Hepimizin bildiği gibi yoğun iş temposunda bazı işleri hep arka plana atıyoruz veya erteliyoruz. Buna erteleme hastalığı ya da procrastination deniyor. Bu durum hemen hemen hepimizin farklı dönemlerinde ve hayatımızın farklı alanlarında başımıza geliyor. Özellikle de yetişkinlik döneminde iş yerinde erteleme davranışının yol açtığı sorunlar ile karşı karşıya kalıyoruz. Sonunda takip edilmesi gereken işler ya diğerlerinin arasında hiç bitirilmeden unutulup gidiyor ya da teslim günü geldiğinde nasıl halledeceğiz diye telaşlanıyoruz. Dolayısıyla bu durumun hem çalıştığımız yere, hem ekibimize hem de kendimize olan olumsuz yansımalarına maruz kalıyoruz. Ancak bu sorunumuzda bize yardımcı olacak teknikler ve iş takip programları gibi araçlar mevcut. Gelin, konuyu derinlemesine inceleyelim.
Erteleme Hastalığı Nedir?
Procrastination (erteleme hastalığı), yapılması gereken görevleri veya eylemleri ertelemek veya geciktirmek anlamına gelir. Geleneksel anlamda bir hastalık değildir, ancak bazı insanlar için kronik hale gelebilir. Kronik erteleme, bu davranışın sürekli ve sürekli bir alışkanlık haline gelmesi durumunda ortaya çıkar ve bir kişinin etkin bir şekilde işlev gösterme yeteneğini önemli ölçüde etkileyebilir.
Erteleme Hastalığı Belirtileri Nelerdir?
Erteleme hastalığının belirtileri şunları içerebilir:
- Sürekli Gecikme: Olumsuz sonuçları bilmesine rağmen görevleri her zaman son dakikaya kadar ertelemek.
- Görevlere Başlamada Zorluk: Görevlere başlamakta zorlanma hissi, bunun sonucunda da kaçınma.
- Bahane Üretme: Görevleri başlamamak veya tamamlamamak için gerekçeler veya mazeretler üretme.
- Mükemmeliyetçilik: Yüksek standartları karşılamama korkusu, kaçınma veya erteleme ile sonuçlanabilir.
- Anksiyete ve Stres: Prokrastinasyon, yaklaşan son tarihler veya tamamlanmamış görevler nedeniyle artan stres ve anksiyeteye neden olabilir.
- Üretkenlikte Azalma: Erteleme alışkanlıkları nedeniyle zamanında teslim etme veya hedeflere ulaşma konusunda zorluklar.
Erteleme hastalığına kişiler her dönemde tutulabilir. Bu durum işten akademik alana, kişisel hedeflerden ilişkilere kadar yaşamın çeşitli yönlerini etkileyebilir. Öte yandan her erteleme davranışını anormal bulmamalıyız. Ancak bu durumun kronik erteleme hastalığı olup olmadığını da iyi analiz etmeliyiz.
Erteleme Hastalığının Nedenleri Nelerdir?
Ertelemeye sebep olan çeşitli sebepler olabilir. Genellikle psikolojik, duygusal ve durumsal unsurların karmaşık etkileşimiyle ilişkilidir. Bazı yaygın nedenler ise şöyledir:
- Başarısızlık Korkusu: Yüksek standartları karşılayamama veya eleştirilme korkusu, görevlerden kaçınmaya yol açabilir.
- Mükemmeliyetçi Olmak: Kendi için aşırı yüksek standartlar belirlemek, potansiyel başarısızlıktan veya hatalardan kaçınmak için görevleri ertelemeye yol açabilir.
- Zaman Yönetimi Sorunları: Görevleri önceliklendirememe veya zamanı etkili bir şekilde yönetememe, prokrastinasyona katkıda bulunabilir.
- Motivasyon Eksikliği: Bir görev ilginç gelmiyorsa veya kişisel anlam taşımıyorsa, kişiler içsel motivasyon eksikliği nedeniyle erteleyebilir.
- Karar Verme İhtiyacı: Çok fazla seçenek olması veya en iyi eylem planını belirlemekte zorlanma, erteleme davranışına yol açabilir.
