Teknoloji ile yakın ilişkiler kurmuş Y ve Z kuşaklarının iş hayatına girmesi ile geleneksel iş ortamı anlayışından sapmalar görülmeye başlandı. Yeni kuşakları kendi şirketlerine dahil etmek isteyenler onların iş yaşamından beklentilerini göz önünde bulundurarak teknolojik donanımı yüksek şirket olma ve dijitalleşme anlamında adım atmaya başladılar. Çalışan deneyimini şirket yönetiminin merkezine alan bu yaklaşım; çalışanların zorluk yaşadığı yerleri, çalışanların ve şirketin verimliliğini etkileyen kırılma noktalarını tespit edip, bu konular üzerinde yoğunlaşmayı temel alıyor. Dijitalleşme sürecinde aktif rol almaya başlayan şirketlerin birçoğu dijital dönüşüm hareketi ile çalışma stratejilerini, gelişen teknolojinin talepleri doğrultusunda yönlendirmeye başladı. Bu hareket iş süreçlerini bütünüyle içine alarak ekip içi iletişim ve ekip çalışmalarını da bu dijitalleşme sürecine dahil etmeyi hedefliyor.
Dijital Dönüşüm Nedir?
Dijital Dönüşüm, bir organizasyonun tüm yönlerine dijital teknolojinin entegre edilmesi sürecini ifade eder. Şirketin çalışma ve müşterilere değer sunma yeteneklerini değiştirir. Bu, iş süreçlerini geliştirmek, müşteri deneyimlerini artırmak, ürün ve hizmetleri yenilikçi bir şekilde geliştirmek için teknolojiden faydalanır ve genellikle kurum içinde önemli bir değişime yol açar.
Dijitaleşme, temelde pazarın değişen ihtiyaçlarına uyum sağlamak, operasyonel verimliliği artırmak ve hızla değişen bir ortamda rekabetçi kalmak için dijital araçları ve teknolojileri kullanma sürecini ifade eder.
Dijital Dönüşüm Süreci Kolay mı?
Dijital dönüşüm, çok yönlü yapısı nedeniyle doğası gereği kolay değildir. Bir kuruluş içindeki kültürel, teknolojik ve operasyonel değişiklikleri içerir ve genellikle birden fazla departmanı veya alanı kapsar. Eski sistemlerden, değişime karşı dirençten, beceri boşluklarından, siber güvenlik kaygılarından ve yeni teknolojileri entegre etmenin karmaşıklığından kaynaklanan zorluklar ortaya çıkabilir.
Ancak basit olmasa da rekabetçi kalmak ve değişen müşteri ihtiyaçlarını karşılamak için gereklidir. Başarı, stratejik planlamaya, liderlik taahhüdüne, çalışanların katılımına ve kademeli uygulama ve adaptasyona izin veren aşamalı bir yaklaşıma bağlıdır. Zorluklara rağmen artan verimlilik, iyileşen müşteri deneyimleri ve inovasyon gibi avantajlar, bunu birçok işletme için kritik bir süreç haline getiriyor.
Dijital Dönüşüme Katkı Sağlayan Teknolojiler
Dijital dönüşüm, işletmeleri ve endüstrileri toplu olarak yeniden şekillendiren çok sayıda dijital teknoloji barındırır. Bu dönüşüme katkıda bulunan bazı dijital teknolojilerin özeti şöyle:
- Bulut Bilişim: Bilgi işlem kaynaklarına ölçeklenebilir, isteğe bağlı erişim sağlar, esnekliği, maliyet verimliliğini ve uzaktan işbirliğini artırır.
- Yapay Zeka (AI) ve Makine Öğrenimi (ML): Çeşitli sektörlerde otomasyon, tahmine dayalı analitik, kişiselleştirilmiş deneyimler ve veriye dayalı karar alma gibi süreçlere yön verir.
- Nesnelerin İnterneti (IoT): Cihazları ve sistemleri birbirine bağlayarak gerçek zamanlı bilgiler, otomasyon ve süreç optimizasyonu için büyük miktarda veri üretir.
- Büyük Veri Analizi: Değerli bilgiler elde etmek için büyük ve karmaşık veri kümelerini analiz ederek daha iyi karar almaya, trend belirlemeye ve müşteri davranışını anlamaya yardımcı olur.
- Blockchain: Özellikle tedarik zinciri yönetimi, finans ve veri güvenliğinde yararlı olan güvenli, merkezi olmayan ve şeffaf işlem sistemleri sağlar.
- 5G Teknolojisi: Bağlantıyı geliştirir, daha hızlı veri aktarımı sağlar, gecikmeyi azaltır ve çeşitli uygulamalarda IoT ve artırılmış gerçeklik (AR) gibi yeni gelişen teknolojileri destekler.
- Robotik Süreç Otomasyonu (RPA): Tekrarlanan görevleri otomatikleştirerek verimliliği artırır ve çalışanların tekrar eden mevcut iş yerine daha yüksek değerli işlere odaklanmasına olanak tanır.
- Siber Güvenlik Çözümleri: Dijital varlıkları ve müşteri verilerini korumak ve giderek dijitalleşen ortamda bilgilerin bütünlüğünü ve gizliliğini sağlamak için gereklidir.
