Hızla gelişen iş ortamında şirketler sürekli olarak operasyonel verimliliklerini artırmanın ve iş akışlarını kolaylaştırmanın yollarını arıyor. Özellikle İnsan Kaynakları (İK) departmanları, çalışan bulma, işe alım, performans yönetimi ve uyumluluğa kadar çok sayıda görevi yönetme zorluğuyla karşı karşıyadır. Geleneksel olarak bir insan kaynakları programı bu süreçleri otomatikleştirmek için başvurulacak çözüm olmuştur. Ancak giderek artan sayıda kuruluş, esneklikleri ve çeşitli departmanlarda daha geniş uygulamaları için görev ve proje yönetimi araçlarına yönelmektedir. Bu yazı, insan kaynakları programları ile görev yönetimi araçları arasındaki temel farkları incelemekte, şirketlerin neden ikincisini tercih ettiğini açıklamata ve Cubicl İş Takip Programının özelliklerini ve İK departmanlarındaki pratik kullanım örneklerini incelemektedir.
İnsan Kaynakları Programı Nedir?
İnsan Kaynakları (İK) yazılımı, çeşitli İK görevlerini ve süreçlerini otomatikleştirmek ve kolaylaştırmak için tasarlanmış dijital çözümleri ifade eder. Bu sistemler çalışan verilerinin, işe alım, işe alım, maaş bordrosu, sosyal yardım yönetimi, performans değerlendirmesi ve iş kanunlarına uygunluğun yönetilmesine yardımcı olur. İK yazılımının temel amacı, manuel iş yüklerini azaltarak ve veri doğruluğunu artırarak İK departmanlarının verimliliğini ve etkinliğini artırmaktır.
İnsan Kaynakları Programı Örnekleri ve Özellikleri
Bu amaç için geliştirilmiş ve kulanımda olan bazı uygulamalar ise şöyle:
BambuHR İnsan Kaynakları Yönetimi Uygulaması
- Özellikler: Çalışan veri yönetimi, işe alım, performans yönetimi, izin takibi ve raporlama.
- Avantajları: Kullanıcı dostu arayüz, özelleştirilebilir iş akışları ve güçlü entegrasyon yetenekleri.
Workdays İnsan Kaynakları Programı
- Özellikler: İnsan gücü yönetimi, bordro, yetenek yönetimi, sosyal hak yönetimi ve analitik.
- Faydaları: Kapsamlı İK paketi, gerçek zamanlı analizler, güçlü raporlama yetenekleri ve küresel uyumluluk desteği.
Zenefits İK Programı
- Özellikler: Fayda yönetimi, bordro, zaman takibi, uyumluluk yönetimi ve çalışanların self-servis hizmetleri.
- Faydaları: Kullanımı kolaydır, popüler iş uygulamalarıyla entegre olur, otomatik İK süreçleri sunar ve mobil uyumlu bir platform sağlar.
ADP Workforce İnsan Kaynakları Programı
- Özellikler: İK yönetimi, bordro, sosyal haklar yönetimi, yetenek yönetimi ve zaman ve devamlılık takibi.
- Avantajları: Her büyüklükteki işletme için ölçeklenebilirlik, güçlü analizler, uyumluluk desteği ve kapsamlı müşteri hizmetleri.
Gusto İK Yazılımı
- Özellikler: Bordro, sosyal yardım yönetimi, zaman takibi, işe alım ve uyumluluk.
- Yararları: Kapsamlı bordro özellikleri, kullanıcı dostu, küçük işletmeler için güçlü destek ve otomatik vergi beyanı.
İnsan Kaynakları Yönetimi için İş Takip Programı Kullanımı
İş takibi yazılımları, ekiplerin projeleri baştan sona planlamasına, yürütmesine ve izlemesine yardımcı olmak için tasarlanmıştır. Bu araçlar proje planlama, görev atama, ilerleme takibi ve işbirliğine yapılandırılmış bir yaklaşım sağlar. Bu araçlar, İK için özel olarak tasarlanmasa da, esneklikleri ve sağlam özellik kümeleri nedeniyle insan kaynakları görevlerini yönetmede oldukça etkili olabilir. Cubicl, Asana, Monday gibi bulut tabanlı görev ve proje takibi uygulamaları insan kaynakları programları için alternatif olarak düşünülebilir.
