Müşteri Takip Programı (MTP), işletmelerin müşterileriyle ilgili tüm bilgileri tek bir platformda toplamasına, düzenlemesine ve analiz etmesine yardımcı olan bir yazılımdır. Bu program, müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) olarak da bilinir.
MTP'nin temel işlevi, müşterilerle olan etkileşimleri takip etmek ve daha iyi bir müşteri deneyimi sunmak için bu verileri kullanmaktır.
Müşteri Takip Programı ve CRM Aynı Şeyler midir?
MTP ve CRM aynı şeydir. MTP, CRM'in Türkçe karşılığıdır. İngilizce'de "Customer Relationship Management" (Müşteri İlişkileri Yönetimi) anlamına gelen CRM, işletmelerin müşterileriyle olan ilişkilerini yönetmek için kullandıkları bir strateji ve uygulamalar bütünüdür. MTP ise bu stratejiyi uygulamak için kullanılan yazılımlardır.
Müşteri Takip Programı Faydaları
MTP, satış öncesi, sırası ve sonrasında birçok fayda sunar:
Satış Öncesi:
- Potansiyel müşterileri (lead) takip etme ve yönetme
- Fırsatları değerlendirme ve teklif hazırlama
- Pazarlama kampanyalarının etkinliğini ölçme
Satış Sırası:
- Müşterilerle iletişimi yönetme
- Siparişleri ve teklifleri takip etme
- Müşteri hizmetlerini yönetme
Satış Sonrası:
- Müşteri memnuniyetini ölçme
- Müşteri sadakatini artırma
- Tekrar satışları teşvik etme
Doğru Müşteri Takip Sistemi Seçimi
Piyasada birçok müşteri takip programı mevcuttur. Bunlardan bazıları şunlardır:
MTP seçerken işletmenizin ihtiyaçlarını göz önünde bulundurmanız önemlidir. Dikkat edilmesi gereken bazı unsurlar şunlardır:
- İşletmenizin büyüklüğü ve sektörü
- Bütçeniz
- Kullanıcı sayısı
- Gerekli özellikler
- Kullanıcı dostu olması
KOBİ’ler için basit bir program yeterli olabilirken, büyük işletmeler daha karmaşık ve özellikli bir programa ihtiyaç duyabilir.
E-ticaret ile uğraşan bir işletmenin, stok takibi ve entegre ödeme gibi özelliklere ihtiyacı varken, bir hizmet sektöründeki işletmenin randevu yönetimi ve proje takibi gibi özelliklere ihtiyacı olabilir.
MTP'lerin fiyatları, sundukları özelliklere ve işletme büyüklüğüne göre değişir. Küçük işletmeler için uygun fiyatlı birçok MTP seçeneği mevcutken, büyük işletmeler için daha pahalı programlar gerekli olabilir.
Müşteri takip programının kullanımının kolay olması, tüm çalışanlar tarafından rahatlıkla kullanılabilmesi için önemlidir. Büyük işletmelerde, farklı departmanlarda çalışan farklı kullanıcı grupları olabilir. Bu nedenle, programın farklı yetki seviyeleri ve özelleştirilebilir seçenekler sunması gerekir.
MTP'nin iyi bir müşteri desteği sunması önemlidir. Özellikle karmaşık programlar için, kullanıcıların programı kullanırken karşılaşabilecekleri sorunlarda yardımcı olabilecek bir destek ekibine ihtiyaç duyabilir.
Müşteri Takip Programı Arayanlar için Cubicl
Cubicl, görevlerinizi takip edebileceğiniz, projeler oluşturabileceğiniz ve ekibinizle sohbet edebileceğiniz bir görev yönetimi uygulamasıdır. Ancak Cubicl'ı bir müşteri takip programı olarak da kullanabilirsiniz. Çünkü uygulama içinde;
- müşteri kaydı,
- teklif kaydı,
- cari hesap kaydı,
- müşteri portalı,
- görevi müşteri ile paylaşma,
- göreve müşteri ekleme,
- e-postayı göreve dönüştürme,
gibi farklı özellikler bulunur. Cubicl görev yönetim aracı ile satış öncesinden sonrasına kadar tüm süreci yönetebilirsiniz. Potansiyel müşterilerinizle iletişim kurabilirsiniz. Müşteriler ile ilgili görevler oluşturabilirsiniz. Müşteri kayıtları oluşturabilir, teklifleri, görevleri ve muhasebe işlemlerini takip edebilirsiniz. Müşteri takip programlarının sağlamış olduğu tüm yetenekleri Cubicl'da bulabilirsiniz. Buna ek olarak diğer iş süreçlerinizi de yönetebilir ve ekip içi iletişimi kuvvetlendirebilirsiniz.
