Bir muhasebe veya finans firması yönetmek, yalnızca sayılarla çalışmaktan çok daha fazlasını gerektirir—kesintisiz görev yönetimi, verimli müşteri iletişimi ve güvenli belge paylaşımı önemlidir. Muhasebe Yönetimi Yazılımı (Accounting Practice Management Software), firmaların düzenli ve verimli çalışmasına yardımcı olur, ancak iş akışınıza en uygun çözümü bulmak zor olabilir. Bu blogda, Cubicl'ın muhasebe profesyonelleri için nasıl etkili bir görev yönetim aracı sunduğunu inceleyeceğiz. Ayrıca, muhasebe ve finans firmalarının özel ihtiyaçlarına göre nasıl özelleştirilebileceğini ve bunun operasyonel verimliliği nasıl artırabileceğini, işbirliğini güçlendirebileceğini ve müşteri hizmetlerini iyileştirebileceğini ele alacağız.
Muhasebe Uygulama Yönetimi Yazılımı
Uygulama Yönetimi Yazılımı (PMS), finansal danışmanlar, muhasebeciler, hukuk firmaları ve tıp profesyonelleri gibi hizmet sağlayıcılarının günlük operasyonlarını verimli bir şekilde yönetmelerine yardımcı olmak için tasarlanmış bir iş yazılımıdır. Müşteri yönetimi, iş akışı otomasyonu, ekip işbirliği ve belge organizasyonu gibi süreçleri kolaylaştırarak operasyonel verimliliği artırır.
Muhasebe Uygulama Yönetimi Çözümlerine Alternatifler
Mali müşavirler, Uygulama Yönetimi Yazılımı’nı tercih etmekte tereddüt edebilirler, özellikle bu yazılımlar genellikle ihtiyaç duyulmayacak kadar fazla özellik sunar. Firmalar büyüdükçe bu araçlar daha karmaşık hale gelebilir, bu da onları öğrenmeyi ve etkili bir şekilde kullanmayı zorlaştırır. Bu nedenle, birçok müşavir ve muhasebe uzmanı alternatif çözümler aramaya başlar. Bir seçenek, firmanın özel ihtiyaçlarına göre özel yazılım geliştirmektir. Ancak bu, yüksek başlangıç maliyetleri, uzun süren geliştirme süreçleri ve yazılımı güncel tutmak için sürekli bakım gibi önemli dezavantajlar da taşır.
Bu zorluklar göz önünde bulundurulduğunda, daha pratik ve verimli bir çözüm, görev yönetimi yazılımı kullanmak olabilir. Bu araçlar, uygulanması ve bakımı daha kolay, uygun fiyatlı ve kullanıcı dostu bir alternatif sunar. Muhasebe uzmanları, günlük görevlerini ve iş akışlarını organize etmeye, ekip içi işbirliğini ve müşteri iletişimini geliştirmeye odaklanabilirler; bunun yanı sıra özel yazılım geliştirme ya da kapsamlı uygulama yönetimi yazılımlarının getirdiği karmaşıklık ve mali yükten kaçınmış olurlar.
Muhasebe Firmaları İçin İş Takibi
Cubicl, ekiplerin iş akışlarını kolaylaştırmalarına, işbirliğini artırmalarına ve verimliliği artırmalarına yardımcı olmak için tasarlanmış, kullanıcı dostu bir görev ve proje yönetim yazılımıdır. Özelleştirilebilir özellikleri ve öğrenmesi kolay arayüzü ile Cubicl, kullanıcıların görevleri düzenlemelerini, ilerlemeyi takip etmelerini ve projeler ile müşterileri verimli bir şekilde yönetmelerini sağlar. Bundan dolayı planlı olmayı ve en önemli şeylere odaklanmayı isteyen işletmeler için ideal çözüm yoludur.
Şimdi, Cubicl’ı muhasebe ve finansal danışmanlık firması Uzay Mali Müşavirlik ve Danışmanlık için nasıl özelleştirebileceğimize bakalım.
Ekipler İçin Çalışma Alanları Oluşturun
Uzay Mali Müşavirlik ve Danışmanlık gibi bir finansal danışmanlık firmasını yönetmek, aynı anda birden fazla müşteri, departman ve operasyon ekibini koordine etmeyi gerektirir. Yapılandırılmış bir sistem olmadan, görevleri tek bir merkezi noktada takip etmek zorlayıcı hale gelebilir.
