İş takip programı, bir işletme veya ekip içindeki görevlerin organizasyonunu, takibini ve yürütülmesini kolaylaştırmak ve optimize etmek için tasarlanmış merkezi bir platform görevi görür. Görev atama, ilerleme takibi, son tarih yönetimi ve işbirliği gibi özellikler sunan bu programlar, görev tamamlamada verimliliği, kaliteyi ve sorumluluk bilincini artırmayı amaçlamaktadır.
Özel ihtiyaçlar, yönetim danışmanlığından hibe yazımına kadar farklı türdeki danışmanlık firmaları arasında farklılık gösterse de, etkili görev yönetimi tüm kurumlarda gereklidir. Her tür danışmanlık firması, projenin sorunsuz yürütülmesini, verimli kaynak tahsisini ve hizmetlerin müşterilere zamanında teslimini sağlamak için bir görev yönetimi yazılımından yararlanabilir.
Önce danışmanlık firmalarının sunduğu hizmetler hakkında bilgi edinelim, ardından bir iş takip programı bu kurumlara nasıl yardımcı olabilir, onu keşfedelim.
Danışmanlık Firması Nedir? Danışmanlık Türleri Nelerdir?
Belirli zorlukların üstesinden gelme, performansı artırma veya hedeflerine ulaşma konusunda yardım arayan işletmelere, kuruluşlara, hükümetlere veya bireylere uzman tavsiyesi, rehberlik ve çözümler sağlayan profesyonel hizmet kuruluşlarına danışmanlık firması denir.
Bu firmalar uzmanlık alanlarına ve hizmet verdikleri sektörlere göre farklılıklar gösterebilmektedir. Çalışma alanlarına göre danışmanlık firmalarını şöyle gruplandırabiliriz:
Yönetim Danışmanlığı
- Strateji Danışmanlığı: Kuruluşların performansı artırmak ve hedeflere ulaşmak için uzun vadeli stratejiler geliştirmelerine yardımcı olmaya odaklanır.
- Operasyon Danışmanlığı: Tedarik zinciri yönetiminden iş sürecinin yeniden yapılandırılmasına kadar bir şirketin operasyonlarının verimliliğini artırmayı amaçlar.
- Değişim Yönetimi: Kuruluşlara, kültürel, yapısal ve teknolojik değişiklikler de dahil olmak üzere işlerindeki değişiklikleri yönetme ve uygulama konusunda yardımcı olur.
Mali Danışmanlık
- Kurumsal Finansman: Birleşme ve satın almalar, sermaye artırımı ve finansal yeniden yapılandırma konularında tavsiyelerde bulunur.
- Risk Yönetimi: Kuruluşların piyasa, kredi ve operasyonel riskler dahil olmak üzere finansal riskleri tanımlamasına ve yönetmesine yardımcı olur.
- Vergi Danışmanlığı: Vergi yükümlülüklerini optimize etmek amacıyla vergi planlaması ve uyumluluğuna yönelik stratejiler sunar.
BT (Bilgi Teknolojileri) Danışmanlığı
- Teknoloji Stratejisi: İş hedeflerine uygun teknoloji yatırımları ve stratejileri konusunda tavsiyelerde bulunur.
- Sistem Entegrasyonu: Sorunsuz çalışmayı sağlamak için çeşitli BT sistemlerini ve platformlarını entegre etmeye yardımcı olur.
- Siber Güvenlik: Bir kuruluşun bilgi varlıklarını siber tehditlerden korumaya yönelik hizmetler sağlar.
İnsan Kaynakları Danışmanlığı
- Yetenek Yönetimi: Çalışanları işe alma, eğitme ve elde tutma konusunda yardımcı olur.
- Ücret ve Avantajlar: Yetenekleri çekmek ve elde tutmak için rekabetçi ücret ve fayda paketleri tasarlar.
- Organizasyonel Gelişim: Liderlik gelişimi, ekip oluşturma ve kültürel girişimler yoluyla organizasyonel etkinliğin arttırılmasına odaklanır.
Pazarlama ve Satış Danışmanlığı
- Pazar Araştırması: Pazar eğilimlerini, müşteri tercihlerini ve rekabet ortamlarını anlamak için araştırma yapar.