Gelin beraber, satış öncesi, satış sırası ve satış sonrası Cubicl Müşteri Takip Programını nasıl kullanabilirsiniz, inceleyelim.
Satış Öncesinde Müşteriye Açık İletişim Kanalları
Müşteri ilişkileri satış ekipleri için temeli kuvvetli başlaması gereken en önemli konudur. Bir müşteri adayını müşteriye dönüştürmenin en önemli faktörlerinden biri sağladığınız destektir. Tanıtım çalışmalarınız sonrasında potansiyel müşterilerinizin hem ürün/ hizmet hem de ekibiniz hakkında soruları olabilir. Bu soruların size ulaşabilmesi için öncelikle telefon, e-posta, destek linki gibi iletişim kanallarını açık tutmalısınız. Bu kanallardan gelen sorulara hızlı bir şekilde geri dönüş yapmanız, ekibinizle beraber koordineli çalışmanız, müşteri adayı ile alakalı iş takibini düzenli bir şekilde sürdürmeniz müşteri memnuniyetine katkı sunar. Potansiyel müşteriniz ile olan iletişiminizi, yazışmalarınızı ve maillerinizi görev olarak takip ettiğiniz Cubicl iş yönetimi uygulaması aracılığıyla yapabilirsiniz.
Destek Formu ile Soru Alın ve Hızlıca Cevaplayın
Cubicl proje yönetim uygulaması, potansiyel müşterileriniz ile paylaşmanız için size bir Destek Formu Bağlantısı sağlar. Bu bağlantıyı web sitenize, blog sayfanıza, e-ticaret sitenize vb. gömebilirsiniz. Sizler destek formu sayfasını uygun bulduğunuz sorular ve konulara göre özelleştirebilirsiniz. Potansiyel müşterileriniz bağlantıya tıkladığında dışarıya açık Destek Formunu görürler. Bu formu doldurarak ürün veya hizmetlerinizle ilgili sorularını sorabilirler. Teklif isteyebilirler. Şikayetlerini dile getirebilirler.
Potansiyel müşteri tarafından doldurulan formlar sizin ekibiniz için oluşturduğunuz projede destek görevi olarak oluşturulur. Görevin altında ekip arkadaşlarınızla işbirliği yapabilir, potansiyel müşterinin sorularını hızlı bir şekilde yanıtlayabilir ve onlarla dosya paylaşabilirsiniz.
“satis@sirketim.com” Mailinizi Entegre Edin
Bir satış veya destek ekibi olarak potansiyel müşterilerinizle iletişimi hızlandırmanın bir başka yolu da gelen e-postaları görevlere dönüştürmektir. Örneğin, satis@sirketim.com veya info@sirketim.com gibi genel e-posta adreslerinizi Cubicl proje yönetim yazılımına entegre edebilirsiniz. E-posta kutunuza mail geldiğinde bu mail Cubicl'da göreve dönüşür. E-postadan göreve dönüşen görevin altında ekibinizle beraber çalışabilir ve potansiyel müşterinize hızlı bir şekilde yanıt verebilirsiniz.
Destek formu ve e-postayı göreve dönüştürme özelliği sayesinde potansiyel kullanıcılarınızdan/ müşterilerinizden gelen talepler kayıt altına alınmış olur. Sizin yapmış olduğunuz tüm çalışmalar görev altında aktivite kaydı olarak kaydolur. Kim, ne zaman, hangi görevde, ne kadar süre ile çalışmış, her şey görünür. İşler aksamaz ve unutulmaz.