İşte burada Cubicl’ın proje bazlı organizasyonu devreye girer. Ayrı projeler oluşturarak firmalar, görevleri daha verimli bir şekilde yönetebilir ve farklı iş akışları üzerinde net bir görünürlük sağlayabilir.
Cubicl’da farklı projeler oluşturarak şirketinizin organizasyon yapısını yansıtabilirsiniz:
- Departmanlar – İnsan Kaynakları, Finans, Operasyonlar
- Ekipler – Vergi Danışmanlığı, Denetim, Bordro İşlemleri
- Müşteri Projeleri – Her müşteri için finansal rapor takibi, vergi beyanları ve devam eden danışmanlık süreçlerini içeren özel bir proje oluşturulabilir.
- Ofis Lokasyonları – Birden fazla şubesi olan firmalar, her ofis için ayrı bir proje açabilir.
Uzay Mali Müşavirlik ve Danışmanlık Firması Projelerini Nasıl Özelleştiriyor?
Uzay Mali Müşavirlik ve Danışmanlık firmasının Cubicl İş Takip Programı projelerini şu şekilde yapılandırdığını düşünelim:
Ana Proje: Uzay Mali Müşavirlik ve Danışmanlık (Şirket Genel Yönetimi)
Alt Projeler:
- İnsan Kaynakları – İşe alım süreçleri, çalışan eğitimleri ve şirket içi politikaları takip eder.
- Yönetim – İş operasyonlarını ve stratejik planlamayı denetler.
- Operasyonlar – İç iş akışlarını, belge işlemlerini ve son teslim tarihlerini yönetir.
Müşteriye Özel Projeler:
- Elips Games – Finansal denetimler, vergi beyanları ve danışmanlık süreçlerini takip eder.
- Antartika Yazılım A.Ş. – Finansal raporlar, bütçeleme ve uyumluluk görevlerini organize eder.
- Kelebek Üretim – Muhasebe, bordro yönetimi ve faturalandırma işlemlerini yürütür.
Görevlerin farklı projelere ayrılması sayesinde her danışman, muhasebe uzmanı veya yönetici yalnızca kendi sorumluluklarına odaklanabilir ve alakasız görevlerin getirdiği karmaşıklıktan kaçınmış olur.
Cubicl ile Uzaktan Çalışırken Bile Görevlerinizi Yönetin
Uzaktan çalışmanın yaygınlaşmasıyla birlikte ekip içinde düzeni sağlamak ve net bir iletişim sürdürmek daha zor hale geldi. Cubicl, görev yönetimini basitleştirerek, işbirliğini güçlendirerek ve sorumluluk takibini kolaylaştırarak ekip üyeleriniz nerede olursa olsun verimli bir çalışma ortamı sunar. İşte Cubicl’ı etkili bir görev yönetim aracı yapan bazı önemli özellikler:
- E-posta ve telefon trafiğine son – Sohbet özelliği sayesinde ekip içi iletişim merkezi bir noktada toplanır. Kaybolan e-postalar veya kaçırılan telefon görüşmeleri artık sorun olmaz.
- Karşılıklı yorum ve geri bildirim – Ekip üyeleri doğrudan görevlerin altına yorum bırakabilir, böylece tüm geri bildirimler tek bir yerde toplanır ve uzun e-posta zincirlerine gerek kalmaz.
- Zaman takibi – Cubicl’da görevler atanırken başlangıç ve bitiş tarihleri belirlenir. Dahili zaman takip özelliği sayesinde ekip üyeleri her göreve ne kadar süre harcadıklarını kolayca takip edebilir.
- Tamamlanan işler hakkında raporlar – Hem çalışanlar hem de müşteriler için tamamlanan görevler hakkında ayrıntılı raporlar oluşturabilir, performansı ve verimliliği analiz edebilirsiniz.
- Rol bazlı erişim kontrolü – Görevler, projeler ve müşteriler sayfaları için çalışanlara farklı yetki seviyeleri verilebilir, böylece ekip içinde gizlilik ve güvenlik sağlanır.
- Diğer Kullanışlı Özellikler
- Tekrarlayan görevler – Otomatik olarak yeni kopyalar oluşturan görevler
Özel görevler ve projeler – Sadece belirli kişiler tarafından görülebilen görevler ve projeler
İş akışı oluşturma – Karmaşık süreçleri adım adım ilerletme
Alt görevler ve alt adımlar – Görevleri daha yönetilebilir parçalara ayırma
Cubicl İş Takip Progamının sunduğu tüm özellikleri keşfetmeye hazır mısınız? 14 günlük ücretsiz denemenizi hemen başlatın.
