Uzaktan çalışma yazılımları remote ya da hibrit bir düzende çalışan ekiplerin proje yönetimi süreçlerini takip etmek ve ekip içi iletişimini güçlendirmek için faydalı olabilir. Özellikle Covid-19 pandemisi sebebiyle evden çalışma pratiğinin başlaması ve bunun birçok şirket tarafından bir şirket politikası olarak kabul edilmesi çalışanların iş takip süreçlerini değiştirdi. Takımlar dilerlerse evden, dilerlerse seyahat ettikleri şehirlerden çalışma imkanı buldular. Ancak bu süreçte iş takibinin nasıl yapılacağı, ekip içi iletişimin nasıl sağlanacağı gibi konuların da hızlı ve pratik bir şekilde çözülmesi gerekti. Bu noktada da Cubicl, Jira, Asana gibi iş takip programları şirketlerin ve ekiplerine yardımına koştu.
Remote-Hibrit Çalışma Kalıcı Bir Pratik mi?
Temmuz 2023'te yayınlanan Statica verilerine göre Covid-19 öncesinde Amerika'daki çalışanların %47'si bir gün bile evden çalışmıyordu. Bu durum 2020 yılına geldiğimizde ise neredeyse tam tersine döndü. Katılımcıların %44'ü artık haftanın tüm günleri ofis dışından çalışırken, %15'i de en az 1 gün ofis dışından çalıştığını beyan ediyor.
Çalışanlar evden çalışmanın verimliliği arttırdığını beyan ediyor. Türkiye'nin de dahil olduğu bir araştırmaya göre uzaktan çalışan insanlar ortalama 72 dakika seyahatten zaman tasarrufu yapıyor. Türkiye'de ise bu süre 69 dakika. Çalışanlar 69 dakikanın 39'unu işe, 33'ünü kendilerine ve 12'sini bakım ve ev işlerine ayırıyor. Bu zaman tasarrufu sebebiyle çalışanların evden çalışmaya artan bir talepleri var. Şirketler de çalışan memnuniyeti için remote/ hibrit düzeni sürdürmeyi istiyor. Ancak şirketlerin bu düzenin verimli olduğuna ikna olmaları ve çalışanların performanslarının eskisi gibi ya da eskisinden daha iyi olduğunu görmeye ihtiyaçları var. Bunun için uzaktan çalışma yazılımları arasında ekipleri için en iyi olanını araştırıyorlar. Ve çalışanların da bu yazılımları aktif bir şekilde kullanmalarını bekliyorlar.
Remote Ekipler için Uzaktan Çalışma Yazılımları
Ofis dışından çalışan ekiplerin görevler, projeler ve takımlar için yönetim çalışmalarını yürütülebilecekleri, mesajlaşma özellikleri ile ekip içi iletişimi sağlayabilecekleri, zaman verimliliği için iş akışı oluşturabilecekleri ve bir zaman takibi yapma özelliği ile raporlar alabileceği proje yönetimi ve görev takibi araçları, ekiplerin evden çalışırken kullanabilecekleri yazılımlardır. Her ne kadar Slack gibi mesajlaşma uygulamaları ya da Zoom gibi görüntülü aramalar yapma uygulamaları uzaktan çalışma yazılımları arasında sayılsa da bunlar çalışanların tüm iş takip sürecini yönetmek için yeterli olmaz. Bu yazılımlar sadece bir iş takip programının yanında kullanılabilecek araçlardır. İş verimliliğini arttırmak, iş birliği sağlamak, birçok veriyi tek bir yerde tutmak ve işinizi sorunsuz yürütmek için daha kapsamlı bir proje yönetimi aracı kullanmalısınız. Bu araçlardan biri olan Cubicl İş Takip Programı'nın sağladığı faydalara bakalım.
Cubicl İş Takip ve Proje Yönetimi Programı
Cubicl bulut tabanlı, hem web hem mobil uygulama üzerinden kullanılabilen bir iş takip programıdır.
Uzaktan çalışma yazılımları arasında yer alan Cubicl ile;
- görevlerinizi Kanban görünümünde takip edebilir,
- projeleriniz için Gantt Çizelgesi oluşturabilir,
- müşterileriniz için özelleştirilmiş Müşteri Portalı hesabı sunabilir,
- ekibiniz için çalışma alanları ve sohbet odaları yaratabilirsiniz.
Şirketteki cubicle’ınızdan çıkıp Cubicl’ı kullanmak isterseniz sunmuş olduğu bazı özellikleri özetledik:
Görevlerinizi zaman çizelgesinde bir araya getirin.
Esnek çalışma düzeninde görev takibini düzenli yapmak bazen zor olabilir. Bu sebeple yöneticilerin çalışanlara görev ataması, bu görevlere başlangıç ve bitiş tarihi belirlemesi gerekir. Böylelikle çalışanlar ne zaman ne yapacağını görebilir. Yöneticilerinden vaktinde geri dönüş alabilir, revizyon yaptıktan sonra da işi teslim edebilir. Cubicl Proje Yönetimi Uygulamasında çalışanlar ana sayfada, zaman çizelgesinde yapması gereken görevleri son teslim tarihlerine göre görür. Ayrıca burada görevler Gecikmiş, Bugün, Yarın, Bu Hafta, Gelecek Hafta, Bu Ay şeklinde gruplandırılmıştır. Tek yapılması gereken o gün için tüm görevleri vaktinde tamamlamak. Bir görev tamamladığında görev zaman çizelgesinden kaldırılır.
