Hiç takımınızın görevler altında boğulduğunu, projelerin sürekli olarak iletişimsizlik ve kaçırılan son tarihlerle rayından çıktığını hissettiniz mi? Suçlu, iyi planlanmamış iş akışları olabilir. İş akışı, takımınızı görev başlatma noktasından tamamlanma noktasına yönlendiren görünmez yol haritasıdır. Herkesin görevini anlamasını ve projelerin doğru yolda ilerlemesini sağlar. Ancak, bu iş akışlarını oluşturmak ve takip etmek manual olarak çok sıkıcıdır ve hata yapmaya açık olursunuz. Bu sebeple sizi iş yönetim yazılımlarının diyarına davet ediyoruz! Bu dijital araçlar, karmaşaya düzen getirir, iş akışları tasarlamanıza, iletişimi düzenlemenize ve ilerlemeyi kolayca izlemenize olanak tanır. Bugün, Cubicl'ı keşfederek bu yazılımın potansiyelini açığa çıkaracağız. Kullanıcı dostu bir platform olan Cubicl İş Takip Programı ile takımınıza sorunsuz iş akışı yönetimi imkanı sağlayın.
İş Akışı Nedir?
İş akışı, bir görevi tamamlamak veya belirli bir hedefe ulaşmak için izlenen adımların veya süreçlerin dizisini ifade eder. Bu, görevlerin veya projelerin etkili ve verimli bir şekilde tamamlanmasını sağlamak için faaliyetlerin, kaynakların ve bilgilerin koordinasyonunu gerektirir.
İş Takip Süreçleri İçin Yazılım Kullanmanın Faydaları
Görev takip ve işbirliği uygulamaları iş akışları süreçlerinin sorunsuz bir şekilde tamamlanmasını amaçlar. Bir görev yönetim sistemi kullanmanın sağladığı faydaları şöyle sıralayabiliriz:
- Verimlilik: Yazılım süreçleri düzenler, tekrarlayan görevleri otomatikleştirir ve görev önceliklendirme için özellikler sunar, böylece ekipler daha az zamanda daha fazla iş başarabilir.
- Organizasyon: Dijital platformlar görevler, belgeler ve yazışmalar için merkezi alan sunar, dağınıklığı azaltır ve bilgi bulmayı kolaylaştırır.
- İşbirliği: İş akışı yazılımı, gerçek zamanlı işbirliğini, dosya paylaşımını ve iletişimi, konumlarına bakılmaksızın ekip üyeleri arasında kolaylaştırarak, takım çalışmasını destekler.
- Şeffaflık: Kullanıcılar, görevlerin yürütüldüğü projeleri takip edebilir, ilerlemeyi izleyebilir ve proje zaman çizelgelerini görüntüleyebilir, böylece takım içinde şeffaflığı ve sorumluluğu teşvik eder.
- İletişim: Elektronik ortamda ekip üyeleri görevler üzerinde tartışabilir, güncellemeleri paylaşabilir ve sorunları doğrudan iş akışı yazılımı içinde çözebilir. Farklı iletişim araçlarına gerek kalmaz. Anlık iletişim kurulacağı için ekibe hızlı ve dinamik olma yeteneği kazandırır.
- Esneklik: Birçok iş akışı yazılım çözümü özelleştirilebilir iş akışları ve görev şablonları sunar, böylece ekipler iş süreçlerini kendi ihtiyaçlarına ve tercihlerine göre uyarlayabilir.
- Analiz: Yazılımlar genellikle görev tamamlama sürelerinin, kaynak tahsisinin ve üretkenlik verilerinin analizini tutar, böylece ekipler iyileştirme alanlarını belirleyebilir ve iş akışlarını optimize edebilir.
- Uzaktan Çalışma Desteği: Uzaktan çalışma artışı ile, iş akışı yazılımı görevleri yönetmek ve fiziksel konumlarına bakılmaksızın ekip üyeleri ile işbirliği yapmak için dijital bir platform sağlar.
- Entegrasyon: İş akışı yazılımları, e-posta, takvimler ve e-posta uygulamaları gibi diğer araçlar ve platformlarla entegre olabilir, böylece iş akışları için birden fazla uygulama arasında geçiş yapmayı gerektiren adımları azaltır.
- Ölçeklenebilirlik: Ekipler ve projeler büyüdükçe, iş akışı yazılımları artan iş yükü ve karmaşıklığı karşılamak için ölçeklenebilir, görevleri ve projeleri etkili bir şekilde yönetmek için yeni özellik ve kullanımlar sunabilir.
Genel olarak, iş akışı ve görev yönetimi için yazılım kullanmak, ekiplerin düzenli, verimli ve işbirlikçi kalmasına yardımcı olur, bu da projeler ve girişimler için iyileştirilmiş üretkenlik ve daha iyi sonuçlar sağlar.
Cubicl İş Takip Programı (Task Management Software) Nedir?
Cubicl, takımlar için tasarlanmış bir görev yönetimi uygulamasıdır. Görev yönetimi için şunları yapmanıza olanak tanır:
- Takım üyelerine görev atama.
- Bu görevlerin ilerleyişini izleme.
- Projelere ait belge ve dosyaların depolanmasını sağlama.
- Her takım üyesinin iş yükünü görüntüleme.