Muhasebe Firmalarında Müşteri Hizmetlerini Kolaylaştırın
Bir muhasebe ve danışmanlık firması için firma yönetimi önemli olsa da, müşteri memnuniyeti her şeyden önce gelir.
Diyelim ki Uzay Mali Müşavirlik ve Danışmanlık’ta bordro ve muhasebe uzmanısınız ve müşterilerinizden biri Z Yazılım. Düzenli olarak vergi belgelerini hazırlıyor, bordro işlemlerini yönetiyor ve çeşitli finansal danışmanlık hizmetleri sunuyorsunuz. Cubicl ile Z Yazılım için özel bir proje oluşturarak tüm görevleri kolayca organize edebilir ve takip edebilirsiniz.
Müşteri Kaydı Oluşturun
Müşteriyle ilgili görevlerinizi yönetmeye başlamak için Cubicl’da Z Yazılım adına bir müşteri kaydı oluşturun. İşte adımlar:
- Müşteri Sayfasına giderek Z Yazılım'ı yeni bir müşteri olarak ekleyin.
- Z Yazılım'a iletişim bilgileri gibi tüm gerekli bilgileri girin.
- Kendinizi veya bir ekip üyenizi müşteri yöneticisi olarak atayın.
Not: Eğer müşteri kaydı oluşturamıyorsanız, yetkilendirme eksikliğinden kaynaklanıyor olabilir. Cubicl yetkilerinizi gözden geçirerek gerekli erişime sahip olduğunuzdan emin olun.
Müşteriyi Projeye Ekleyin
Müşteri kaydını oluşturduğunuza göre, proje ayarları sayfasına giderek Detaylar > Proje Detayları bölümünden müşteriyi ekleyin.
Bu işlemden sonra ne olur?
Projede yeni bir görev oluşturduğunuzda, Z Yazılım otomatik olarak göreve etiketlenir. Ancak bu, müşterinin tüm detayları görebileceği anlamına gelmez. Yalnızca paylaşmayı seçtiğiniz görevler ve bilgiler Z Yazılım tarafından görülebilir. Şimdi, bu görünürlüğü nasıl kontrol edebileceğinizi inceleyelim.
Görev Oluşturun
Diyelim ki Z Yazılım'ın her ayın 15’i ile 20’si arasında ödenmesi gereken bir vergi borcu var. Bu görevi Yazılım Vergisi olarak adlandıralım. Görev, vergi belgelerinin hazırlanmasını, şirkete gönderilmesini ve şirketin kredi kartı veya havale yoluyla ödemeyi gerçekleştirmesini içeriyor.
Bu görevi Cubicl Görev Takip Programında oluşturmak için:
- Başlangıç tarihini ayın 15’i, bitiş tarihini ise ayın 20’si olarak belirleyin.
- Tekrarlama bölümünde, ayda 1 tekrar seçeneğini işaretleyin.
Bu ayar, görevi sizin için bir hatırlatıcıya dönüştürür. Görev tarihi yaklaştığında, ana sayfanızda tekrar görünerek süreci takip etmenizi sağlar.
Eğer görev tekrarlamayacaksa, belirli tarihler için tek seferlik bir görev oluşturabilirsiniz. Bu esneklik sayesinde, ister yinelenen ister tek seferlik olsun, tüm önemli görevleri kolayca takip edebilirsiniz.
Görevleri Paylaşın
Diyelim ki Yazılım Vergisi ile muhasebe işlemlerini görevde yaptınız ve artık müşteriye görünür hale getirmek istiyorsunuz. Bunu yapmak için şu adımları izleyin:
- Görev içindeki "İşlemler" butonuna tıklayın ve "Müşteri ile Paylaş" seçeneğini seçin.
- Bu işlemle birlikte Z Yazılım'a otomatik bir e-posta bildirimi gönderilir. E-postada, “Uzay Mali Müşavirlik ve Danışmanlık sizinle bir görev paylaştı.” mesajı yer alacaktır.
- Z Yazılımdaki bağlantınız, e-postadaki linki takip ederek müşteri portalında bir hesap oluşturmalıdır. Bu işlem yalnızca 2 dakika sürer ve oldukça basittir.
