Cubicl, öncelikli olarak bir görev yönetim aracı olarak tasarlanmıştır; bir bilgi tabanı, wiki, Bilgi Yönetim Sistemi (KMS), Doküman Yönetim Sistemi (DMS) veya İçerik Yönetim Sistemi (CMS) olarak tasarlanmamıştır. Ancak, biraz özelleştirme ile kullanıcılar, Cubicl’ın bazı özelliklerini dahili bir bilgi tabanı olarak kullanacak şekilde uyarlayabilir ve aynı zamanda görev yönetimi yeteneklerinden de faydalanabilir. Bu esneklik, ekiplerin önemli bilgileri, belgeleri ve kaynakları ek bir yazılıma ihtiyaç duymadan merkezi bir yerde toplamasına olanak tanır ve hem görev yönetimini hem de bilgi paylaşımını tek bir platformda kolaylaştırır.
İç Bilgi Tabanı Nedir?
İç bilgi tabanı, bir organizasyondaki çalışanların erişebileceği merkezi bir bilgi deposudur. Bilgi ve firma pratiklerini depolamak, düzenlemek ve paylaşmak için değerli bir kaynak görevi görür. Belgeler, makaleler, SSS’ler ve diğer ilgili içeriklerden oluşan aranabilir bir veri tabanı oluşturarak ekiplerin işlerini etkili bir şekilde yapmak için ihtiyaç duydukları bilgilere kolayca ulaşmalarını sağlar. Bu, güncel olmayan bilgilere güvenme ya da e-postalar veya paylaşılan sürücüler arasında zaman kaybederek bilgi arama ihtiyacını ortadan kaldırır.
Bilgi tabanı, bilgi paylaşımını ve standartlaşmayı teşvik ederek iş birliği ve verimliliği artırır. Ekipler, içerik oluşturma ve güncelleme konusunda iş birliği yapabilir, böylece herkesin en güncel bilgilere erişimini sağlar. Ayrıca, iyi planlanmış bir bilgi tabanı, net yönergeler ve prosedürler sunarak süreçleri kolaylaştırabilir ve hataları azaltabilir.
Cubicl İş Takip Programı Nedir?
Cubicl, işleri kolaylaştırmak ve verimliliği artırmak için tasarlanmış kapsamlı bir görev yönetim aracıdır. Görev, proje, ekip iletişimi, belge iş birliği ve müşteri etkileşimlerini tek bir platformda yönetme imkanı sunar. Cubicl ile ekipler, görev oluşturma ve atamayı kolayca yapabilir, ilerlemeyi takip edebilir, projeler üzerinde iş birliği yapabilir ve etkili bir şekilde iletişim kurabilir. Entegre özellikleri sayesinde birden fazla uygulamaya duyulan ihtiyacı ortadan kaldırır, proje yönetimini sadeleştirir ve verimliliği artırır. İster küçük ekipleri yönetin ister geniş çaplı projeler yönetin, Cubicl tüm görev yönetimi ihtiyaçlarınız için sağlam bir çözüm sunar.
Cubicl'ın Bazı Özellikleri:
- Görevlerde İş Birliği
- Gantt Çizelgesi ile Proje Planlama
- Birebir ve Grup Sohbetleri
- E-posta ile Görev Oluşturma
- Müşteri Portalı
Cubicl’ı Bilgi Tabanı Olarak Nasıl Kullanabilirsiniz?
Cubicl, öncelikli olarak bir görev yönetim aracı olarak tasarlanmış olsa da, ekipler için güçlü bir bilgi tabanı olarak uyarlanabilecek çok yönlü bir platformdur. Geleneksel bir wiki olmasa da, Cubicl’ın özellikleri ve yetenekleri, ekip üyeleri arasında iş birliğini ve bilgi paylaşımını teşvik eden merkezi bir bilgi deposu oluşturmak için kullanılabilir.
Cubicl’ın işlevlerini özelleştirerek, onu belirli ihtiyaçlarınıza uygun bir bilgi tabanına dönüştürebilirsiniz. Bilgi içerikleri oluşturup düzenlemekten, gerçek zamanlı tartışmaları kolaylaştırmaya ve ilerlemeyi takip etmeye kadar, Cubicl, ekiplerin birlikte sorunsuz bir şekilde çalışmasına ve gerekli bilgilere hızlıca erişmesine olanak tanır.
Ekip Bilgi Tabanı
Cubicl Görev Yönetim Programı’ bilgi tabanı oluşturmayı örneklerle inceleyelim. Aşağıdaki örnek bizim kullanımımıza yönelik hazırlanmıştır, ancak ihtiyaçlarınıza uygun farklı formatlarda bir bilgi tabanı tasarlayabileceğinizi unutmayın.