- Marka Stratejisi: Marka kimliğini ve pazardaki varlığını oluşturmak ve geliştirmek için stratejiler geliştirir.
- Satış Optimizasyonu: Satış süreçlerini ve performansını iyileştirmeye yönelik stratejiler sağlar.
Çevre ve Sürdürülebilirlik Danışmanlığı
- Sürdürülebilirlik Stratejisi: Sürdürülebilir iş uygulamaları oluşturma ve çevresel etkiyi azaltma konusunda tavsiyelerde bulunur.
- Çevresel Uyumluluk: Çevre yasa ve yönetmeliklerine uyumu sağlar.
- Kurumsal Sosyal Sorumluluk (KSS): Kuruluşların KSS programları geliştirmesine ve uygulamasına yardımcı olur.
Sağlık Danışmanlığı
- Sağlık Stratejisi: Sağlık hizmeti sunumunu ve hasta sonuçlarını iyileştirme konusunda rehberlik sağlar.
- Mevzuata Uygunluk: Sağlık düzenlemelerine ve standartlarına uyumu sağlar.
- Sağlık Bilgi Teknolojileri: Sağlık bilgi sistemlerinin uygulanması ve optimizasyonu konusunda tavsiyelerde bulunur.
Yasal ve Mevzuat Danışmanlığı
- Düzenleyici İşler: Kuruluşların karmaşık düzenleyici ortamlarda gezinmesine ve uyumluluğu sağlamasına yardımcı olur.
- Dava Desteği: Adli muhasebe ve bilirkişi tanıklığı da dahil olmak üzere hukuki uyuşmazlıklarda uzmanlık sağlar.
Gayrimenkul Danışmanlığı
- Geliştirme: Gayrimenkul geliştirme projelerine planlamadan yürütmeye kadar tavsiyelerde bulunur.
- Yatırım: Gayrimenkul yatırımı ve portföy yönetimi için öngörü ve stratejiler sağlar.
- Pazar Analizi: Gayrimenkul kararlarını bilgilendirmek için pazar araştırması yapar.
Kamu Sektörü Danışmanlığı
- Hükümet Danışmanlığı: Kamu hizmetlerini ve politika uygulamalarını geliştirmek için devlet kurumlarıyla birlikte çalışır.
- Kâr Amacı Gütmeyen Danışmanlık: Kâr amacı gütmeyen kuruluşların etkilerini ve operasyonel verimliliklerini artırmalarına yardımcı olur.
- Eğitim Danışmanlığı: Eğitim kurumlarına müfredat geliştirme, teknoloji entegrasyonu ve idari süreçler konusunda tavsiyelerde bulunur.
Hibe ve Teklif Yazma Danışmanlık Firmaları
- Finansman Fırsatlarını Belirleme: Projeler veya girişimler için potansiyel mali destek kaynakları araştırılır.
- Teklif Yazma ve Gönderme: İkna edici ve kapsamlı proje teklifleri hazırlanır ve bunların finansman kuruluşlarına sunulması süreci yönetilir.
- Uyum Süreçlerini Yönetme: Proje yaşam döngüsü boyunca ilgili düzenlemelere ve yönergelere bağlılık sağlanır.
- Proje Yönetimi Desteği: Proje faaliyetlerini, görevlerini ve zaman çizelgelerini yönetme ve denetleme konusunda kapsamlı destek sunulur.
Her danışmanlık firmasının özel proje yönetimi çözümleri gerektiren belirli görevleri ve zorlukları vardır. Cubicl İş Takip Programı, görev takibi, müşteri yönetimi, iç iletişim ve daha fazlasını destekleyen özellikler sunarak bu firmaların farklı ihtiyaçlarını karşılayabilir. Bu da Cubicl'ı, operasyonlarını kolaylaştırmak ve hizmet sunumunu geliştirmek isteyen danışmanlık firmaları için ideal bir araç haline getirir.
Cubicl İş Takip Programı: Görev Yönetimi, CRM ve Daha Fazlası
Cubicl, iş atamak ve takip etmek için en verimli araçtır. Bu program sayesinde işlerin ilerleme durumunu takip edebilir ve ekip arkadaşlarınızın yoğunluğunu görebilirsiniz. Cubicl İş Takip Programı farklı işlevleri bir araya getiren öğrenmesi ve uygulaması kolay bulut tabanlı bir yazılımdır.
