Günümüzün dinamik iş ortamında proje başarısının sağlanması stratejik bir yaklaşım gerektirir. Etkili proje takip programı, ekiplerin düzenli tutulmasında, görevlerin yolunda gitmesinde ve son teslim tarihlerine uyulmasında hayati bir rol oynar.
Bu blog, proje yönetimi uygulamasının önemine odaklanıyor ve proje yöneticilerinin, ekiplerinin ihtiyaçlarına en uygun aracı seçmede oynadıkları kritik rolü ayrıntılarıyla ele alıyor. Daha sonra sağlam bir görev yönetimi yazılımı olan Cubicl'ı tanıtacağız, temel özelliklerini ve diğer proje yönetimi çözümleriyle karşılaştırıldığında sunduğu belirgin avantajları vurgulayacağız.
Bu blogun sonunda, proje yönetimini bir mücadeleden akıcı bir başarı öyküsüne dönüştürmek için bilinçli kararlar alma ve teknolojiden yararlanma bilgisiyle donatılacaksınız.
Proje Yönetiminde Proje Takip Programı Kullanmanın Önemi
Hiç çok önemli bir teslim tarihini kaçırdınız mı veya takımınızın teslim tarihi ile arayı kapatmak için sürekli çalıştığını hissettiniz mi? Bunlar proje yönetiminde, özellikle de birden fazla değişkenin olduğu projelerde sık karşılaşılan zorluklardır. Proje takip programları, proje süresince yaşanan kaosu azaltmaya yardımcı, planlama araçlarıdır. Görevler, iletişim ve ilerleme takibi için merkezi bir alan sağlayarak ekibinizin sorunsuz bir şekilde işbirliği yapmasına ve projeleri her zaman zamanında teslim etmesine olanak tanır. Bir ekip için en iyi proje takip uygulaması o ekipte yer alan proje yöneticisi tarafından bulunmalıdır.
Proje Takip Programı Seçiminde Proje Yöneticisi Rolü
Yöneticiler, başarılı proje yürütmenin temel taşlarıdır ve rolleri, ekipleri için mükemmel proje yönetimi yazılımını seçmeye kadar uzanır. Proje hedeflerinin ve kapsamının net bir şekilde tanımlanmasından yazılımda ihtiyaç duyulan işlevlerin belirlenmesine kadar tüm sürece öncülük ederler. İletişim ve işbirliği çalışmalarına öncülük ettikleri için seçilen araç kesintisiz bilgi akışını ve ekip etkileşimini kolaylaştırmalıdır. Ayrıca proje yöneticileri kaynak tahsisini denetler ve yazılım, personeli, bütçeyi ve zamanı etkili bir şekilde takip edip yönetmeye yönelik özellikler sağlamalıdır.
Proje yöneticilerinin potansiyel risklere yönelik keskin bakış açıları, ilerleme takibi ve planları gerektiği gibi ayarlama yeteneği sunan yazılımların kullanılmasıyla uyumludur. Haliyle doğru yazılımı seçme konusunda proje yöneticileri liderliği ele alır. Seçilen aracın kullanıcı dostu olduğundan ve özel ihtiyaçlara cevap verdiğinden emin olmak için ekiplerinin boyutunu, becerilerini ve çalışma tarzını değerlendirirler. Özellikleri değerlendirmek, mevcut yazılımlarla entegrasyonları dikkate almak ve hatta deneme çalışmalarını başlatmak, karar verme süreçlerinin bir parçasıdır. Son olarak proje yöneticileri, ekiplerinin iyi eğitimli olmasını ve seçilen yazılımdan en iyi şekilde yararlanmasını sağlayarak uygulama sürecini destekler. Kısacası proje yöneticileri, proje gereksinimleri ile yazılım işlevleri arasındaki boşluğu doldurarak uzmanlıklarını hem başarılı proje yürütme hem de yazılımın optimum kullanımı için hayati hale getirir.
Cubicl İş Takip Yazılımı
Cubicl, işleri atamak ve takip etmek için oldukça etkili bir araçtır. Bu program sayesinde işlerin ilerleme durumunu kolayca takip edebilir ve takım arkadaşlarınızın yoğunlupğunu görebilirsiniz. Cubicl İş Takip Programı, farklı işlevleri bir araya getiren ve öğrenmesi ile uygulaması kolay olan bir bulut tabanlı yazılımdır.
Görev Yönetimi, Kanban, Dosya Takibi, Görev Aktiviteleri
Projedeki görevleri takip ederken süreci aksatacak ve büyük sorunlar oluşturabilecek durumlar yaşanabilir. Örneğin;
- Belirsiz Görev Tanımları: Görevlerde belirli ayrıntılar, adımlar veya belgeler eksikse ekip üyeleri beklentileri yanlış anlayabilir veya önemli bilgileri kaçırabilir. Bu, zaman kaybına, yapılan çalışmaların yeniden yapılmasına ve son teslim tarihlerinin kaçırılmasına yol açabilir.
