Ofisinizdeki bütün kağıtların ve klasörlerin hepsinin aynı masada bulunduğunu ve çalışma arkadaşlarınızın her gün o masadaki karışıklıktan kendi dosyalarını bulmaya çalıştığını düşünün. Gruplandırma olmadan çok zor değil mi? Ve ya yapmanız gereken işlerin size plansız olarak farklı yerlerden, farklı biçimlerde anlatıldığını ve bir düzenin olmadığını düşünün. Bu kaos insanı ürkütüyor değil mi? Bu durum sadece sizin görev yönetiminizi bozmaz. Benzer şekilde bu durum çalışma arkadaşlarınızın verimini de azaltır. Cubicl olarak size görevlerinizi, projelerinizi, departmanlarınızı ve daha fazlasını gruplandırma olanağı sunuyoruz. Cubicl’da görevlerinizi gruplandırmak ve kolayca bulunabilir olmasını sağlamak için birçok özellik mevcut.
- Departman, ekip veya projeleriniz için projeler oluşturduktan sonra hiyerarşik düzende projelerinizi görüntüleyin.
- Projeleriniz altında görevleri farklı görünümlerde gruplandırın.
- Dosyalarınızı ilgili departman veya proje için sınıflandırın.
- Gantt Çizelgesinde görev grupları oluşturun.
- Takvimde farklı zaman aralıklarına göre görevleri takip edin.
- Etiketler ile görevlerinizi konu başlıklarına göre ayırın.
Departmanları ve Ekipleri Gruplandırma
Gruplandırma yapmaya en yukarıdan başlamak gerekiyor. Bu sebeple ekiplerden, departmanlardan veya çalışma gruplarından başlayalım.
Bir departmanın ya da ekibin diğerinin görevini görmesine gerek olmadığından her departman için ayrı bir sayfanızın veya kategorinizin olması karışıklığın önüne geçer. Bunun için Cubicl’ın Projeler özelliğini kullanarak departmanlarınız ve ekiplerinizi gruplandırabilirsiniz. Projeler ait olduğu departmanın ya da ekibin görevlerini, dosyalarını, Gantt çizelgesini, zaman çizelgesini, takvimini ve raporlarını içerir. Bu da aslında projelerdeki gruplandırma yapmanıza olanak sağlar. Aşağıdaki resimde de görüldüğü üzere sayfanın üst kısmındaki butonlardan sekmeler arası geçişi rahatlıkla yapabilirsiniz.
Projeleri Hiyerarşik Düzende Gruplandırma
İlk oluşturduğunuz proje ana proje olarak geçer. Ana proje bütün şirketinizi temsil eder ve Cubicl bütün çalışanlarınızı otomatik olarak bu projeye ekler. Diğer bütün projeler ana projenin altında yer alır. Herhangi bir projenin altına istediğiniz kadar proje ekleyebilirsiniz. Örneğin aşağıdaki görselde gruplandırma yapılırken Yazılım Departmanının altına Bilgi İşlem Ekibi ve Bot Yazılımı Geliştirilmesi Projesi eklenmiş.
Projeler arasındaki hiyerarşiyi değiştirmek de sizin elinizde. İstediğiniz zaman projeleri tutup sürükleyerek proje düzenini değiştirebilirsiniz.
Görevlerinizi Aşamalarına Göre Gruplandırın
Cubicl’da görevler Kanban görünümüyle gösterilir. Bu bir tür görevleri gruplandırma yöntemlerinden biridir. Aşama başlıkları altında görevler sütun olarak listelenir. Bu gruplandırma sayesinde bir görevin hangi aşamada olduğunu görebilirsiniz.
Cubicl’da görevler Bekliyor, Aktif, Tamamlandı gibi aşamalardadır. Yani hangi görevde henüz çalışılmadığını, hangi görevlerin aktifte olduğunu ve hangi görevlerin bittiğini böylelikle görebilirsiniz. Ancak bu aşamaları kendi ihtiyaçlarınıza göre de özelleştirebilirsiniz.
Örneğin İnsan Kaynakları departmanı gelen iş başvurularını Cubicl’dan takip etmek isterse sırasıyla Bekliyor, Aday ile Telefon Görüşmesi, Aday ile Teknik Mülakat, Alındı, Red, İptal gibi farklı aşamalar oluşturabilir. Böylelikle İnsan Kaynakları ekibi pratik bir şekilde adayların işe alım sürecini takip edebilir.
Öncelik Sırasına göre Görevleri Gruplandırma
Bütün görevler aynı öncelikte olamaz değil mi? Cubicl’da görevlerinizin önceliğini belirleyip önceliklerine göre sıralayabilirsiniz. Böylelikle önceliği yüksek olanları gözünüzden kaçırmamış olacaksınız.