Çalışma Alanı Olarak Projeler
Cubicl’da projeler, belirli projeler, ekipler veya departmanlar için oluşturulabilen çalışma alanlarıdır ve ilgili görevlerin gruplandırılmasını sağlar. İlgili ekip üyeleri, bu projeler içinde kendilerine atanan görevlere kolayca erişebilir.
Bilgi Tabanı oluşturmak için projelerden faydalanacağız. Örneğin, tüm organizasyonla ilgili bilgilerin paylaşılabileceği bir Bilgi Tabanı projesi oluşturabiliriz.
Bilgi Tabanı içinde, farklı departmanlara veya ekiplere özel bilgileri düzenlemek için alt projeler oluşturabilirsiniz. Projeler ihtiyaçlarınıza göre yapılandırılabilir ve adlandırılabilir; ayrıca adlarını kolayca değiştirebilir, hiyerarşilerini düzenleyebilir veya artık ihtiyaç duyulmadığında arşivleyebilir ya da silebilirsiniz.
Proje Yapısını Özelleştirme
Diyelim ki satış ekibi için bir Bilgi Tabanı projesi oluşturduk. Projeye girdiğimizde şu sayfaları görüyoruz: Görevler, Dosyalar, Gantt Şeması, Zaman Çizelgesi, Takvim, Raporlar ve Ayarlar. Ancak bir bilgi tabanı için yalnızca Görevler, Dosyalar ve Ayarlar bölümlerine ihtiyacımız var. Diğer bölümler gereksiz ve bunları kaldırabiliriz.
Daha basit bir ekran için şu adımları takip edin: Ayarlar > Detaylar > Proje Sayfaları bölümüne gidin ve yalnızca kullanmak istediğiniz sayfaları seçin. Bu sayede proje, ihtiyaçlarınıza uygun şekilde sadeleştirilmiş olur.
Bilgi Tabanı Kanban Görünümünü Özelleştirme
Cubicl’da, görevler Kanban görünümünde Bekleyen, Aktif, Tamamlanmış ve Askıya Alınmış durumlarına göre organize edilir. Ancak, bu görev durumları bir bilgi tabanı için ideal olmayabilir.
İhtiyaçlarınıza uygun şekilde görev durumlarını özelleştirebilirsiniz.
Örneğin, organizasyon genelinde bir bilgi tabanı, Şirket Bilgisi, Strateji ve Hedefler, Nasıl Çalışıyoruz ve Politikalar gibi kanban durumları kullanabilir. Bu arada, pazarlama ekibi kendi bilgi tabanı için Kılavuzlar, Yazılımlar, SEO, Sosyal Medya ve Influencer gibi isimleri tercih edebilir.
Durumlar hakkında dikkate almanız gereken iki önemli nokta vardır:
- Bir görev oluşturduğunuzda (bu durumda bir bilgi kartı), başlangıçta varsayılan bir durum altında oluşturulur. Daha sonra durumunu güncellemeli ve uygun kategoriye atamalısınız. Bu nedenle, projede her zaman bir Bekleyen veya benzeri bir durum bulundurmanızı öneririz. Bu, görevlerin ilk başta burada oluşturulmasını sağlar, ardından bunları sürükleyip bırakabilir veya durumlarını değiştirebilirsiniz, böylece doğru kategoriye yerleştirilir.
- Açıklamalar, yönetilen bilgi türüyle uyumlu olmalıdır. Örneğin, "bu durum bekleyen görevleri içerir" veya "bu durum aktif görevleri içerir" gibi bir tanım seçilebilir.
Oluşturduğunuz durumların sırasını ve isimlerini sonradan değiştirebilirsiniz. Ayrıca, ihtiyaç duydukça yeni durumlar ekleyebilir veya mevcut durumları silebilirsiniz.
İzinler
Organizasyondaki farklı ekipler, tüm bilgilere erişmeye ihtiyaç duymayabilir. Bunu yönetmek için, her projeye uygun üyeleri ekleyin. Örneğin, İK ekibini İnsan Kaynakları veritabanına ve BT ekibini yazılım projelerine ekleyin.
Cubicl’da, proje yöneticileri ve üyeleri arasında bir ayrım vardır. Proje yöneticileri tam yetkiye sahipken, üyeler farklı izin seviyelerine sahip olabilir. İzinler ayrıca bireysel olarak da ayarlanabilir. Örneğin, proje üyesi Ali'ye kartları düzenleme ve silme yetkisi verilirken, proje üyesi Aylin yalnızca kartları düzenleme yetkisine sahip olabilir.