Görevleri Gruplandırıp Tek Bir Yerden Takip Edebilirsiniz
Çalışanlar iş süreçlerini yönetmek için Excel/CSV gibi uygulamalar veya ajandalar kullanarak görev takip etmekte zorluk çekmektedir. Görevler unutulmakta, aksamakta, zaman kayıpları yaşanmaktadır. Ortak bir çalışma alanı olmadığı için çalışanlar birbirinden habersiz dağınık bir iş takibi yapmaktadır. Bu verimsizliği çözmek için Cubicl'da proje yapısı bulunur. Projeler ekipler, departmanlar, birimler veya projeler için oluşturulmuş çalışma alanlarıdır. Birimlere göre isimleri özelleştirilebilir, projelere üyeler ve proje yöneticileri eklenip çıkartılabilir, kişi bazlı yetkilendirmeler yapılabilir. Projeler firmadaki çalışanları gruplara ayırırken o ekibi ilgilendiren görevleri, dosyaları ve raporları da tek bir yerde tutar. İş takibi ve iletişim merkezileşir.
Cubicl size görev oluşturma ve görevi takip etme noktasında çok farklı özellik sunar. Bunlardan bazıları: tekrar eden görev oluşturma, göreve hatırlatma ekleme, görevde zaman takibi yapma, görev önceliğini belirleme, görevi birden fazla kişiye atama, göreve alt görev ekleme, görevleri arşivleme, göreve etiket ekleme, başlangıç ve bitiş tarihlerini belirleme. Tüm özellikleri keşfetmek için Cubicl'da 14 günlük ücretsiz deneme hesabı oluşturabilirsiniz.
Dosya Depolama ile Dosyalar Kaybolmasın
Görev, proje veya müşteri ile ilgili süreçleri takip ederken dosyaların tek bir yerden ulaşılabilir olması, evrakla ilgili işlerin süresini kısaltır. Çalışanlarınız bir dosyayı bulmak, göndermek ve ulaşmak için gereksiz efor göstermez.
Cubicl'da 3 farklı ücretli plan bulunur. Başlangıç paketinde kullanıcı başına depolama alanı 3 GB, Profesyonel pakette 9 GB ve Kurumsal pakette 30 GB'tır. Depolama alanı kümülatif olarak birikir. Örneğin kurumsal paket kullanan 5 kullanıcılı bir abonelikte depolama alanı 150 GB'tır. Bu depolama alanını sadece dosyalar doldurur. Görevler, müşteriler, ve diğer girdiler depolama alanını doldurmaz.
Ekip Üyeleri ile İletişim
Aniden gelen telefon aramaları, dağınık mailler, anlık mesajlaşma uygulamalası mesajları işlerini takip eden çalışanlar için dikkat dağıtıcı olabilir. Bir personel bir işe odaklanmışken ondan istenen ve acil olduğu söylenen işler verimliliği düşürür. Ek olarak bu iletişim kanallarının çeşitliliği bilgi güvenliğini düşürdüğü gibi hangi konuşmanın hangi platform üzerinden yapıldığına dair kafa karışıklığına da sebep olur.
Cubicl'da ekip üyeleri görevler altında o görev hakkında konuşabilir, yazışabilir, birbirlerini etiketleyebilir. Çalışanlar bu görevleri bildirimlerden takip eder. Böylelikle sorumlu olduğu görev hakkında her zaman bilgi sahibi olur, aradığını görev altında bulabilir ve kendi yaptığı çalışmaları saati ve günüyle kayıt altına alabilir.
Ekip üyeleri aynı zamanda Cubicl'daki yazışma özelliğini de iletişim kurmak için kullanabilir. Ekipler grup olarak veya bireysel yazışmalarını Cubicl içinde yapabilir. Böylelikle şirket içi e-posta trafiği ve telefon aramaları en aza indirilir.