Satış Sırasında Düzenli İş Takibi
Diyelim ki potansiyel müşteri ürün/ hizmetten memnun kaldığını ve satın almayı düşündüğünü belirtti. Müşteri takibini yapmak için her şey kayıt altına alınmalı, müşteriye özel görevler oluşturulmalı, süreç yönetimi için aşamalar takip edilmelidir. Görev yönetiminin yanısıra müşteriyle ilgili fatura bilgileri, iletişim detayları vb. kaydedilmelidir. Sunulmuşsa teklifler not alınmalı, cari hesap kaydı tutulmalıdır.
Görev Takibi Yapın
Satış ve müşteri takibi için bu amaca yönelik Satış, Müşteri Takibi gibi projeler oluşturabilirsiniz. Müşterileriniz ile ilgili görevleri bu projelerde oluşturabilirsiniz. Projede görevler Kanban görünümü altında gösterilir. Kanban görünümünde varsayılan aşamalar sırası ile Bekliyor, Aktif, Tamamlandı ve Askıya Alındı'dır. Ancak sizler bunları kendi iş sürecinize göre özelleştirebilirsiniz. Örneğin bu durumları İlk Temas, Telefon Görüşmesi, Teklif, Revizyon, Kaydebildi, Kazanıldı, Tamamlandı gibi değiştirebilirsiniz. İlgili aşama altında görevi açabilirsiniz. Aşama değiştikçe görev kartını tutup sürükleyerek ilgili aşamanın altına alabilirsiniz.
Müşterilerinizi Kaydedin
Cubicl'da müşteriler için kayıt tutulabilir. Müşterinin,
- firma bilgileri,
- fatura bilgileri,
- iletişim bilgileri,
- firmada çalışan kişilerin bilgileri kaydedilir.
Kaydettiğiniz tüm müşteriler Müşteriler sayfasında listelenir. Bu sayfadan yeni müşteriler ekleyebilir ve bunları görüntüleyebilirsiniz.
Kaydedilen Müşteriyi Göreve Ekleyin
Cubicl görev yönetim aracında görev oluştururken göreve müşteriyi etiketleyebilirsiniz. Eklediğiniz müşteri ile ilgili görevler müşterinin kayıt sayfasında da görünecektir.
Ek olarak görevi müşteri ile paylaşabilirsiniz. Müşteri Cubicl'ın onlar için sağlamış olduğu müşteri portalından paylaşılmış görevleri görebilir, sizin onlara görünür yaptığınız görev aktiviteleri için bildirim alır ve geri dönüş yapabilir.
Tekliflerinizi Yönetin
Müşterilerinize sunduğunuz tekliflerin kaydını Cubicl'da oluşturabilirsiniz. Teklifler görevlerdeki kanban görünümünde olduğu gibi aşamalarına göre listelenir. Aşamasını değiştirmek için teklif kartını sürükleyip bırakabilirsiniz.
Cari Hesap Kaydı
Cari hesap kaydı özelliği, alacak ve borçların kayıtlarını tutmanıza olanak sağlar. Bu sayede kimden ne kadar ödeme almanız gerektiğini, ödemenin ne zaman yapılacağını, hangi ödemelerin geciktiğini, kime ne kadar borcunuzun olduğunu görebilirsiniz. Oluşturduğunuz kayıtlar müşteri portalı aracılığıyla müşterileriniz ile de paylaşılır. Kaydedilen tüm bilgiler için bildirim alırlar.
Müşteri Takip Programı ve Yetki Seviyeleri
Satış ekibinize farklı izin seviyeleri verebilirsiniz. Böylece müşterilerinizi, teklifilerinizi ve cari kayıtları yalnızca sorumlu kişiler görüntüleyebilir, değiştirebilir veya silebilir.
Müşteriler, teklifler ve cari kayıt sayfaları için izin seviyeleri:
- Hiçbiri yetkisi verilen kullanıcı teklifleri göremez ve hiçbir işlem yapamaz.
- Görüntüle yetkisine sahip kullanıcılar sadece teklif bilgilerini görüntüleyebilirler.
- Katkıda Bulun yetkisiyle teklif oluşturabilir ve not ekleyebilirsiniz.