- Görev Nefreti: Bazı görevler negatif duyguları veya rahatsızlığı tetikleyebilir, bu da insanlarda bir şey yapma arzusunu azaltır.
- Düşük Özgüven: Bir görevi başarıyla tamamlayabileceğine dair şüpheler, erteleme alışkanlığına neden olabilir.
- Anlık Haz Tercihi: Uzun vadeli ama daha az hemen ödüllendirici görevler yerine kısa vadeli keyif veya kolay görevleri tercih etmek görülen erteleme hastalığı nedenlerinden biridir.
İş Yerinde Kronik Erteleme Davranışı
İşyerinde kronik erteleme, görevleri ve sorumlulukları sürekli olarak ertelemeyi veya geciktirmeyi alışkanlık haline getirmeyi ifade eder. Çalışma ortamında bu davranışın bazı olumsuz etkileri olabilir:
- Son Tarihleri Kaçırma: Görevleri sürekli erteleme, son teslim tarihlerini kaçırmaya yol açabilir. Bu durum, proje programlarını etkileyebilir ve tüm ekip veya organizasyon için gecikmelere neden olabilir.
- Üretkenliğin Azalması: Görevlerin sürekli olarak ertelenmesi, üretkenlik düzeylerini düşürebilir. Bu durum, hem bireysel hem de takım performansını etkileyebilir.
- Artan Stres: Erteleme durumu genellikle son tarihler yaklaştıkça artan stres ve anksiyeteye yol açar. Bu durum, çalışanların zihinsel sağlığını etkileyebilir. Motivasyon eksikliği ve tükenmişlik sendromuna yol açabilir.
- İş Kalitesinin Düşmesi: Erteleme nedeniyle son dakikada işleri yetiştirmek, kişinin yapması gereken işlerin kalitesini düşürebilir. Bu durum yapılması gereken işi hatalı verilerle teslim etmeye ve vasat sonuçlara yol açabilir.
- İlişkilerin Zorlanması: Ekip ortamında görülen erteleme, iş arkadaşları arasında sürtüşmeye neden olabilir. Başkalarının yapması gereken işleri ekip üyelerinin yapması anlamına gelebilir ve bu da ekip içinde tartışmaları büyütebilir.
- Olumsuz İtibar: Görevleri sürekli olarak ertelemek, iş yaşamında olumsuz bir itibara yol açabilir. Bu durum, iş arkadaşları ve yöneticilerin kişi hakkındaki güvenilirlik ve profesyonellik algısını etkileyebilir.
Ertelemeyin! Yıldız Çalışan Olmanın Yolları
Genel olarak erteleme, işyerinde verimliliği, takım çalışmasını ve bireysel performansı ciddi şekilde etkileyebilir. Bu durum, erteleme eğiliminde olan çalışanın yanı sıra onunla çalışan diğer kişileri de etkileyebilecek bir stres ve gerginlik ortamı oluşturabilir. Prokrastinasyonun altında yatan nedenleri anlamak, bu davranışı ele almada ve yönetmede önemlidir. Ertelemeden kaçınmak ve başarılı bir çalışan olmak, üretkenliği ve verimliliği artırmak için stratejiler benimsemeyi gerektirir:
- Net Hedefler Belirlemek: Her gün veya hafta için net ve ulaşılabilir hedefler belirleyin. Bir yol haritası oluşturmak, görevleri önceliklendirmenize yardımcı olur.
- Görevleri Önceliklendirme: Öncelikli görevleri belirleyin ve önce onlarla ilgilenin. Eisenhower'ın Acil/Önemli matrisi gibi teknikleri kullanarak görevleri önem ve aciliyet açısından sıralayın.
- Görevleri Parçalara Ayırma: Büyük görevleri daha küçük, yönetilebilir parçalara bölün. Bu, görevleri daha az korkutucu ve başlaması daha kolay hale getirir.
- Zaman Çizelgesi Oluşturma: Günlük veya haftalık olarak belirli görevlerin ne zaman ele alınacağını belirleyen bir zaman çizelgesi oluşturun. Mümkün olduğunca buna uyun.
