Günümüzün dijital ortamında üretkenlik araçlarının çokluğu hem bir nimet hem de bir zorluk olabilir. Mevcut sayısız yazılım seçeneği arasında not alma uygulamaları, kişisel organizasyona ve bilgilerin saklanmasına yardımcı olan çok yönlü yardımcılar olarak öne çıkıyor. Ancak ihtiyaçlar ekip işbirliğini ve proje yönetimini kapsayacak şekilde genişledikçe, bu not alma uygulamaları genellikle sınırlı kalabiliyor.
Bu yazımızda, not alma yazılımlarının kapsamını inceleyerek bunların amaçlarını, işlevlerini ve görevlerin, projelerin ve ekiplerin kapsamlı yönetimi söz konusu olduğunda neden yetersiz kalabileceklerini inceleyeceğiz. Not alma uygulamaları ile proje yönetimi araçları arasındaki nüansları inceledikten sonra hibrit özellikler sunan Cubicl İş Takip Programı'na bakacağız. Ardından not alma yazılımlarından örnekler sunacağız.
Konu başlıkları:
- Not Alma Uygulaması Nedir?
- Dijital Not Alma Uygulaması Kimler İçindir?
- Not Alma Uygulamaları vs. İş Takip Programları
- Not Alma Uygulaması Görev Yönetimi için Yeterli Değil
- En İyi İş ve Not Tutma Uygulaması: Cubicl
- Evernote
- Microsoft OneNote
- Google Keep
- Notion
- Zoho Notebook
- Simplenote
- Apple Notes
Not Alma Uygulaması Nedir?
Not alma uygulamaları metin, resim, ses ve daha fazlası gibi çeşitli formatlardaki bilgileri tutmak, düzenlemek ve depolamak için tasarlanmış dijital araçları ifade eder. Bu uygulamalar web üzerinden kullanıldığı gibi mobil araçlar için de tasarlanır. İki tarafta da senkronize bilgi tutulabilir. Organizasyon, işbirliği ve erişilebilirlik gibi özellikler sağlar.
Not alma yazılımının amacı, bilgileri kaydetmenin, saklamanın ve hemen ulaşılabilir olmanın uygun ve etkili bir yolunu sağlamaktır. Şu konularda yardımcı olur:
Bilgiyi Yakalayın: Fikirleri, düşünceleri, toplantı notlarını, yapılacaklar listelerini vb. hızla not edin.
İçeriği Organize Edin: Notları hiyerarşik olarak düzenleyin, kolay erişim için bunları klasörler veya etiketler halinde kategorilere ayırın.
Erişilebilirlik: Notlara bilgisayarlar, tabletler ve android ve ios akıllı telefonlar gibi cihazlardan erişin.
Aranabilirlik: Arama işlevleri aracılığıyla belirli bilgileri kolayca bulun.
İşbirliği yapın: Başkalarıyla işbirliği içinde notları paylaşın ve bunlar üzerinde çalışın.
Dijital Not Alma Uygulaması Kimler İçindir?
Not alma uygulamalarını hem bireyler hem de ekipler not alma için kullanabilir. Bireyler bunu kişisel organizasyon, ders çalışma, günlük tutma veya kişisel görevleri takip etmek için kullanabilir. Öte yandan, ekipler bu araçları genellikle proje yönetimi, beyin fırtınası yapma, toplantı gündemlerini paylaşma ve belgeler veya fikirler üzerinde toplu olarak çalışma gibi işbirliğine dayalı amaçlar için kullanır.
Not Alma Uygulaması vs. İş Takip Programı
Not alma uygulamaları öncelikle metin, resim ve ses gibi çeşitli formatlardaki bilgileri yakalamaya ve düzenlemeye odaklanır. Kişisel organizasyonda başarılıdırlar; bireylerin fikirlerini not etmelerine, yapılacaklar listeleri oluşturmalarına ve kişisel notları etkili bir şekilde yönetmelerine olanak tanırlar.
Öte yandan görev, proje ve ekip yönetimine yönelik iş takip araçları, not almanın ötesinde daha geniş bir işlevsellik yelpazesi sunar. Karmaşık görevler veya projeler üzerinde birlikte çalışan ekipler için işbirliğini, iletişimi ve proje takibini kolaylaştırır. Bazı önemli farklılıklar şunları içerir:
Kapsam ve İşlevsellik:
Görev takip araçları, görev atama, ilerleme takibi, ekip iletişimi (sohbetler, yorumlar veya tartışmalar yoluyla), dosya paylaşımı, zaman çizelgeleri ve daha fazlası gibi daha geniş bir işlevsellik yelpazesi sunar. Planlamadan yürütme ve tamamlamaya kadar tüm proje yaşam döngüsünü karşılarlar.