Şirketler Neden İnsan Kaynakları Programı Yerine Görev Yönetimi Yazılımları Seçiyor?
İşletmeler özel İK yazılımına mı yoksa çok yönlü görev yönetimi araçlarına mı yatırım yapmaları gerektiğine dair ikilemde kalabilir. Her iki yazılım türünün de kendine özgü avantajları olsa da, insan kaynakları programı yerine proje ve görev yönetimi araçlarını tercih etme seçimini çeşitli faktörler etkiler. Bu faktörler arasında şirket büyüklüğü, sektör, şirketin ve ekiplerin özel ihtiyaçları ve araçların esnekliği ve maliyet etkinliği yer alır.
Şirket Büyüklüğü
Küçük ve Orta Ölçekli İşletmeler (KOBİ'ler):
- Maliyet Verimliliği: Proje ve görev yönetimi araçları genellikle kapsamlı bir insan kaynakları yazılımından daha uygun maliyetlidir. Bütçeleri sınırlı olan KOBİ'ler bu araçları mali açıdan daha uygun bulabilirler.
- Basitlik: Küçük şirketlerin genellikle daha az karmaşık İK ihtiyaçları vardır. Proje yönetimi araçları, tam ölçekli ik programları karmaşıklığı ve maliyeti olmadan temel İK görevlerini yönetmek için yeterli işlevsellik sunar.
Büyük İşletmeler:
- Ölçeklenebilirlik: Kapsamlı İK operasyonlarına sahip büyük şirketler, ölçeklenebilirlik ve bordro yönetimi gibi gelişmiş özellikler için özel İK yazılımına ihtiyaç duyabilir. Ancak bazı büyük işletmeler esneklik ve entegrasyon kabiliyetleri nedeniyle belirli İK projeleri için proje yönetimi araçlarını da kullanabilir.
Endüstri
Teknoloji Firmaları ve Startup'lar:
- Çeviklik ve Esneklik: Hızlı büyüyen girişimler ve teknoloji şirketleri genellikle çevikliğe ve esnekliğe öncelik verir. Cubicl, Asana, Trello ve Monday gibi proje yönetimi araçları, değişen ihtiyaçlara hızla uyum sağlayabilen özelleştirilebilir iş akışları sunar.
- Entegrasyon Yetenekleri: Birçok proje yönetimi aracı, dosya paylaşımı, iletişim araçları gibi teknoloji endüstrilerinde yaygın olarak kullanılan diğer yazılımlarla iyi bir şekilde entegre olur.
Yaratıcı Endüstriler:
- İşbirliği ve Yaratıcılık: Pazarlama, tasarım ve medya gibi sektörler, proje yönetimi araçlarının işbirliğine dayalı özelliklerinden yararlanır. Bu araçlar, bu alanlarda çok önemli olan yaratıcı iş akışlarını ve ekip işbirliğini kolaylaştırır.
Şirketin ve Ekiplerin İhtiyaçları
- Çok yönlülük: Proje ve görev yönetimi araçları çok yönlüdür ve proje planlama, ekip işbirliği ve iş akışı yönetimi gibi insan kaynaklarının ötesinde çok çeşitli amaçlar için kullanılabilir. Bu çok yönlülük, onları çok işlevli araçlar arayan şirketler için çekici kılmaktadır.
- Kullanım Kolaylığı: Birçok proje yönetimi aracı, kullanıcı dostu arayüzler ve basit öğrenim süreçleriyle tasarlanmıştır. Bu kullanım kolaylığı, özellikle özel İK profesyonellerine sahip olmayan ekipler için faydalıdır.
- İşbirliği: Gerçek zamanlı iletişim, dosya paylaşımı ve işbirliğine dayalı görev panoları gibi özellikler ekip işbirliğini ve üretkenliğini artırarak bu araçları dinamik ve işlevler arası ekipler için uygun hale getirir.
- Özelleştirilebilir İş Akışları: Proje yönetimi araçları, işe alım, işe giriş, performans incelemeleri ve çalışan katılımı gibi belirli İK süreçlerine uyacak şekilde uyarlanabilecek son derece özelleştirilebilir iş akışları sunar.
Maliyet Verimliliği
- Bütçe Kısıtlamaları: Özellikle küçük işletmeler ve yeni kurulan şirketler için tam teşekküllü İK yazılımının maliyeti fahiş olabilir. Proje yönetimi araçları genellikle işletmelerin ihtiyacını karşılamak için yeterli işlevselliğe sahip, daha uygun maliyetli bir çözüm sunar.