- Düzenle yetkisiyle teklif bilgilerini düzenleyebilirsiniz.
- Yönet yetkisi tüm işlemlere izin verir ve kullanıcı izinlerini ayarlamanıza olanak sağlar. Kurum yöneticileri her zaman Yönet iznine sahiptir. Bu kullanıcıların yetkilerini kısıtlamak için önce Kurum sayfasına giderek yöneticilikten çıkarmanız gerekir.
Satış Sonrası Etkin Müşteri Yönetimi
Satıştan sonra bile müşterilerinizin soruları olacaktır. Veya periyodik olarak dosya ve rapor göndermeniz gerekebilir. Hizmeti/ ürünü tekrar satın almak isteyebilirler. Bunun için de iletişimde kalmak gerekebilir. Müşterileriniz sizinle kolayca iletişime geçebileceklerini ve sorularına hızlı bir şekilde cevap verileceğini bilmelidir. Bu sayede müşteri memnuniyetini arttırabilir ve onların sadakatini kazanabilirsiniz.
Tekrarlayan Görevler Oluşturma
Cubicl iş takip yazılımı görevler tekrar edilebilir yapılabilir. Böylelikle satın alım yapmış bir müşteri için gelecek bir tarihte oluşacak tekrarlayan bir satış takip görevi açabilirsiniz. Görevin zamanı geldiğinde müşteriye tekrar ulaşıp yeni bir satın alım yapıp yapmak istemediğini sorabilirsiniz, müşteri memnuniyeti hakkında bilgi alabilirsiniz, başka bir ürününüz için tanıtım yapabilirsiniz.
Müşteri Takip Programı ve Müşteri Portalı
Müşteri Portalı müşterilerinizin sizinle iletişime geçmesine, sorunlarını ve isteklerini size iletmesine olanak tanır. Ekip üyelerinizi Destek Taleplerine atayabilir, müşterinizle süreci takip edebilir ve müşterilerinizle iletişim kurabilirsiniz. Ayrıca müşterilerinizle görevleri, dosyaları ve cari hesap kayıtlarını paylaşabilirsiniz. Portal aracılığı ile yaptığınız işlerle ilgili bildirim alırlar.
Bulut Tabanlı Cubicl İş Takip Programını Deneyin
Müşteri takip programları kadar kullanıcılarına fonksiyon ve özellik sunan Cubicl proje yönetim aracı sadece yukarıda bahsedilen özelliklere sahip değildir. Cubicl kullanıcılarına şu özellikleri de sunar;
- proje takibi için Gantt Çizelgesi
- ekip içi yazışmalar için mesajlaşma
- sahadaki personeller için mobil uygulama
- görev planı oluşturmak için takvimler
- verimliliği ölçmek için raporlama
- offline ortamda da değerlendirme yapabilmek için görevlerin, raporların, müşterilerin excel veya PDF formatında dışarıya aktarılması
- bütünsel bir çalışma için Google Drive, Slack gibi uygulamalar ile entegrasyon
- hızlı aksiyon alabilmek için e-posta, uygulama içi ve tarayıcı bildirimleri
- görevleri zamanında tamamlayabilmek için zaman çizelgesi üzerinden görev takibi
- kalabalığı önlemek için görev arşivleme ya da bazı özellikleri kapama
- küçük notları kaydetmek için notlar oluşturma
- zaman tasarrufu için iş akışı oluşturma
- araştırma formları ve ekip içi anketler için formlar
- ekip üyelerinin ve kurumun izinli olduğu günler için izin takibi
- güvenlik için gizli görevler ve gizli projeler
- her ekibin ihtiyacına göre özelleştirilebilir, eklenebilir ve değiştirilebilir alanlar.
Müşteri takip programı özelliklerine sahip olan Cubicl tüm ekipler için kullanışlı özellikler sunar. Cubicl görev takibi aracı şu an için ön muhasebe programı yetenekleri, e-fatura hazırlama özelliği veya kasa takibi yoktur. Ancak kullanıcılarımızdan gelen talepleri merak ediyoruz. Eğer bu yönde bir talebiniz varsa ya da Cubicl hakkında bilgi almak isterseniz lütfen destek ekibimize ulaşın.