Ancak, bu noktada müşteri hala görev içeriğini göremez. Belgenin görünür olmasını sağlamak için görev altındaki gönderiyi müşteriyle paylaşılabilir hale getirmeniz gerekmektedir.
Bu adımı tamamladıktan sonra Z Yazılım görevi inceleyebilir, ödeme yapabilir ve doğrudan müşteri portalı üzerinden size geri dönüş sağlayabilir.
Tüm işlemler tamamlandığında, hem görevi başarıyla bitirmenin rahatlığını yaşayabilir hem de bir sonraki ayın görevi gelene kadar içiniz rahat olabilir.
Bu süreç, “Beni aramadınız.”, “Bana bildirim gelmedi.”, “Geciktirdiniz.” gibi yanlış anlaşılmaları da ortadan kaldırır. Tüm işlemler kayıt altındadır, şeffaftır ve takip edilebilirdir. Böylece müşterilerinizle çok daha sorunsuz bir işbirliği sağlayabilirsiniz.
Müşteri Portalı
Aklınıza şu soru gelebilir: "Müşteri portalı tam olarak nedir ve müşterim burada ne görebilir?" Bunu netleştirelim:
Müşteri portalı üzerinden müşteriniz aşağıdaki bilgilere erişebilir:
- Görevler ve güncellemeler hakkında bildirimler
- Kendi oluşturdukları destek talepleri
- Kendileriyle paylaşılan görevler ve en son güncellemeler
- Sizin paylaştığınız dosyalar ve onların sizinle paylaştığı dosyalar
- Projelerine veya finansal işlemlerine ait cari hesap kayıtları
Eğer hâlâ emin değilseniz, Müşteri Portalı sayfasını ziyaret ederek daha ayrıntılı bilgi alabilirsiniz.
Ayrıca, nasıl çalıştığını anlatan YouTube videosunu izleyerek müşteri portalı hakkında daha iyi bir fikir edinebilirsiniz.
Destek Taleplerini Toplayın
Daha önce bahsettiğimiz gibi, müşterileriniz destek talebi oluşturabilir. Örneğin, Z Yazılım çalışanlarının yıllık izin haklarıyla ilgili bir sorusu olduğunda Uzay Mali Müşavirlik ve Danışmanlık'a ulaşarak destek talebinde bulunabilir. Bu durumda, Cubicl Proje Takip Programı üzerinden destek talebi göreve dönüşür.
Destek talebi otomatik olarak Z Yazılım için atanan müşteri yöneticisine yönlendirilir. Siz ve ekibiniz bu talep üzerinde çalışabilir, gerekli desteği sağlayabilir ve çözüme ulaştıktan sonra Z Yazılım'a geri dönüş yapabilirsiniz.
Destek taleplerini sadece mevcut müşterilerinizle sınırlandırmak zorunda değilsiniz. Cubicl, potansiyel müşterilerinizden de kolayca talep toplamanıza olanak tanır. Müşteri portalı ayarları sayfasında, web sitenize ekleyebileceğiniz özel bir bağlantı bulunur.
Örneğin, Güçlü Yapı adlı henüz müşteriniz olmayan bir şirket fiyat teklifi almak için size ulaşmak isteyebilir. Cubicl ile bu talebi bir görev olarak alabilir ve teklifinizi hızlıca iletebilirsiniz. Farklı destek taleplerini ayrı başlıklar altında toplamak, her isteğin doğru şekilde ele alınmasını ve profesyonelce yönetilmesini sağlar.
Dosya ve Doküman Yönetimi
Şimdi, müşteri kaydını oluşturduğunuz sayfaya geri dönelim. Müşteri sayfasına giderek yalnızca müşteri iletişim bilgilerini değil, aynı zamanda aktivite kayıtlarını, dosyaları, cari hesap kayıtlarını ve daha fazlasını içeren kapsamlı bir genel bakış bulabilirsiniz.
Dosya yönetimi için, belgeleri doğrudan müşteriyle paylaşabilir ve bu sayfaya yükleyebilirsiniz.
Alternatif olarak, belgeleri müşteri için oluşturduğunuz projenin dosyalar sayfasına ekleyerek tüm ilgili bilgileri düzenli ve kolay erişilebilir hale getirebilirsiniz.