Müşteri Yönetimi (CRM) ile Müşteri Bilgileri Tek Yerde
Cubicl'da kendi iç yapınızı ilgilendiren görevleriniz dışında müşterileriniz için olan görevleri de takip edebilirsiniz.
Cubicl Görev Takip Programında müşterilerinizi kaydedebileceğiniz bir alan vardır. Burada müşterinize ait tüm bilgileri (ad, fatura bilgileri, bağlantılar, şirketteki müşteri sorumlusu) eklenebilir. Kaydedilen müşterinizle ilgili görevleri ilgili projede oluştururken aynı zamanda müşteri adını göreve etiketleyebilirsiniz. Bu etiket sayesinde çalışanlar kimin için iş yaptıklarını görürler, müşterinin sayfasından görevler görünür olur ve ulaşması kolay olur, daha önce müşteri için yapılmış işler görünür olur, geçmişe yönelik bir bilgi gerektiğinde bulması kolay olur.
Oluşturduğunuz müşterileri aynı zamanda teklif kayıtlarına ve cari hesap kayıtlarına da etiketleyebilirsiniz. Bunlar da otomatik olarak müşterinin sayfasında gösterilir.
E-posta Entegrasyonu ile Email Takibi
Danışmanlık şirketleri sitelerinde iletişim e-postalarını paylaşırlar. Cubicl İş Takip Programı ile e-postalarınızı da takip edin. Örneğin info, iletişim ve destek e-posta hesaplarınızı bağlayın. Gelen destek talepleri, teklif istekleri, toplantı kayıtları e-postanızdan Cubicl'a aktarılır ve görev olarak oluşur. İlgili e-postaları Cubicl üzerinden cevaplandırabilirsiniz. Müşteri ile ilk iletişimi kuran kişi talebe göre durumu farklı departmanlardan kişilere yönlendirebilir.
İş emaillerinize tanıtım e-postaları ya da spam e-mailler de gelebilir. Bunu engellemek için seçtiğiniz e-postaları veya kelimeleri kara listeye alabilirsiniz. Böylelikle bunlardan gelen mailler görev olarak oluşmaz.
Müşteri Portalı ile Görevleri Danışanlarınızla Paylaşın
İş takip programı kullanıcılarına müşteri portalı linki sunar. Bu link iki çeşittir: Destek Formu Linki ve Müşteri Portalı Linki.
Destek Formu Linki müşterilerinizi herkese açık destek formuna yönlendirir. Müşterileriniz bu formu doldurarak portal uygulamasında hesap oluşturmaya ihtiyaç duymadan destek talebi oluşturabilir.
Portal linki hesabı olmayan kişilerin portal üzerinde kullanıcı hesabı oluşturmasını sağlar. Hesabı olan kullanıcılar oturum açabilirler. Kullanıcılar hesaplarına girdiklerinde daha önce oluşturdukları talepleri görüntüleyebilirler veya yeni destek talebi oluşturabilirler.
Portal sayfasında aktivite kayıtları, destek talepleri, müşteri ile paylaşılan görevler ve dosyalar yer almaktadır. Müşteriniz görevin durumunu görebilir ve isterse görevin takibinden çıkabilir.
Müşteri portalında müşterinin yaptığı aktivitelerin bildirimlerin Cubicl sayfanıza düşer. Görev üzerinde yaptığınız işlemleri müşteri için görünür yapabilirsiniz.
Cubicl İş Takip Programının Mobil Uygulaması
Bulut tabanlı bir uygulama olması sebebi ile Cubicl uzaktan çalışan ekipler ve müşteri ziyareti yapan ekipler için mükemmel bir çözümdür. Web tabanlı uygulamanın yanısıra Cubicl'ın mobil uygulaması da vardır. Mobil uygulamadan görev detayları, bildirimler, mesajlar, müşteriler ve notlar gibi o an hızlıca ulaşmanız gereken sayfalara erişebilirsiniz.
Cubicl ile iş takibi hiç bu kadar kolay olmamıştı.
14 günlük ücretsiz kullanım sunan Cubicl'ı şimdi deneyin. Detaylı bilgi almak için sitemizi ziyaret edin, kılavuzumuzu inceleyin, Cubicl 101 ve Cubicl 201 sunumlarını ekip arkadaşlarınız ile paylaşın.