Ekip İşbirliği:
Not alma uygulamaları sınırlı işbirliğine (not veya belge paylaşımı gibi) olanak tanısa da işbirliği araçları, ekiplerin görevler, projeler veya hedefler üzerinde gerçek zamanlı olarak birlikte çalışması için açıkça tasarlanmıştır. Genellikle görevleri atamak, son teslim tarihlerini belirlemek ve ilerlemeyi toplu olarak izlemek için özelliklere sahiptirler.
Proje Yönetimi Yetenekleri:
Proje yönetim araçları genellikle kanban panoları, Gantt şemaları veya agile proje yönetimi gibi proje yönetimi metodolojilerini kullanır. İş akışlarını yönetmek, görevlilerin iş yükünü takip etmek ve proje ilerlemesini kapsamlı bir şekilde görselleştirmek için araçlar sağlarlar.
İletişim ve Entegrasyon:
Proje takip araçları genellikle platform içinde güçlü iletişim özellikleri sunarak ekip üyelerinin görevleri tartışmasına, güncellemeleri paylaşmasına ve sorunsuz bir şekilde işbirliği yapmasına olanak tanır. Daha akıcı bir iş akışı için takvimler, e-posta ve belge depolama gibi diğer üretkenlik araçlarıyla da entegre olabilirler.
Not Alma Uygulaması Görev Yönetimi için Yeterli Değil
Not alma araçları çeşitli sınırlamalardan dolayı kapsamlı görev, proje, ekip ve müşteri yönetimi için en uygun olmayabilirler:
Not Alma Uygulamasında Sınırlı İşbirliği Özellikleri:
Not alma uygulamaları, özel proje yönetimi veya iş takip programlarıyla karşılaştırıldığında genellikle sınırlı işbirliği yeteneklerine sahiptir. Notların paylaşılmasına izin verebilirler ancak etkili proje yönetimi için gerekli olan görev atama, ilerleme takibi ve ekip iletişimi gibi gelişmiş özelliklerden yoksundurlar.
Not Alma Uygulamasında Proje Yönetimi Araçlarının Eksikliği:
Bu tür uygulamalar genellikle Gantt şemaları, kanban panoları veya bir projedeki görevleri, zaman çizelgelerini ve iş akışlarını yönetmek için gerekli olan özelliklerden yoksundur.
Not Alma Uygulamasında Ölçeklenebilirlik Sorunları:
Not alma uygulamaları bireysel kullanım veya küçük ölçekli projeler için harika olsa da, daha büyük ekipler veya daha yapılandırılmış ve kapsamlı yönetim gerektiren karmaşık projeler için iyi ölçeklenemeyebilirler.
Not Alma Uygulamasında Müşteri Yönetimi:
Müşterileri yönetmek, etkileşimleri, sözleşmeleri, faturaları ve proje ayrıntılarını takip etmek gibi özel gereksinimleri içerir. Not alma yazılımları genellikle müşteri yönetimine özel özelliklerle donatılmaz.
En İyi İş ve Not Tutma Uygulaması: Cubicl
Cubicl İş Takip Programı gibi araçlar, kullanıcıların hem not almayı hem de görev/proje yönetimini tek bir platformda yönetmelerine olanak tanıyan hibrit bir yaklaşım sunuyor.
Not alma:
Hızlı kayıt altına alınması gereken bilgileri ve fikirleri Notlar alanından oluşturabilirsiniz.
Daha önce kayıt altına aldığınız metin, ses, video gibi belgelerinizi projenin dosyalar sayfasında depolayabilirsiniz. Ya da size iletilen rapor, analiz ve çalışmaları buraya yükleyebilirsiniz. Bu yüklediğiniz belgeleri gruplandırabilirsiniz.
Mobil uygulama sayesinde tüm notlara ve dosyalara bulunduğunuz yerden erişebilirsiniz.
Görev ve Proje Yönetimi:
Not alma uygulamalarının aksine Cubicl, görev ve proje yönetimi özelliklerini de sahiptir. Görevler oluşturabilir, bunları ekip üyelerine atayabilir, son teslim tarihlerini belirleyebilir ve ilerlemeyi takip edebilirsiniz. Görevler altında not alabilirsiniz.