Ekibinizle yazışın, iş birliği yapmaya başlayın.
Takım üyeleri iş arkadaşlarıyla bir görev üzerinde çalışabilir. Bu durumda sırf uzaktan çalışıldığı için telefon görüşmesi veya çevrimiçi bir toplantı düzenlemeye gerek yok. Cubicl Proje Yönetim Programı'nda takımlar görev altında yazışabilir. Ortak çalışma yürütülebilir. O gün bir görevde ne yapıldığı detaylı bir şekilde açıklanabilir. Karşılıklı fikir alışverişi görev altındaki postlarda yapılabilir.
Ne demişler, 'Verba volant, scripta manent'. Yani, söz uçar, yazı kalır. İşinizi sorunsuz bir şekilde tamamlamak ancak bu şekilde mümkün olabilir.
Uzaktan çalışırken bile dosyalara hemen erişin.
Kullanıcılar projelere, görevlere ve yazışma alanlarına dosya yükleyebilir. Projeyle ilgili belgeleri Projeler sayfasında saklayabilir. Cubicl Proje Takip Programı, Drive ve Dropbox entegrasyonları da sağlar. Böylelikle hem bilgisayardaki hem de bu tür uygulamalardaki dosyalar ekip üyeleri ile paylaşılabilir.
Ekibinizin ve müşterilerinizin paylaşımlarına ve maillerine geri dönüş yapın.
Cubicl'daki sohbet kutusu hem bir çalışma alanı hem de ekip içi haberleşmeyi kolaylaştıran bir yerdir. Böylelikle çalışanın iş arkadaşlarına e-posta göndermesine veya telefon yoluyla görevlerle ilgili soru sormasına gerek kalmaz. Başka bir yazılım satın alınmadan hem duyuru yapılabilir hem de bir konu hakkında oylama yapılabilir. Cubicl Proje Yönetim Yazılımı sayesinde zamandan ve nakitten tasarruf sağlanır.
Cubicl'da ayrıca e-postalar göreve dönüştürülebilir. Kullanıcılar iş takibi ve mail kutusu arasında gelgit yapmak zorunda değildir. Takımlar göreve dönüşen mail üzerinde karşılıklı konuşabilir, seçilen postları mail olarak Cubicl Proje Yönetim Programı'ndan gönderebilir.
Bildirimler oluşturun, bildirimler alın.
Ofis dışından çalışırken herkes kendi başına olur ve birnevi görev takibi sorumluluğu kişinin kendisine aittir. Dolayısıyla yapılan çalışmaların an an öğrenilmesi gerekir. Cubicl Proje Takip Programı'nda kullanıcılar takip ettikleri görevler için bildirimler alır. Bu bildirimlere vakitlice geri dönüş yapıldığında ve geri bildirim yapıldığında görevlerin zamanında tamamlanması kolaylaşır. Ayrıca mesajlar için de bildirim gönderilir. Bu bildirimler sayesinde hızlı aksiyon almak da kolaylaşır.
Uzaktan çalışma düzeninde zaman takibi yapın.
Kullanıcılar uzaktan çalışırken görev için harcadıkları zamanı kaydetmek için zaman sayacını kullanabilir. Böylece yöneticiler, projenin Raporlar sayfasından işlere harcanan süre hakkında rapor alabilir, görevlerin verimli bir şekilde yapılıp yapılmadığını gözlemleyebilir. Ek olarak raporlar sayfası tamamlanan görevler için özet bilgi sunduğu için çalışanların hafta boyunca ne yaptıklarını anlattıkları uzun toplantılara gerek kalmaz.
Çalıştığınız görevi ekip arkadaşlarınızla paylaşın.
Zaman sayacı başlatıldığında, ekip üyeleri kendi ana sayfalarında kullanıcının hangi görev üzerinde aktif çalıştığını görebilir. Kullanıcı moladaysa zaman sayacını durdurmalıdır.
Uzaktan çalışma için mobil uygulamayı kullanmaya başlayın.
Cubicl İş Takip Uygulaması bir SaaS yazılımdır. Yani internete bağlı olduğu sürece her yerden kullanılır. Kullanıcılar genel olarak Cubicl'ı web üzerinden kullanmayı tercih eder ancak her zaman bilgisayar başında olamayız. Bu gibi durumlarda Cubicl'ın mobil uygulaması üzerinden de Cubicl'ın birçok özelliği kullanılabilir, görevler takip edilebilir, görevler ve mesajlar için bildirim alınabilir.
Uzaktan Çalışma Yazılımları: Trello, Microsoft Project ve Diğerleri
Uzaktan çalışmayı kolaylaştıracak Cubicl benzeri kullanımı kolay uygulamalar Trello, Microsoft Project, Basecamp gibi uygulamalardır. Her uygulamanın dinamiği, uzaktan çalışma ortamı için sağladığı faydalar farklılık gösterebilir. Diğer iyi uzaktan çalışma araçları hakkında bilgi almak için “Neden İş Takip Programı Kullanmalıyım? (Etkin Proje ve Zaman Yönetimi)” adlı blog yazımızı ziyaret edin.