Bilgi Kartları Olarak Görev Oluşturma
Bilgi kartları oluşturmak için Oluştur+ butonuna tıklayın. Burada bir başlık, açıklama girebilir ve gerekirse bir dosya ekleyebilirsiniz. Bu bir bilgi tabanı olduğundan, başlangıç ve bitiş tarihleri eklemek gerekli değildir. Ayrıca, kartları kategorize etmek için görev etiketleri ekleyebilirsiniz.
Gerekli izinlere sahipseniz, kartı daha sonra görüntüleyebilir ve düzenleyebilirsiniz. Yapılan değişiklikler, görev altındaki aktivite kaydına yansıtılır ve böylece bilgiyi kimin eklediğini veya sildiğini ve ne zaman yapıldığını takip edebilirsiniz. Bunu, bilgi kartı için bir etkinlik kaydı olarak düşünebilirsiniz.
Doküman ve Bilgi Yönetimi
Cubicl’da dosyaları saklamak ve erişmek için iki yöntem vardır:
- Dosyaları projenin Dosyalar sayfasına yüklemek.
- Dosyaları görev kartlarına (bu durumda bilgi kartları) eklemek.
Eğer dosya genel bir dosya ise ve tüm projeyle ilgiliyse, onu projenin Dosyalar sayfasına yüklemenizi öneririz. Eğer dosya belirli bir bilgiyle ilgiliyse, doğrudan bir göreve eklemek daha uygun olacaktır.
Güçlü Arama: Uygulama Genelinde ve Proje Bazında
Cubicl'da arama yapmak için iki yöntem vardır:
- Uygulama Genelinde Arama: Navigasyon menüsündeki arama butonunu kullanarak tüm uygulama genelinde arama yapabilirsiniz. Görev başlıklarında, açıklamalarında ve yorumlarda anahtar kelimeleri arayabilirsiniz.
- Proje Araması: Bir projedeki arama butonunu kullanarak yalnızca o projedeki görev başlıklarında anahtar kelimelerle arama yapabilirsiniz.
Arşivleme
Artık ihtiyacınız olmayan kartları arşivleyebilir ve gerektiğinde tekrar arşivden çıkarabilirsiniz.
Görev Şablonları ile Onboarding ve Bilgi Tabanı
İnsan Kaynakları ekibinin sıklıkla yeni çalışanları işe alması gerekirken, bir sosyal medya kampanyası birden fazla alt adım içerebilir. Bu tür tekrarlanan süreçlerde, görevler ve bilgiler sabit kaldığı için, bir wiki gibi işlev gören görevler ve alt adımlar kullanarak iş akışını kolaylaştırabilirsiniz.
Örneğin, "Çalışan İşe Alım Kontrol Listesi" adlı bir görev oluşturabilirsiniz. Açıklamada, bir hoş geldin mesajı ile başlayarak, yeni çalışanın ihtiyaç duyacağı tüm detayları verebilirsiniz. Okumaları gereken belgeleri, ilgili bilgi tabanı görevlerine bağlantıları ve kayıt olmaları gereken uygulamaların bilgilerini ekleyebilirsiniz. Ayrıca, insan kaynaklarından alacakları donanım ve erişim kartlarını alt görevler olarak listeleyebilirsiniz. İmza gerektiren önemli belgeleri ise görev içine kolay erişim için yükleyebilirsiniz.
Çalışan, kontrol listesini takip ederken her alt adımı tamamlandıkça işaretleyebilir, böylece süreci takip eder ve adımlarını eksiksiz ve verimli bir şekilde tamamlar.
Bu yöntem yalnızca çalışan işe alım süreci için değil, birden fazla adım içeren ve yapılandırılmış bir süreç gerektiren her türlü görev için de uygulanabilir. Örneğin, devam eden projeler için kontrol listeleri ya da rutin prosedürler için de bu yöntem kullanılabilir.
Daha fazla örnek:
Satış İletişim Takip Süreci
- Satış ekibi, yeni potansiyel müşterilere ulaşmak için genellikle standart bir süreç izler. "İletişim Takip Süreci" adlı bir görev oluşturabilirsiniz. Açıklama alanında, genel bir giriş yaparak süreci özetleyin. Alt görevler de şu şekilde olabilir:
- İlk e-posta taslağı
- Takip araması senaryosu
- Demo toplantısı planlaması
- Ürün broşürlerini gönderme
- Müşteri bilgilerini CRM'e kaydetme
- Son takip e-postası
Her satış elemanı, bir potansiyel müşteri ile iletişim kurdukça bu adımları işaretleyerek görevi takip edebilir.