Cubicl’ı Kendi İş Akışınıza Göre Şekillendirin
Küçük bir not: Burada anlattığımız süreç yalnızca bir öneridir. Eğer bu iş yönetimi sizin ihtiyaçlarınıza uygun değilse veya süreçlerinizi karmaşık hale getiriyorsa, bu adımları takip etmek zorunda değilsiniz.
Cubicl, esnek bir yapıya sahiptir ve çalışma şeklinize göre uyarlanabilir. 14 günlük ücretsiz deneme süresinden yararlanarak ekibinizle birlikte tüm özellikleri keşfedebilirsiniz. Kullanıcı kılavuzunu inceleyip farklı özellikleri test edebilir ve işinize en uygun özellikleri kullanabilirsiniz. Herhangi bir sorunuz olursa veya yardıma ihtiyacınız olursa, destek@cubicl.io adresinden bize ulaşabilirsiniz.
Uygun Fiyatlı Muhasebe Yazılımı Alternatifi
Cubicl Proje Yönetim Yazılımı, PMS veya bulut tabanlı muhasebe çözümleri için uygun fiyatlı bir alternatiftir. Cubicl için aylık veya yıllık abonelik seçeneklerinden birini tercih edebilirsiniz. Yıllık alımlarda %20 indirim mevcuttur. Abonelik ücreti kullanıcı başına alınır ve kullanıcı sayısı 25 veya daha fazla olduğunda, yıllık alımlarda sunulan indirimler %20'yi aşarak artmaktadır. 14 günlük ücretsiz denemenin ardından abonelik başlatabilirsiniz.
Cubicl SSS
Cubicl’ı bilgisayarıma indirebilir miyim?
Hayır, Cubicl bulut tabanlı bir uygulamadır ve indirmeniz gerekmez. Cubicl İş Takip Programına internet üzerinden herhangi bir web tarayıcısı (Chrome, Firefox, Opera vb.) ile bilgisayarınızdan erişebilirsiniz. Ayrıca, Cubicl mobil uygulamasını telefonunuza veya tabletinize indirerek hareket halindeyken görev yönetimi yapabilirsiniz.
Cubicl ile fatura oluşturabilir miyim?
Cubicl, esas olarak görev yönetimi için tasarlanmış bir yazılımdır ve faturalama modülü içermez. Ancak, Zoho Invoices veya QuickBooks gibi özel faturalama araçlarıyla kolayca entegrasyon yaparak faturalar oluşturabilirsiniz. Bu araçların Cubicl ile entegrasyonu hakkında daha fazla bilgi almak veya diğer olasılıkları keşfetmek için, entegrasyon kapasitesini artıran ve iş akışlarını otomatikleştiren Kodsuz otomasyon platformumuz Monkedo’yu ziyaret edebilirsiniz.
Müşteri portalı özelliği için hangi planı seçmeliyim?
Portal özelliğine erişebilmek için Profesyonel veya Kurumsal planlardan birini seçmeniz gerekmektedir.
Müşteri portalına davet ettiğim müşteriler için ücret ödeyecek miyim?
Hayır, Cubicl yalnızca Cubicl’a davet edilen kullanıcılar için ücret alır. Müşteri portalına erişen ve portalı kullanan müşterileriniz için ek ücret talep edilmez.
Müşteri portalını müşterilerime mobil uygulama olarak sunabilir miyim?
Evet, sunabilirsiniz. Şirketiniz için özel bir mobil uygulama geliştirip uygulama mağazalarında yayınlayabiliriz. Yazılım geliştirme ve mağaza yayını için yıllık bir ücret uygulanır. Bir örneği keşfetmek için Penguen Agency uygulamasını iOS veya Android telefonunuza indirebilirsiniz. Kişiselleştirilmiş bir teklif almak isterseniz, bizimle destek@cubicl.io adresinden iletişime geçebilirsiniz.
Muhasebe ve Danışmanlık Firmaları İçin Tek Platform
Cubicl ile muhasebe ve finansal danışmanlık firmaları iş akışı yönetimini hızlandırabilir, finansal yönetimi iyileştirebilir ve müşteri işbirliğini geliştirebilir. Görevleri otomatikleştirerek, iletişimi merkezi hale getirerek, iş ilerlemesini takip ederek ve güvenli veri paylaşımını sağlayarak firmanız daha verimli çalışabilir ve daha iyi hizmet verebilir. Bugün ücretsiz denemenizi başlatarak farkı keşfedin!