- Takımınızla sohbet özelliği aracılığıyla iletişim kurma.
- Takım etkinliği ve proje ilerlemesi hakkında raporlar alma.
Bunlar dışında Cubicl Proje Takip Programı formlar ile anket yapabilir, müşteri portalı ile müşterilerin taleplerini toplayabilir, müşteriler sayfasına müşteri bilgilerini kaydedebilir, cari kayıt tutabilir, e-postalarınızı göreve dönüştürebilirsiniz. Bunlar dışında daha birçok özellik sunan Cubicl Görev Takip Programını keşfetmek için 14 günlük ücretsiz deneme başlatabilirsiniz.
Deneme başlatmadan önce Cubicl'da dilerseniz nasıl iş akışı oluşturulur, onu inceleyelim.
Cubicl ile İş Akışı Yönetimi
Uygulamada bir iş akışı (workflow) arka arkaya gelen görevlerden oluşur. İş Akışı özelliği özel iş akışlarınızı oluşturmanızı sağlar. Birbiriyle bağlantılı ve sürekli yapılması gereken işleri tekrar tekrar oluşturmanızı engeller, size zaman kazandırır.
Bir ana görevin ve bu ana görevin ardında kalabalık bir alt görev grubunun olduğunu ve bu görevlerin sizin bir rutininiz olduğunu farz edin. Bunları tek tek oluşturmak, kaydetmek ve aşamaların tamamlanıp tamamlanmadığını takip etmek hem verimliliği düşürüyor hem de bir yerden sonra yeterli özen gösterilmiyor. Cubicl Proje Yönetim Programı ile iş akışları oluşturabilir, bunları sonradan oluşturduğunuz ana görevlere ekleyebilirsiniz.
İş Akış ve Aşama Oluşturma
Cubicl'da ilk olarak "İş Akışları" sayfasından iş akışlarının şablonlarını hazırlamak ile başlayın. Bu kapsamda yapmanız gereken ilk şey akışa bir isim vermek. Ardından "Yeni aşama" ekle butonundan bu akışa ait aşamaları oluşturmalısınız. Aşamalar iş akışının görevleridir.
Yeni aşama ekle butonuna bastığınızda karşınıza bir form çıkar. Bu formda ad, açıklama, proje (aşamanın oluşacağı proje) ve görevliler gibi alanlar doldurulmalıdır. Cubicl'da iş akışının uzunluğuna, kaç aşamadan oluşacağına siz karar verirsiniz.
İş akışına eklediğiniz aşamaların (görevlerin) akıştaki sırasını değiştirebilir, aşamayı düzenleyebilir ya da tamamen silebilirsiniz. Oluşturduğunuz iş akışının tamamına da silebilirsiniz. Bu işlemi yaptığınızda eğer akış bir ana göreve eklendiyse bu akışa dahil olan görevler silinmeyecek fakat akıştan çıkarılacaklar.
Görev Formuna İş Akışı Ekleme
İş akış kurallarına göre Cubicl Görev Yönetim Programında önce bir ana görev oluşturmalısınız. Görev oluşturma formunda "Diğer" sekmesi bulunur. Buradan daha önce oluşturulmuş bir iş akış şablonu seçmelisiniz. "Oluştur" dediğinizde iş akışı göreve eklenir.
Görevin detaylar sayfasında, iş akışının ilk aşaması alt görev olarak eklenmiş olur. Bu görevin durumu "Tamamlandı"ya alındıktan sonra iş akışındaki ikinci aşama oluşur. Buradaki görevliler (görevli atandıysa) görevin onlara atandığına dair bildirimi alır. Kuruluşun üyelerinin amacı aşamaları sırası ile bitirmektir. Görevdeki işlerin sırası ile tamamlanması ardından ana görevi de "Tamamlandı" yapmalısınız.
Bu özellik sayesinde, süreçler kısalır. Artık işe her başladığınızda her aşama için görev oluşturma işlemini ayrı ayrı yapmakla vakit kaybetmeyecek ve bu aşamaların tamamlanıp tamamlanmadığını kontrol etmek zorunda kalmayacaksınız.
Cubicl, etkili iş akışları oluşturmak ve takımınızın üretkenliğini arttırmak için güçlü ve erişilebilir bir çözümdür. Kullanıcı dostu arayüzü ve kapsamlı özellikleri ile karmaşık projeleri yönetebilir, görevleri etkili bir şekilde ilgili kişilere atayabilir ve herkesi senkronize tutabilirsiniz. Net bir yol haritası ve planlanmış iş akışları ile takımınız kafa karışıklığına veda edebilir ve hedeflere güvenle ulaşabilir. Peki, neden bekleyesiniz? Doğru zamanda bu blog yazısını gördünüz. Daha fazla gecikmeden Cubicl Görev Takip Programında 14 günlük ücretsiz deneme başlatın.
İşletmeniz için bizimle iletişime geçin.
Web ve mobil tabanlı uygulamamız hakkında daha fazla bilgi almak için bizlere Pazartesi-Cuma 09.00-18.00 saatleri arasında destek@cubicl.io mail adresi veya 03129236223 telefon numarası üzerinden ulaşabilirsiniz. İş akışı hakkında daha fazla detay almak için Youtube videomuzu da izleyebilirsiniz.