- Gerçekçi Olmayan Teslim Tarihleri: Aşırı iddialı teslim tarihleri, ekipleri başarısızlığa sürükler. Görevler gerçekçi olmayan zaman dilimlerine sıkıştırıldığında kalite düşebilir ve tükenmişlik bir risk haline gelebilir.
- Zayıf İletişim: Açık bir iletişim olmadan, ekip üyeleri görevler arasındaki bağımlılıkların farkında olmayabilir, bu da gecikmelere ve darboğazlara yol açabilir. Ek olarak, değişiklikler hakkındaki net olmayan iletişim kafa karışıklığına ve hayal kırıklığına neden olabilir.
- Sorumluluk Eksikliği: Görevlerin sahipliği belirsizse veya ilerlemeyi takip edecek bir sistem yoksa ekip üyeleri, hiç kimse fark etmeden programın gerisinde kalabilir. Bu, son teslim tarihlerinin kaçırılmasına ve eşit olmayan iş yüklerine yol açabilir.
- Kapsam Kaymaları: Projenin kapsamı, başlangıçtaki hedefleri ve çıktıları ifade eder. Yeni özellikler veya gereksinimler anında eklendiğinde kaynakları zorlayabilir, son teslim tarihlerini uzatabilir ve projenin orijinal hedeflerini rayından çıkarabilir.
Bu sorunların yaşanmaması için Cubicl Proje Takip Programı içinde projeleriniz için çalışma alanları yaratın. Görevleri ilgili projenin altında oluşturun. Proje dosyalarını projeye, görev dosyalarını göreve ekleyin. Görev oluştururken görevli, başlangıç ve bitiş tarihleri, etiket, açıklama, alt adım, alt görev gibi tüm detayları girin. Görevler Kanban görünümünde aşamalarına göre gruplandırılır. Görevlerde olan değişiklikler için görevliler aktivite kaydı oluşturabilir ve böylelikle görevde sorumlu kişiler takip ettikleri görevler için bildirim alır.
Proje Yönetimi, Gantt Şeması, Zaman Çizelgesi
Gantt şemaları ve zaman çizelgeleri proje yönetiminde çok önemlidir ve görev zamanlamasını ve kaynak yönetimini kolaylaştırmak için görsel araçlar sunar. Cubicl iki özelliği de kullanıcılarına sunar.
Gantt Çizelgesi: Proje görevlerinin zaman çizelgesi görünümünü sağlar, başlangıç ve bitiş tarihlerini gösterir ve görevler arasındaki bağımlılıkları vurgular. Bu görselleştirme planlamaya, görevlerin mantıksal olarak planlanmasını sağlamaya ve darboğazları önlemeye yardımcı olur. Ayrıca her görevden kimin sorumlu olduğunu göstererek iş yüklerini etkili bir şekilde dengeleyerek kaynak tahsisini kolaylaştırırlar. Çizelge, görev tamamlanma durumunu görüntüleyerek zamanında müdahalelere olanak tanıdığından ilerleme takibi basitleştirilmiştir. Ayrıca Gantt şemaları, proje zaman çizelgesine şeffaf bir genel bakış sunarak iletişimi ve işbirliğini geliştirir ve ilerlemenin paydaşlara raporlanmasını kolaylaştırır.
Zaman Çizelgesi: Görevlerin haftalık veya günlük olarak dağılımını analiz etmeye odaklanır. Etkili zaman tahsisi sağlayarak ve darboğazları tespit ederek verimliliği artırırlar. Dahası, zaman çizelgeleri tahmin ve planlamaya yardımcı olur, gelecekteki görevler için projeksiyonlar sağlar ve sorunları tahmin etmek ve beklenmedik durumları planlamak için senaryo analizine olanak tanır.
Müşteri Yönetimi (CRM), Müşteri Portalı, Teklifler, Cari Hesap Kaydı
Cubicl Proje Takip Programı müşteri kaydı oluşturabileceğiniz özel bir sayfa sunar. Böylelikle müşterilerinizi proje görevlerine ekleyebilirsiniz. Görevleri müşteri ile paylaşabilirsiniz. Müşteri portalı üzerinden müşteriniz proje görevlerini görebilir.
Müşteriye sunulan teklifleri ve müşterinize ait cari hesap kayıtlarını da Cubicl'da kayıt altında tutabilirsiniz. Böylelikle müşterinin sayfasına girdiğinizde iletişim bilgilerinin yanısıra müşteriye ait görevler, teklifler, cari hesap kayıtları, müşteri dosyaları ve müşteri üzerindeki aktiviteler tek bir yerden görüntülenebilir.