- Dikkat Dağıtıcıları Yönetme: E-postaları veya sosyal medyayı kontrol etmek için belirli zamanlar belirleyerek dikkat dağıtıcıları en aza indirin. Gerektiğinde dikkat dağıtan web sitelerini engellemek için araçlar veya uygulamalar kullanın.
- Zaman Blokları Kullanma: Farklı türdeki görevler için belirli zaman blokları ayırın. Örneğin, odaklanılmış çalışma süreleri ve toplantılar veya işbirlikçi çalışma için ayrı zamanlar belirleyin.
- Sorumluluk Ortağı Bulun: Hedefleri veya görevleri bir meslektaşınız veya yöneticinizle paylaşın. Sizi sorumlu tutacak birinin olması motivasyonu artırabilir ve prokrastinasyonu azaltabilir.
- İlerlemeyi Ödüllendirme: Görevleri tamamladığınızda veya kilometre taşlarına ulaştığınızda kendinizi ödüllendirin. İlerlemenizi ödüllendirmek motivasyonu artırabilir.
- Mükemmeliyetçiliği Azaltma: Mükemmeliyet her zaman gerekli olmayabilir. Bir görev sizin gösterdiğiniz zaman kadar değerli olmayabilir.
- Zihniyet Değişikliği: Görevlere başlamakta yaşadığınız rahatsızlık yerine, onları tamamlamanın getireceği faydalara odaklanın.
- Kendine İyi Bakma: İş günü boyunca yeterli dinlenin ara verin ve hareket edin. Dinlenmiş bir zihin daha verimli olur ve erteme eğilimi daha azdır.
- Yansıtma ve Uyum: Düzenli olarak üretkenlik stratejilerinizi değerlendirin. En iyi stratejiyi bulana kadar belirli aralıklarla yöntemlerinizde değişiklik yapın.
Görev ve proje yönetimi yazılımları, bu stratejileri yürütmenize olanak tanır. Erteleme ile mücadele etmede ve iş ortamında görevlerin ve detayların unutulmamasında oldukça yardımcı olabilir.
Ertelemeyi Cubicl İş Takip Programı ile Durdurun!
Cubicl Görev Takip Programı görev yönetimi, proje planlama, takım işbirliği ve müşterilerinizi tek bir platformda birleştirir. Ve sizin erteleme hastalığından kurtulmanızda en büyük yoldaşınızdır.
- Görev Düzenleme: Cubicl ile görevleri yapılandırın ve düzenleyin. Görevlerin ve son tarihlerinin net bir listesine sahip olmak, onları zamanında tamamlamaya motive edebilir.
- Son Tarih Yönetimi: Cubicl Görev Yönetimi Yazılımı son tarihler ve hatırlatıcılar belirleme gibi özellikler sunar. Bu, görevleri önceliklendirmenize ve proje zaman çizelgeleriyle uyum içinde olmanıza yardımcı olur.
- İşbirliği: Cubicl Proje Yönetim Aracı takım üyeleri arasında işbirliği yapmayı kolaylaştırır. Bu, sorumlulukları paylaşmayı teşvik eder ve herkesin görevlerini bilmesini sağlar, böylelikle görevlerin gözden kaçma olasılığını azaltır.
- Merkezi Bilgi: Tüm proje ile ilgili bilgiler, belgeler ve iletişim, Cubicl Proje Takip Aracı ile merkezi bir şekilde saklanabilir. Bu, önemli detayların unutulma veya kaybolma riskini en aza indirir.
- İlerleme Takibi: Cubicl İş Yönetim Aracı ilerlemeyi takip etme özellikleri sunar, böylece görevlerin veya projelerin ne kadar ilerlediğini görebilirsiniz. Bu, bir başarı hissi sağlar ve dikkat gerektiren alanları belirlemede yardımcı olur.
- Bildirimler ve Uyarılar: Otomatik hatırlatıcılar ve bildirimler, yaklaşan son tarihleri veya görevlerdeki herhangi bir değişikliği size bildirerek önemli detayları unutma olasılığını azaltır.
Detaylı bilgi için Cubicl'ın sitesini ziyaret edebilirsiniz.