Etkinlik Planlama Kontrol Listesi
Etkinlik düzenlerken, sırasıyla tamamlanması gereken birçok küçük görev olabilir. "Organizasyon Planlama Kontrol Listesi" adlı bir şablon oluşturabilirsiniz. Alt görevler şu şekilde olabilir:
- Mekan detaylarını kesinleştirme
- Catering düzenlemesi
- Davetiyeleri gönderme
- Konuşmacıları koordine etme
- Kayıt sürecini oluşturma
- Eşantiyonların hazırlanması
- Ekibin lojistik düzenlemelerini onaylama
Bunu kullanarak her etkinliğin düzenli bir şekilde organize edilmesini ve kritik adımların atlanmamasını sağlayabilirsiniz.
IT Departmanı Adımları
Yazılım departmanı, yeni çalışanları şirketin IT sistemlerine dahil etmek için bir görev kullanabilir. "IT Kurulum Kontrol Listesi" adında bir görev oluşturabilirsiniz. Alt görevler şu şekilde olabilir:
- E-posta ve kullanıcı hesapları oluşturma
- Donanım (dizüstü bilgisayarlar, telefonlar, vb.) tahsisi
- VPN erişimi sağlama
- Gerekli yazılımları yükleme
- Güvenlik eğitim materyalleri sağlama
- Dahili sistemler için kimlik bilgileri oluşturma
IT ekibi her görevi tamamladıkça, işaretleyerek yeni çalışanın gerekli bilgilendirmeyi aldığından ve düzgün bir şekilde onboarding sürecinin tamamlandığından emin olabilir.
İçerik Üretim Süreci
Bir pazarlama ekibi, blog yazıları, makaleler veya sosyal medya kampanyaları gibi içerikler oluştururken genellikle tekrarlanan bir süreç izler. "İçerik Üretimi" adında bir görev oluşturabilirsiniz ve alt görevler şu şekilde olabilir:
- Konu araştırması yapma ve malzemeleri toplama
- İçerik taslağı hazırlama
- Taslağı gözden geçirme ve düzenleme
- Grafik tasarımlarını yapma (gerekiyorsa)
- Yayın tarihi planlama
- Sosyal medya platformlarında paylaşma
Bu, her içerik parçasının araştırmadan yayına kadar aynı yapılandırılmış süreçle üretilmesini sağlar.
Ürün Geliştirme Sprint'i
Ürün geliştirme için çevik bir metodoloji kullanıyorsanız, sprint planlama şablonu faydalı olabilir. "Sprint Planlama" adıyla bir görev şablonu oluşturabilirsiniz. Alt görevler şu şekilde olabilir:
- Sprint hedeflerini belirleme
- Kullanıcı hikayelerini önceliklendirme
- Geliştiricilere görev atama
- Günlük toplantılar yapma
- Sprint ortası kontrolüyle ilerlemeyi gözden geçirme
- Sprint incelemesi ve retrospektifi
Bu şablon, her sprintin tutarlı bir şekilde organize edilmesini ve tüm önemli adımların takip edilmesini sağlar.
Sık Sorulan Sorular (SSS)
Cubicl'a eklenmeyen çalışanlar bilgi tabanına bilgi ekleyebilir ya da erişim sağlayabilir mi?
Hayır, Cubicl'a eklenmeyen kullanıcılar hiçbir projeyi görüntüleyemez veya katılamazlar. Ancak, bu kullanıcılar için paylaşılan bir hesap oluşturabilir ve giriş bilgilerini verebilirsiniz, ancak hesabın güvenliğinden siz sorumlu olursunuz.
Bilgi tabanını müşterilerle paylaşabilir miyim?
Cubicl'daki projeler müşterilerle paylaşılamaz. Ancak, belirli görevler, müşteri portalı aracılığıyla paylaşılabilir.
Cubicl'da hazır onboarding ve bilgi tabanı şablonları var mı?
Şu anda bu özellik mevcut değildir. Görev veya proje şablonları için taleplerde bulunabilirsiniz, eklediğimizde sizi bilgilendireceğiz. Bizimle destek@cubicl.io üzerinden iletişime geçebilirsiniz.
Bir göreve eklediğim dosya, projenin Dosyalar sayfasında da görünecek mi?
Bu özellik şu an mevcut değildir. Lütfen taleplerinizi destek@cubicl.io adresine gönderin. Ne kadar çok talep alırsak, bu özellik yol haritasında o kadar öncelikli hale gelir.
Cubicl'ı Bilgi Tabanı Olarak Özelleştirme
Cubicl İş Takip Programını 14 gün boyunca takımınızla birlikte deneyerek özelliklerini keşfedin ve takımınızın ihtiyaçlarını anlayın. Cubicl’ı bu ihtiyaçlara göre özelleştirerek, bilgi yönetim sistemi olarak gereksinimlerinizi karşılayıp karşılamadığını belirleyin. Yardıma ihtiyacınız olursa, destek ekibimizle destek@cubicl.io üzerinden iletişime geçebilirsiniz.