülerek Cubicl ekibi tarafından titizlikle tasarlanmıştır.
Şimdi gelin, bu güçlü yapının sunduğu detaylara birlikte bakalım.
Size Özel Linkler ile Müşteriye Erişin
Cubicl kurumunuz için bir portal oluşturur ve müşterilerinizin portala erişebilmesi için kurumunuza özel iki link sunar: Portal Linki ve Destek Formu Linki.
Portal Linki müşterilerinizi doğrudan portal uygulamasına yönlendirir. Eğer hesapları yoksa buradan hesap oluşturabilirler. Hesapları varsa oturum açarak hesaplarına girebilirler.
Destek Formu Linki müşterilerinizi herkese açık destek formuna yönlendirir. Müşterileriniz bu formu doldurarak portal uygulamasında hesap oluşturmaya ihtiyaç duymadan destek talebi oluşturabilir.
Bu linklere Cubicl uygulamasındaki Müşteri Portalı sayfasından erişebilirsiniz. Bu linkleri web sitenizde, e-postalarınızda veya müşterilerinize iletebileceğiniz herhangi bir ortamda paylaşabilirsiniz.
Herkese Açık Destek Formu
Müşterilerinizin portalı kullanmasının en kolay yolu Destek Formu Linkine tıklayarak ulaşacakları destek formundan size destek taleplerini iletmesidir. Bu forma Herkese Açık Destek Formu denilmesinin sebebi hesap oluşturmadan form linkini açan herkes tarafından talep oluşturulabilmesidir. Destek talebini oluşturan kişi formda Ad, Soyad, E-posta, destek talebinin Başlığı ve Açıklamasını girer. Eğer isterse destek talebine dosyalar yükleyebilir. Oluşturduğunuz destek talebi konularına form eklediyseniz onu da doldurabilir.
Destek talebi iletildiğinde Cubicl içinde bir görev kaydı oluşur. Bu göreve önceden ayarlamış olduğunuz görevliler atanır. Görev üzerinde destek talebinin detayları, dosyaları ve oluşturan müşteri yer alır. Görevlilere bildirim gönderilerek yeni destek talebinden haberdar edilirler.
Destek talebi oluşturan kişiye aşağıdaki gibi bir bilgilendirme e-postası gönderilir. Bu e-postada kişinin oluşturduğu destek talebine erişebilmesi için bir link bulunur. Kişi hesap oluşturmaya gerek duymadan bu linke tıklayarak oluşturduğu destek taleplerini görüntüleyebilir ve onlar üzerinde yeni gönderi oluşturabilir. Eğer isterse bir portal hesabı oluşturarak e-posta ve şifresiyle hesabına istediği zaman erişerek süreci takip edebilir.
Müşteri Portalı Linki
Bu link hesabı olmayan kişilerin portal üzerinde kullanıcı hesabı oluşturmasını sağlar. Hesabı olan kullanıcılar oturum açabilirler. Kullanıcılar hesaplarına girdiklerinde daha önce oluşturdukları talepleri görüntüleyebilirler veya yeni destek talebi oluşturabilirler.
Talep oluşturulduğunda yine aynı şekilde Cubicl'da görev oluşur, görevliler atanır, görevliler bildirim ile bilgilendirilir ve destek talebi oluşturan kişiye bilgilendirme e-postası gönderilir.
Destek Taleplerine Cubicl’dan Cevap Yazma
Destek talebi oluşturan müşterinizle iletişime geçmek için Cubicl içinden cevap yazabilirsiniz. Müşteriniz yazılan cevaptan e-posta ile haberdar edilirler.
Benzer şekilde müşterileriniz de destek talebine cevap yazabilirler ve destek talebi görevlileri Cubicl uygulama içi bildirimleri veya e-posta ile haberdar edilirler.
Müşteri Portalı Ayarları
Herkese açık destek formunu kullanabilmek için önce navigasyon sayfasındaki Müşteri Portalı sayfasında sağ üst köşede yer alan Ayarlar butonuna tıklayın. Açılan pencereden Herkese Açık Desteği Aktifleştir seçeneğini işaretleyin ve formu kaydedin.
Müşteri Portalı sayfasında aşağıdaki gibi form ve portal linklerini göreceksiniz. Bu linklerden tercih ettiğiniz birini web sitenizde, e-posta ile veya başka bir yöntemle müşterilerinizle paylaşabilirsiniz.
Özelleştirme
Portal uygulamasında kurumunuzun adını ve logosunu kullanabilirsiniz. Bunun için Cubicl içindeki Müşteri Portalı sayfasına geçin ve Ayarlar butonuna tıklayın. Bu formdan görünen kurum adını ve logoyu güncelleyin. Logonun en az 200x200 px çözünürlükte olmasını öneririz.
Ayarlar formundan destek formlarının üzerinde görünecek olan başlık ve açıklama metinlerini özelleştirebilirsiniz. Örneğin destek taleplerinde iletilmesi gereken bilgileri açıklama kısmında belirtebilirsiniz.