Cubicl’da öncelik sıralaması farklı renklerle ifade edilir:
Her kartın solunda görev önceliği renklerle gösterilir. Hem Kanban hem de Liste görünümünde sıralama ayarını önceliğe göre belirlediğinizde çok yüksek öncelikliden çok düşük öncelikliye doğru görevler sıralanır. Bu sizin hangi göreve daha çok önem vermeniz gerektiğini ekstra bir çaba harcamadan anlamanıza yardımcı olur.
Ekip Üyelerine Göre Görevler
Hangi ekip arkadaşınızın ne görevi var, şu an hangi görev üzerinde çalışıyor? Bunu daha rahat görmek için görevler sekmesinde üyelere göre butonuna tıklayarak üyeler bazında gruplandırma yapabilirsiniz. Aynı zamanda bu sayfada bir görevi bir üyeden alıp diğer üyeye atayabilirsiniz.
Dosyalarınızı Gruplayın
Cubicl’ın projeler özelliği size o projeyle ilgili olan dosyaları projenin içinde gruplandırma olanağı sunar. İlgili projeyle alakalı tüm dosyaları buraya ekleyebilirsiniz. Böylelikle dosya güvenliğini de sağlar, istediğiniz yerden istediğiniz zamanda bu dosyalara erişebilirsiniz. Projenin içinde çeşitli dizinler oluşturarak da dosyalarınızı gruplandırabilirsiniz. Bu alana bilgisayarınızda olan dosyalarınızı dosya türü fark etmeksizin ekleyebilirsiniz. Daha önce oluşturmuş olduğunuz klasörleri de yine proje altına ekleyebilirsiniz.
Gantt Çizelgesi ile Görevleri Gruplandırmak
Gantt çizelgesi proje planlamalarında yaygın bir şekilde kullanılan bir görsel iş planlama aracıdır. Cubicl’da da Gantt çizelgesini aktif bir şekilde kullanabilirsiniz. Her projenin bir Gantt çizelgesi bulunur. Gantt çizelgesinde her satır bir görev, her sütun ise bir gün ya da bir hafta olarak gösterilir. Böylelikle bir görev oluşturup zaman aralığını Gantt üzerinde planlayabilirsiniz. Her şey gözünüzün önünde olması da yanlış planlamaları engeller. Ayrıca zamanınızı ve iş gücünüzü daha verimli kullanırsınız. Aynı zamanda birbirleriyle ilişkili görevleri Görev Grupları özelliği ile gruplayabilirsiniz. Görev grupları Gantt üzerinde koyu gri çentikli blok halinde gösterilir. Bu görev grubunun altına ilgili görevleri ekleyebilirsiniz. Örneğin aşağıdaki görselde Teknik İşler, Müşteri İşleri ve Raporlama adında 3 adet görev grubu oluşturulmuş. Altına da ilgili görevler eklenmiş.
Görevlerinizi Takvimde Görüntüleyin
Her projenin bir takvimi vardır. Ve projedeki tüm görevleri gösterir. Dolayısıyla projede kaç görev var ve takvimdeki dağılımı nedir görebilirsiniz. Proje altında zaten bir gruplandırma yapmıştık. Bir de gün, hafta veya ay bazında da bu görevleri takvim üzerinde gruplandırabilirsiniz. Görevleri görüntülerken başlangıç, bitiş tarihine ya da görev süresine göre ayarlayabilir, farklı zaman aralıklarında veya liste görünümünde görüntüleyebilirsiniz.
Görevleri Etiketler ile Gruplandırma
Her görevin bağlı olduğu bir proje vardır. Çoğu zaman bir projenin içindeki görev sayısı o kadar çok olur ki istediğiniz görevi bulamayabilirsiniz. Sınıflandırma yaparken kullanılabilecek bir diğer yöntem ise etiket oluşturmak. Görevleri oluştururken görevlerinize etiket ekleyebilirsiniz. Örneğin pazarlamayla ilgili görevlerde SEO, Facebook Ads, User Onboarding; yazılım ile ilgili görevlerde bug, front-end, back-end; müşteri takibinde potansiyel müşteri, outbound, inbound gibi o projeyle alakalı etiketler oluşturabilirsiniz. Bu sayede görevler belirlediğiniz etiketler sayesinde daha belirgin olur.
Oluşturduğunuz etiketlere göre görevler arasında filtreleme de yapabilirsiniz. Böylelikle etikete göre gruplandırma yapmış olursunuz.
Cubicl ile Görevleri Gruplandırmak Artık Daha Kolay
Eğer siz de görevlerinizi, projelerinizi, dosyalarınızı gruplandırma konusunda yardıma ihtiyaç duyuyorsanız sitemizi ziyaret edebilirsiniz ve Cubicl’ı deneyebilirsiniz.