- Abonelik Esnekliği: Birçok proje yönetimi aracı, küçük ekipler veya bütçeleri kısıtlı şirketler için cazip olabilecek temel özelliklere sahip ücretsiz sürümler de dahil olmak üzere esnek abonelik planları sunar.
Özel İK yazılımı, kapsamlı insan kaynakları yönetimi için sağlam, özel çözümler sunarken, proje ve görev yönetimi araçları esnek, çok yönlü ve çoğu zaman daha uygun maliyetli bir alternatif sunar. Şirketler, şirket büyüklüğü, sektör, şirketin ve ekiplerin özel ihtiyaçları ve bu araçların sunduğu esneklik ve özelleştirme gibi çeşitli nedenlerle proje ve görev yönetimi araçlarını İK programları yerine tercih ediyor. Şirketler, proje yönetimi araçlarının güçlü yönlerinden yararlanarak İK görevlerini verimli bir şekilde yönetirken aynı zamanda daha geniş proje ve görev yönetimi yeteneklerinden de yararlanabilirler.
İş takip programlarının sağladığı faydaların ardından, onlardan biri olan Cubicl'ın yeteneklerini keşfedelim.
İnsan Kaynakları Programı Alternatif Cubicl İş Takip Programı Nedir?
Cubicl, ekiplerin çalışmalarını organize etmelerine, verimli bir şekilde işbirliği yapmalarına ve görevleri etkili bir şekilde yönetmelerine yardımcı olmak için tasarlanmış bir görev ve proje yönetimi yazılımıdır. İşletmenin projeleri planlayabileceği, görevleri atayabileceği, ilerlemeyi takip edebileceği ve sorunsuz bir şekilde iletişim kurabileceği birleşik bir platform sağlar.
Görev yönetimi
- Görev Oluşturma ve Atama: Kolayca görevler oluşturun ve bunları ekip üyelerine atayın. Sorunsuz görev akışını sağlamak için öncelikleri, son teslim tarihlerini ve görevlileri belirleyin.
- Görev Takibi: Görevlerin durumunu gerçek zamanlı olarak izleyerek hiçbir şeyin gözden kaçırılmamasını ve son teslim tarihlerine uyulmasını sağlayın.
Proje Yönetimi
- Proje Planlama: Gantt ve zaman çizelgeleri ile ayrıntılı proje planları oluşturun. Projeleri yönetilebilir görevlere bölün ve bunları ekip üyelerine atayın.
- İlerleme Takibi: Projenin ilerlemesini izlemek ve potansiyel darboğazları belirlemek için Gantt şemaları ve Kanban panoları gibi görsel araçları kullanın.
İşbirliği araçları
- Ekip İletişimi: Yerleşik sohbet özellikleri ve görevler ve projelerle ilgili yorum bölümleri aracılığıyla ekip iletişimini kolaylaştırın.
- Dosya Paylaşımı: Dosyaları ve belgeleri doğrudan platformda paylaşarak gerekli tüm kaynakların kolayca erişilebilir olmasını sağlayın.
Raporlama ve Analitik
- Zaman Kaydı: Görevler ve projeler için harcanan zamanı takip edin. Bu özellik, verimliliği ölçmek için kullanışlıdır.
- Özel Raporlar: Proje performansını, ekip üretkenliğini ve görev tamamlanma oranlarını analiz etmek için raporlar oluşturun.
- İçgörüler: Ekip performansına ilişkin içgörüler elde etmek ve iyileştirilecek alanları belirlemek için geleceğe yönelik raporlar alın.
Entegrasyon
- Üçüncü Taraf Entegrasyonları: Kusursuz bir iş akışı oluşturmak için Cubicl'i diğer iş araçları ve uygulamalarıyla entegre edin. Buna e-posta, takvim ve diğer üretkenlik araçları dahildir.
İnsan Kaynakları Departmanları için Cubicl Kullanım Senaryoları
Cubicl Görev Takip Programı, tüm takımlar için birçok farklı özellik sunar ve isteğinize göre şekillendirilebilir. İşte sizin için hazırladığımız bazı kullanım senaryoları!