Portal giriş sayfasını kendi markanız ve renklerinizle özelleştirebilirsiniz.
Destek Konuları
Müşterileriniz farklı konularda destek talepleri oluşturabilir ve her konu için şirketinizin farklı bir birimi veya farklı kişiler görevli olabilir. Örneğin bir mağaza ürünlerle ilgili taleplerin satış birimine, faturalarla ilgili taleplerin muhasebe birimine iletilmesini isteyebilir.
Bu gibi durumlar için Ayarlar penceresinde Destek Konuları başlığı altında konular ekleyebilirsiniz. Her destek konusu için ilgili destek talebinin oluşturulacağı grubu ve o talebe atanacak görevlileri belirleyebilirsiniz.
Destek formlarında belirlediğiniz konular listelenir ve destek talebi oluşturan kişi uygun konuyu seçebilir.
Ayarlar penceresinde en az bir destek konusu olmalıdır. Varsayılan olarak bir destek konusu Cubicl tarafından otomatik olarak oluşturulur. Eğer sadece bir destek konusu varsa destek formlarında konu seçme kutusu gösterilmez. Bu konu otomatik olarak seçilir.
Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
Cubicl müşteri portalı hakkında sıkça sorulan soruları derledik:
Müşteri Portalı Sayfasında Müşterilerim Neler Görebilir?
Müşterileriniz destek talebinin adını, aşamasını ve destek talebine kullanıcılarınızın yazdığı cevapları görebilir. Cevaplarda kullanıcılarınızın adı gösterilir. Ancak profil resimleri gösterilmez.
Destek talepleri üstünde ekip içi özel yazışmanın yapılabilmesi için kullanıcılarınızın gönderileri varsayılan olarak gizlidir ve destek talebini oluşturan müşteriniz tarafından görünmezler.
Müşteriniz için yazılan cevapları Müşteriye Görünür Yap linkine tıklayarak görünür hale getirmeniz gerekir.
Bu belirtilenler dışında hiçbir görev detayı (tarihler, görevin grubu, adımları, görev aktiviteleri ve diğerleri) müşterilerinizle paylaşılmaz.
Müşteri Portalı için Ücret ve Kullanım Limitleri Nelerdir?
Portal özelliği ek ücret ödemeden kullanılabilir. Destek taleplerinin yönetilmesini sağlayan özelliğimiz tüm paketlerde bulunmaktadır. Müşteriye özel portal sayfası ise Profesyonel Paket ve üzerindedir.
Portala sınırsız müşteri ekleyebilirsiniz. Müşterilerinizin Cubicl hesabı olmasına gerek yoktur.
Müşterimi Portala Nasıl Eklerim?
Müşteri Portalı sayfasındaki Portal Linkini veya Destek Formu Linkini müşterilerinizle paylaşmanız yeterlidir. Destek talebi oluşturduklarında veya kaydolduklarında portal hesapları oluşur ve portala eklenirler.
Hangi Linki Kullanmalıyım?
Her iki linki de aynı anda kullanabilirsiniz. Müşterilerinizin aktif olarak portal hesaplarını kullanmalarına gerek yoksa ve müşteri başına iletilen talep sayısı azsa müşterilerinizle Destek Formu Linkini paylaşabilirsiniz. Bu sayede hesap oluşturma sürecini atlayarak onların hızlıca taleplerini iletmelerini sağlayabilirsiniz.
Müşterileriniz aktif olarak portal uygulamasını kullanacaklarsa ve müşteri başına daha çok talep iletilmesini bekliyorsanız Portal Linkini kullanabilirsiniz. Bu sayede müşterileriniz bir portal hesabı oluşturmuş olacaklar ve istediklerinde hesaplarına girip süreci takip edebilecekler.
ÖNEMLİ BİLGİ: Destek Formu Linkini kullanarak destek talebini ileten kullanıcılar için otomatik olarak portal hesabı oluşturulur. Bu kişilerin hesaplarını kullanmaya başlamak için sadece şifrelerini belirlemeleri yeterlidir. Ancak şifre belirlemeden ve hesaplarına giriş yapmadan da kendilerine gönderilen e-postadaki linke tıklayarak oluşturdukları destek taleplerini görüntüleyebilirler ve cevap verebilirler.
Bu kullanıcılara destek talebi oluşturduklarında ve destek taleplerine cevap verildiğinde şifresiz erişim linki içeren bir bilgilendirme e-postası gönderilir.
Müşterimin Birden Fazla Kullanıcısı Olabilir Mi?
Bir müşterinizin portal üzerinde birden fazla kullanıcısı olabilir. Bu sayede her kullanıcı kendi hesabından girerek süreçleri takip edebilir. Farklı hesaplar sayesinde destek taleplerinde gönderi oluşturan kişileri birbirinden ayırt edebilirsiniz. Ancak unutulmamalıdır ki farklı hesaptaki kişiler aynı kurumda olsa bile aynı portal sayfasını kullanamazlar.