Proje panoları veya görev listeleri iş akışlarının, görevlerin ve durumlarının görselleştirilmesine yardımcı olur. Projeleri etkili bir şekilde yönetmek için zaman çizelgeleri, kanban panoları veya Gantt şemaları gibi özellikleri kullanabilirsiniz.
İşbirliği:
Platformda gerçek zamanlı olarak yorum yapabilir, güncellemeleri paylaşabilir ve işbirliği yapabilirsiniz. Ayrıca yazışma özelliği ile hem e-posta, hem telefon telefon trafiği ile boğuşmadan ekip arkadaşlarınızla iletişime geçebilirsiniz, not paylaşabilirsiniz ya da dosya gönderebilirsiniz.
Merkezi Çalışma Alanı:
Cubicl Görev Yönetimi Uygulaması, not almayı ve proje yönetimini birleştiren merkezi bir çalışma alanı sunarak kullanıcıların ilgili tüm bilgi ve görevlere tek bir yerde sahip olmalarını sağlar. Bu, farklı amaçlar için birden fazla araç arasında geçiş yapma ihtiyacını azaltır.
Cubicl gibi araçlar, tüm bilgilerinin, notlarının ve projeyle ilgili görevlerinin tek bir platformda olmasını tercih eden kullanıcılara yönelik kapsamlı bir çözüm sunar.
Proje ve görev yönetim aracı arayışında olmayanlar için uygun olabilecek en iyi not tutma uygulamaları ise şöyle:
Evernote
Not alma uygulamaları arasında yer alan Evernote, kullanıcıların çeşitli formatlarda (metin, resim, ses, web kupürleri) notlar oluşturmasına ve düzenlemesine olanak tanıyan çok yönlü bir not alma uygulaması. Cihazlar arasında güçlü arama, etiketleme ve senkronizasyon sunarak kişisel ve profesyonel kullanım için idealdir.
Microsoft OneNote
Microsoft'un geleneksel not almak için kullanılan defterleri taklit eden dijital ortamdaki not defteri, kullanıcıların fiziksel not defterlerine benzer bölümler ve sayfalar oluşturmasına olanak tanır. Diğer Microsoft Office uygulamalarıyla iyi bir şekilde bütünleşir. Böylelikle işbirliğine dayalı olarak notlarınızı tutabilirsiniz, çizim yapabilirsiniz ve multimedya birleştirme işlemlerini gerçekleştirebilirsiniz.
Google Keep
Kullanıcıların notlar, kontrol listeleri ve hatırlatıcılar oluşturmasına olanak tanıyan, Google'ın sunduğu basit ve anlaması kolay bir not alma aracıdır. Google Drive gibi diğer Google hizmetleriyle sorunsuz bir şekilde senkronize edilerek halihazırda Google ekosisteminde yer alan kullanıcılar için kolaylık sağlar.
Notion
Fikirlerinizi kaydetme, proje yönetimi ve işbirliğini birleştiren son derece özelleştirilebilir hepsi bir arada bir çalışma ortamıdır. Not alma uygulamaları arasında yer alan Notion, kişiselleştirilmiş iş akışları ekleyebilirsiniz. Veritabanı, kanban panoları, takvimler ve daha fazlasını sunar.
Zoho Notebook
Metin notları, kontrol listeleri, çizimler ve sesli notlar gibi özelliklerle not almak ve bilgileri düzenlemek için kullanıcı dostu bir uygulamadır. Şablonlar ile uygulamayı kişiselleştirebilirsiniz. Notlarınıza erişmeniz çok kolaydır.
Simplenote
Not alma uygulamaları arasında yer alan Simplenote, basitliğe ve kullanım kolaylığına odaklanan minimalist bir not alma uygulamasıdır. Kullanıcıların cihazlar arasında metin tabanlı notlar oluşturmasına ve düzenlemesine olanak tanır. Temel özelliklere ek olarak sürüm geçmişi alabilirsiniz. Simplenote, iyi not alma için dikkat dağıtıcı olmayan bir ortam sunan temiz arayüzü ve basit işlevselliği ile tanınır.
Apple Notes
iPhone, iPad ve Mac gibi Apple cihazlarına özgü bir not uygulaması. Not tutma, zengin biçimlendirme seçenekleri, işbirliğine uygun araçları, çizim araçları ve iCloud aracılığıyla Apple aygıtları arasında senkronizasyonu kullanıcılarına sunar. Diğer Apple hizmetleriyle iyi entegre olur ve Apple ekosistemi kullanıcılarına özel kullanıcı dostu bir arayüz sunar.