Departman ve Görevler için Proje
Cubicl'da çalışma alanları "Proje" olarak adlandırılır. Sizler de İnsan Kaynakları ile ilgili işler için bu isimde bir proje oluşturabilirsiniz. Tüm görevleri buradan takip edebileceğiniz gibi bu projenin altına alt projeler açarak insan kaynakları görevlerini gruplandırabilirsiniz.
Özelleştirilmiş Kanban
Cubicl'da görevler Kanban görünümünde görevin aşamalarına göre gösterilir. Varsayılan olarak Bekliyor, Aktif, Tamamlandı ve Askıya Alındı belirtilen görev aşamalarını insan kaynakları ekipleri diledikleri gibi özelleştirebilir.
Örneğin insan kaynakları çalışanları Linkedin gibi platformlardan aday arayışında olabilirler, ya da kariyer.net gibi sitelerden ilan paylaşmış olabilirler. Hem ekibin ulaştığı kişilr hem de ekibe ulaşan başvurular için görevler özelleştirilmiş aşamanın altında oluşturulabilir, aşamalar Cubicl üzerinden takip edilebilir.
E-postadan Göreve
Cubicl'daki e-postadan göreve özelliği sayesinde kariyer@sirketim.com gibi e-posta hesaplarınıza gelen mailler Cubicl'da görev olarak oluşur. Görevin bildirimi e-posta kutusu için görevli olarak seçilmiş kişinin hesabınına düşer. Böylelikle iş başvuruları mailleri Cubicl'dan takip edilebilir. Cubicl İş Takip Programı üzerinde e-postadan göreve dönüşen görevde ekip arkadaşlarınızla iletişim kurabilir, değerlendirme yapabilir ve başvuru gönderene geri dönüş yapabilirsiniz.
İş Akışları, Alt Adımlar ve Alt Görevler
Ekibe yeni giren çalışanların uyum süreçlerinin yönetilmesi için birden fazla aşamayı içeren bir görev takibi yapılması gerekir. Bu süreci kolaylaştırmak için mevcut görev alt adımlara ve alt görevlere bölünebilir.
Tüm görevlerin içeriği aynı ise bir görev şablon olarak kaydedilebilir ve gerektiğinde kopyalanarak özelleştirilebilir.
Görevlerin içerikleri ve görevlileri aynı ise tüm süreç iş akışı olarak oluşturulabilir.
Çalışan Özlük Dosyalarının Takibi
Bir işletmenin personel yönetimi işlerinin önemli bir kısmı da dosya takibinin yapılmasından oluşur. Özlük belgelerinin depolanması, bordroların kaydı, yıllık izin dilekçelerinin takibi gibi işlemler evrak işleridir. Bu evrakların dijital ortamda güvenli bir yerde gruplandırılarak saklanması ekiplerin iş yükünü hafifletir. Cubicl'da projelerin dosyalar sayfası vardır. Burada çalışanlar için klasörler açılarak belgeleri korunur ve her yerden ulaşılabilir olur.
Personel Performansı için Raporlar
Cubicl'da diğer ekiplerin iş yönetimi de yapılabilir. İnsan kaynakları liderleri diğer departmanların veya ekiplerin liderleri ile diğer ekiplerin performansını raporlar özelliği sayesinde değerlendirebilir ve puanlamaları bu analizlere göre yapabilir.
Verimlilik için En İyisini Seçin
İşletmeler iş akışlarını optimize etmeye ve üretkenliği artırmaya çalışırken, ik programı ile görev yönetimi araçları arasındaki seçim kritik hale gelmektedir. İK yazılımı, insan kaynakları süreçlerini yönetmek için özel çözümler sunarken, Cubicl gibi görev yönetimi araçları, daha geniş bir yelpazedeki ihtiyaçları karşılayabilecek çok yönlü ve uygun maliyetli bir alternatif sunar. Güçlü özellikleri ve kullanıcı dostu arayüzü ile Cubicl İş Takip Programı, İK departmanları için paha biçilmez bir varlık olduğunu kanıtlamakta ve onların çalışan bulma, işe alım, çalışan performansı ve daha fazlasını verimli bir şekilde yönetmelerine olanak tanımaktadır. Şirketler bu tür araçlardan yararlanarak yalnızca İK operasyonlarını kolaylaştırmakla kalmaz, aynı zamanda daha iyi işbirliğini teşvik edebilir ve daha fazla genel verimlilik elde edebilir.