Zaman Takibi, Raporlama
Görev üzerinde harcadığınız zamanı kayıt altına almak için zaman takibi özelliğini kullanabilirsiniz. Projenin raporlar sayfasından görevlerde harcadığınız zamanın analizini alabilirsiniz. Zaman analizi dışında 'Raporlar' sayfası, projenin görevleri ve üyeleri ile ilgili güncel istatistikleri ve kullanıcı bazında raporları içerir. Bu sayfadan belli bir zaman aralığını seçerek güncel görev durumu, zamana göre istatistikler, aktiviteler ve iş yükü gibi bilgilere ulaşabilirsiniz. Bu raporları Excel formatında indirip üst düzey yöneticiler veya proje paydaşları ile de paylaşabilirsiniz.
Proje Takip Programı ile Ekip İçi İletişim
Cubicl kurum hesabınıza davet edilen kullanıcılarla Cubicl içinden birebir iletişim kurabilirsiniz. Cubicl'daki ekipler, departmanlar, gruplar ve projeler için proje oluşturulur. Bu projeler kurum hesabınızda oluşturulduktan sonra yazışma grubu da otomatik olarak oluşur. Böylelikle proje ekip arkadaşlarınızla başka bir uygulamaya ihtiyaç duymayan iletişim kurabilirsiniz.
Cubicl'ın Diğer Proje Takip Programlarına Göre Avantajları
Diğer proje takip programları arasında Trello, Jira, Asana, ClickUp, Bitrix24 gibi iş takip, ekip içi iletişim, iş akışı oluşturma gibi olanaklar sunan web tabanlı uygulamalar var. Diğer araçlarla kıyaslandığında Cubicl İş Takip Programı avantajları şöyle:
Hepsi Tek Bir Yerde Yapı
Cubicl bir ekibin tüm ihtiyaçlarını karşılayacak bir yazılımdır. Cubicl Proje Takip Programının yetenekleri arasında görev yönetimi, proje takibi, ekip içi mesajlaşma, raporlama, gantt çizelgesi, takvim, müşteri, teklif ve cari hesap kaydı, müşteri portalı, izin günleri takibi, iş akışı oluşturma, e-postayı göreve dönüştürme, Google Drive, Slack gibi uygulamalar ile entegrasyon yapma bulunur. Bu sebeple başka bir uygulamaya ihtiyaç duymadan ekipler projelerini yönetebilir.
Bulut Tabanlı ve Kendi Sunucularında Kullanım (On-premise)
Cubicl Görev Yönetim Sistemi bulut tabanlı kullanım sunar. Böylelikle herhangi bir kurulum gerekmeden kurumlar Cubicl'ı proje yönetimi ve iş takibi için hemen kullanmaya başlar. Web ve mobil uygulamalar sayesinde uzaktan çalışan ekipler dahi görevlerini kolaylıkla yönetebilir.
Kendi sunucularında (on-premise) kullanım talebi olan kurumsal ekiplere bu hizmet Cubicl tarafından sağlanabilir. Detaylı bilgi almak için Cubicl ekibi ile iletişime geçilmesi gerekir.
Uygun Fiyatlar
2017'den beri kullanıcılarına hizmet veren proje takip programı uygun fiyatları, farklı paket seçenekleri ve uzun dönemli alımlarda sağladığı indirimler ile kullanıcılarının cüzdanını da düşünür. Aylık kullanıcı başına ücretlendirme sunan Cubicl, başlangıç, profesyonel ve kurumsal adlı 3 pakete sahiptir. Yıllık alımlarda %20 indirim, 25 kullanıcı ve üzeri yıllık alımlarda ise kademeli indirim artışı sağlanır.
Hızlı Müşteri Hizmetleri
Cubicl Proje Takip Programı hakkında bilgi almak isteyen proje yöneticileri ve ekipler Türkçe veya İngilizce dilinde destek alabilir. Kullanıcılarına kılavuz, Youtube videoları ve daha birçok kaynak sanan Cubicl aynı zamanda mesai günlerinde ve saatlerinde en geç 1 saat içerisinde sizlere geri dönüş yapar. Kaliteli müşteri hizmetlerini siz de deneyimlemek isterseniz sorularınızı destek@cubicl.io mail adresi, 03129236223 telefon numarası ya da destek linki üzerinden iletebilirsiniz.
Ekibiniz İçin En İyi Proje Takip Programı
Sonuç olarak, proje yönetimi yazılımı, ekiplerin karmaşık projelerde güvenle gezinmelerini sağlar. Görevler, iletişim ve ilerleme takibi için merkezi bir alan sağlayarak işbirliğini teşvik eder, iş akışlarını kolaylaştırır ve sonuçta proje başarısını artırır.
Cubicl, sağlam özellikleri ve kullanıcı dostu arayüzü ile güçlü bir çözüm olarak öne çıkıyor. Proje kaosunun ekibinizi daha fazla geride tutmasına izin vermeyin. Kontrolü elinize alın ve Cubicl'ın yaratabileceği farkı deneyimleyin. Bugün ücretsiz bir demo için kaydolun ve Cubicl'ın proje yönetiminizi bir mücadeleden akıcı bir başarı öyküsüne nasıl dönüştürebileceğini keşfedin!