Gantt çizelgesi, Henry Gantt tarafından tasarlanan, iş yönetiminde zaman planlamasını sağlamaya yönelik oluşturulmuş bir diyagramdır. 1910 yılında ortaya çıkarılmış bu çizelge, yaygın olarak proje yönetiminde kullanılarak bir zaman ölçeğine göre görevlerin planlanması için kullanılan bir araçtır. Gantt çizelgesi, iş planlaması gerektiren birçok sektörde kendine yaşam alanı bulabildiği için günümüzde de üretim ve proje planlamalarında yaygın bir şekilde kullanılan görsel iş planlama aracıdır.
Gantt çizelgesi yapılacak görevlerin neler olduğu ve ne zaman yapılması gerektiğini temel alan 2 ana kısımdan oluşur.
Gantt Çizelgesi üzerinde 1 numara ile işaretlenmiş bölge Görev Listesi kısmını temsil etmektedir ve çizelgenin sol tarafında yer alır. Bu kısımda her satırda bir görev yer alır. Resimde 2 numara ile işaretlenmiş bölge ise Zaman Çizelgesi kısmını temsil etmektedir. Bu kısım çizelgenin sağ tarafında yer alır. Görevleriniz için bir takvim görünümü sunar. Burada her görev bir çubuk olarak gösterilir. Çubuğun konumu ve uzunluğu, görevin başlangıç tarihini, süresini ve bitiş tarihini yansıtır. En üstteki tarih satırına bakarak görev çubuğunun hangi ayın hangi gününe ait olduğunu görebilirsiniz.
Ayrıca, yukarıdaki resimde 4 ve 5 Aralık sütunları arasında duran kırmızı renkli dik çizgi ise Şimdi Çizgisi'dir. O anki zamanı gösterir. Bu çizginin solunda kalan işlerin tamamlanmış olması gerekir. Bu çizgiye bakarak projenin hangi aşamada olması gerektiğini ve görevlerin ne kadarının zamanında yapıldığını görürsünüz.
Gantt Çizelgesi Nasıl Kullanılır?
Gantt çizelgesi oluşturmaya çizelgeye görev ekleyerek başlarsınız. Listenin sonunda yeni görev eklemek için bir girdi satırı yer alır. Bu satıra tıklayarak yeni bir görev oluşturabilir ve çizelgeye yerleştirebilirsiniz. Zaman çizelgesine yerleştirilen görev çubuğunu sürükleyerek ve uzatarak görev başlangıç ve bitiş tarihlerini ayarlayabilirsiniz.
Eğer isterseniz birbirleriyle ilişkili görevleri Görev Grupları altında gruplayabilirsiniz.
Eğer var ise, birbirine bağlı görevleri Gantt çizelgesinde bağlantı özelliğini kullanarak birbirine bağlayıp, görevlerin zamanlarını ayarladıktan sonra çizelgeniz hazır hale gelmiş olacak. Gantt çizelgesini iş takibi için kullanıyorsanız tamamlanan görevleri kontrol edip arşivledikten sonra çizelgeden kaldırabilirsiniz. Proje yönetimi için kullanıyorsanız tamamlanan görevlerin Gantt çizelgesinde kalması proje planının bütünlüğü açısından daha uygun olacaktır. Ek olarak, yeni görevler ortaya çıkabilir, işler planlanan zamanda tamamlanmayabilir. Bu durumda düzenli olarak proje planınızı Gantt çizelgesi üzerinden de güncellemeyi ihmal etmeyin.
Cubicl'da Gantt Çizelgesi
Cubicl İş Takip Programı da iş akışınızın takibini kolaylıkla yapabilmeniz için Gantt çizelgesi özelliğinden faydalanmanıza imkan sağlar.
Cubicl'daki işlerin başlangıç ve bitiş tarihine göre sıralanan bu çizelge sayesinde iş akışınızın takibini kolaylıkla yapabilir, hedeflediğiniz sürenin ilerisinde veya gerisinde olduğunuzun bilincinde olarak işin denetimini yapar ve zaman kaybı oluşturmaksızın sürece gerekli müdahalelerde bulunabilirsiniz.
Görev Grupları
Birbirleriyle ilişkili görevleri gruplamak için kullanılır. Görev gruplarına bakarak projenin ana iş paketlerini görürsünüz. Yukarıdaki resimde gri renkli çubuklar olarak gösterilmiştir. Bu grupların altındaki görevler görev listesinde görev grubunun hemen altında içeriye doğru girdi ile gösterilir.