Birden Fazla Kullanıcısı Olan Müşterilerimi Portala Nasıl Davet Ederim?
Öncelikle müşteriniz için Cubicl'da bir müşteri kaydı oluşturun. Bunun için navigasyon menüsünden Müşteriler sayfasına geçin. Müşteri kaydını oluşturduktan sonra Cubicl'da Müşteri Portalı sayfasını açın. Yeni Portal Hesabı butonuna tıklayın. Müşterinizi bulun ve davet edeceğiniz kullanıcıların listesini girin. Formu kaydettiğinizde tüm kullanıcılara davet e-postası gönderilir.
Portal Hesabı Olan Müşterime Yeni Kullanıcı Nasıl Eklerim?
Müşteri Portalı sayfasını açın ve Portal Hesapları başlıklı bölüme geçin. Bu bölümde portalı kullanan müşterilerinizin listesini göreceksiniz. Arama kutusunu kullanarak müşterinizi bulun. Müşterinizin üzerine fare ile geldiğinizde gösterilen Ayarlar linkine tıklayın, yeni kullanıcıları girin ve formu kaydedin. Yeni kullanıcılara davet e-postası gönderilecektir.
Portal Kullanıcıları Müşterilerle Nasıl Eşleştirilir?
Yukarıdaki davet yöntemlerini kullanarak davet ettiğiniz kişiler hesap oluşturduklarında seçtiğiniz müşteri ile eşleştirilirler. Yukarıda belirtilen şekilde davet etmediğiniz, Destek Formu Linki veya Portal Linki aracılığıyla hesap oluşturan kullanıcılar e-postaları ile eşleştirilirler.
Bir kullanıcının e-posta adresi Cubicl İş Takip Programında oluşturduğunuz bir müşteri kaydında yer alıyorsa o müşterinin portal hesabına eklenir. E-posta adresi müşterinin e-posta adresi veya o müşteri üstündeki bir bağlantının e-posta adresi olabilir.
Eğer portala kaydolan kullanıcının e-posta adresi bir müşteri kaydı üzerinde yer almıyorsa Cubicl o kullanıcı için yeni bir müşteri kaydı oluşturur. Bu sayede müşteri kayıtlarınız arasında olmayan yeni müşteriler portalı kullandıklarında veya bir destek talebi ilettiklerinde müşteri listenize otomatik olarak eklenmiş olurlar.
Bir Müşterimin Kullanıcıları İçin Farklı Müşteri Kayıtları Oluştu. Ne Yapmalıyım?
- Bir müşterinizin portalı kullanan birden fazla kullanıcısı varsa,
- Bu kullanıcılar davet yöntemiyle değil, Destek Formu Linkini veya Portal Linkini kullanarak kaydoldularsa,
- Kaydolan kullanıcıların e-posta adresleri kayıt öncesinde müşteri kaydı üzerinde yoksa
bu kullanıcıları doğru müşteri kaydı ile otomatik olarak eşleştirmek mümkün değildir. Bu durumda Cubicl bu kullanıcılar için yeni müşteri kayıtları oluşturur ve bu kullanıcıları farklı müşterileriniz olarak değerelendirir. Bu durumda bu kullanıcılar farklı portal hesaplarına konulacaktır ve birbirlerinin oluşturduğu talepleri göremeyecektir.
Bu nedenle bir müşterinizin kullanıcılarının birbirinin oluşturduğu talepleri göremediği ve oluşan destek taleplerine farklı müşterilerin etiketlendiği durumlar olabilir. Bu durumda farklı hesapta olan kullanıcıları müşterinizin asıl hesabına taşımanız gerekir. Bunun için Müşteri Portalı sayfasında Portal Hesapları başlıklı bölüme gelin. Arama kutusuna müşterinizin adını yazarak bulun. Tabloda müşterinizin üzerine fare ile geldiğinizde Ayarlar linkini göreceksiniz. O linke tıklayın ve sonra bu müşterinin portal hesabına taşımak istediğiniz kullanıcının e-posta adresini yazın. Formu kaydettiğinizde işlem tamamlanacak ve ilgili kullanıcıya bilgi e-postası gönderilecektir.
Müşteri Portalı için Daha Fazlası..
Cubicl Portal ile müşteri iletişimini kolaylaştırabilir, iş takibi ve müşteri yönetimini tek bir platformda birleştirerek süreçlerinizi daha verimli hale getirebilirsiniz. Eğer siz de firmanızda bu deneyimi yaşamak istiyorsanız, hemen Cubicl’ı ücretsiz denemeye başlayın. Sorularınız olursa destek@cubicl.io adresinden Cubicl ekibine ulaşabilir, ihtiyaç duyduğunuz her konuda destek alabilirsiniz.