Görev ve Görev Gruplarını Sıralama
Dilerseniz görevleri ve görev gruplarını tutup sürükleyerek Gantt çizelgesinin sıralamasını değiştirebilirsiniz.
Cubicl Renklendirilmiş Görev Durumları
Cubicl'da Gantt çizelgesi satırları görevin durumunu görebilmenizi sağlayacak şekilde renklendirilir. Aşağıdaki görselde de gösterildiği üzere Gecikmiş işler için kırmızı (örn; çizelgedeki Market Araştırması görevi), Aktif işler için mavi (örneğin çizelgedeki Sosyal Medya Hesaplarının Geliştirilmesi görevi), Tamamlanan işler için yeşil (çizelgedeki Fuar Araştırması görevi), Arşivlenmiş/Askıya alınmış/İptal edilmiş işler için gri renk (şemadaki Üretim görevi) kullanılır. Ayrıca, bu çizelgede her görev için atadığınız görevlilerinizin resimleri de yer almaktadır. Tüm bu özellikler sayesinde Gantt çizelgesi üzerinden işlerinizin takibini yapmak sandığınızdan çok daha kolay olacaktır.
Görevlerin Süresini Değiştirme
Gantt Çizelgesi üzerindeki görevin sağ kenarından çekerek bitiş tarihini ve görevin süresini değiştirebilirsiniz.
Görev Sürükleme
Görevlerin tarihlerini değiştirmek için Gantt Çizelgesi üzerinde görevi tutup sürükleyebilirsiniz. Görevleri sürüklerken toplam iş günü sayısı değişmez.
Bağlantılar
Bazı görevlerin yapılması için başka görevlerin yapılması gerekebilir. Bu görevler bitmeden sonraki görev başlayamaz. Bu ilişkiyi göstermek için Gantt Çizelgesi üzerinden görevler arasında bağlantı oluşturabilirsiniz. Bir görevin tarihi değiştiğinde bu göreve bağlı olan diğer görevlerin tarihleri de otomatik olarak güncellenir.
Bir bağlantı üzerine tıkladığınızda düzenleme formu açılır. Buradan iki görev arasına zaman aralığı koyabilir ve bağlantıyı silebilirsiniz. Varsayılan olarak zaman aralığı sıfırdır. Yani sonraki görev önceki görev bittikten hemen sonra başlar.
Cubicl'da Gantt Çizelgenizi Özelleştirin
Eğer Gantt çizelgenizi Cubicl Proje Yönetimi Aracı üzerinden özelleştirmek isterseniz; üst menüde gördüğünüz özelliklerimizden yararlanabilirsiniz.
"Tarihe Göre Sırala" butonu Gantt çizelgesindeki görevleri başlangıç tarihlerine göre sıralar. Görev grupları içindeki görevler kendi aralarında sıralanırlar.
"Renklendir" butonuna tıkladığınızda ise karşınıza şöyle bir görünüm çıkacak;
Gösterilen renklerden birini seçtikten sonra renklendirmek istediğiniz görev çubuklarına tıklamanız renklendirme işleminiz için yeterli olacak. Renklendirme aracının en sağında yer alan silgi butonuna tıkladığınızda ise görevlerin renkleri silinecek ve varsayılan rengi kullanacaklardır.
Proje planınızı PDF dosyası şeklinde indirmek için de "İndir" butonuna tıklamanız yeterli olacaktır.
Ayrıca bu çizelge size günlük ve haftalık olmak üzere 2 görünüm sunar. Aşağıdaki görselleri kaydırarak bu seçenekler hakkındaki detayları görebilirsiniz.
Son olarak da Gantt çizelgesi şirketinizin çalışma gün ve saatlerine ihtiyaç duyar. Görevler bu gün ve saatler dikkate alınarak tarihlendirilir. En sağda yer alan Ayarlar butonuna tıklayarak şirketinizin çalışma gün ve saatlerini girerek çizelgenizi tamamlayabilirsiniz.
Biz yazımıza burada son veriyoruz, siz de bir sonraki yazımızı beklemeye başlamadan önce Cubicl ile Gantt çizelgesini kullanarak önümüzdeki günlerin programını hemen yapmaya başlayabilir ve size en doğru kararları aldıracak planınızı belirleyebilirsiniz.