- Artırılmış Gerçeklik (AR) ve Sanal Gerçeklik (VR): Perakende, eğitim ve ürün görselleştirme alanlarında uçtan uca deneyimler sunarak işletmelerin müşterilerle etkileşim kurma biçimini dönüştürür.
- Uç Bilgi İşlem: Veriyi kaynağına (ör. cihazlar veya sensörler) daha yakın işleyerek gecikmeyi azaltır ve gerçek zamanlı olarak daha hızlı karar alınmasına olanak tanır.
Dijital Dönüşüm Örnekleri Nelerdir?
Dijital dönüşüm "bir dijital dönüşüm" ile kalmaz. Süreğendir. Birbiri ile ilintilir. Ancak farklı sektörler, departmanlar ve çalışma alanları için birer örnek vermek gerekirse:
- Örnek 1: Tedarik zinciri için dijital dönüşüm, gerçek zamanlı izleme, envanter optimizasyonu, tahmine dayalı bakım ve kolaylaştırılmış lojistik için IoT sensörleri ve veri analitiği gibi teknolojilerin kullanılmasını içerir. Bu, paydaşlar arasında daha iyi görünürlük, verimlilik ve işbirliği sağlar, maliyetleri azaltır, kesintileri en aza indirir, operasyon kabiliyetini ve müşteri memnuniyetini artırır.
- Örnek 2: Ağ (Netowork) üzerinde dijital dönüşüm, geleneksel altyapıdan bulut tabanlı çözümlere geçişi, esnek yönetim için yazılım tanımlı ağ oluşturmanın (SDN) uygulanmasını, yapay zeka destekli tehdit tespiti yoluyla siber güvenliğin artırılmasını ve daha hızlı veri işleme için uç bilişimin benimsenmesini içerir. Bu değişim, ölçeklenebilirlik, çeviklik, gelişmiş güvenlik önlemleri ve daha hızlı veri erişimi sağlayarak modern bağlantı taleplerini verimli bir şekilde destekliyor.
- Örnek 3: Görev, proje, ekip ve müşteri yönetiminde dijital dönüşüm, görev atamaları için Cubicl, Trello veya Asana gibi işbirliğine dayalı platformların kullanılmasını, Jira gibi proje yönetimi yazılımlarının uygulanmasını, Slack veya Microsoft Teams gibi araçlar aracılığıyla uzaktan ekip işbirliğinin desteklenmesini ve müşteri ilişkileri yönetimi için Bitrix24 gibi CRM sistemlerinin kullanılmasını gerektirir. Bu dijital değişim, iletişimi merkezileştirir, iş akışlarını kolaylaştırır, ekip üretkenliğini artırır ve verimli bilgi paylaşımı ve takibi yoluyla müşteri katılımını ve memnuniyetini artırır.
Dijital Dönüşümün Faydaları
Dijital dönüşüm, alınan/ geliştirilen/ üretilen şirket içi yazılımlar, donanımlar ve hizmetler ile yeni fırsatları ortaya çıkarır:
- Gelişmiş Verimlilik ve Üretkenlik: Görevlerin otomasyonu, kolaylaştırılmış süreçler ve iyileştirilmiş iş akışları, verimliliğin ve üretkenliğin artmasına neden olur.
- Geliştirilmiş Müşteri Deneyimi: Kişiselleştirme, daha kısa yanıt süreleri ve çok kanallı etkileşim, müşteri memnuniyetini ve sadakatini artırır.
- Veriye Dayalı Karar Verme: Gerçek zamanlı içgörülere ve analitiklere erişim, bilgiye dayalı, veriye dayalı karar almayı mümkün kılarak daha iyi stratejilere ve sonuçlara yol açar.
- Yenilik ve Çeviklik: Yeni dijital teknolojileri benimsemek yeniliği teşvik eder, pazar değişikliklerine daha hızlı uyum sağlamaya olanak tanır ve müşteri ihtiyaçlarına yanıt vermede çevikliği artırır.
- Maliyet Tasarrufu: Operasyonların optimizasyonu, otomasyon yoluyla manuel görevlerin azaltılması ve daha iyi kaynak tahsisi, maliyet verimliliğine yol açar.
- İş Büyümesi ve Rekabet Avantajı: Dijital dünyada kuruluşların rakiplerinin önünde kalmasını, yeni pazarlara girmesini ve yenilikçi gelir akışlarını keşfetmesini sağlar.
- Geliştirilmiş İşbirliği ve İletişim: Dijital dönüşümde kullanılan dijital araçlar, uzaktan çalışan kurulumlarda bile ekipler arasında kusursuz işbirliğini kolaylaştırarak daha iyi iletişim ve bilgi paylaşımını teşvik eder.
- Değişime Uyum Sağlama: Dijital hale gelen organizasyonlar teknolojik gelişmeler ve pazardaki aksaklıklar karşısında daha uyumlu ve dirençli hale gelir.
- Daha İyi Yetenek Kazanımı ve Elde Tutma: Modern, dijital olarak etkin çalışma ortamları sunan kuruluşlarda üst düzey yetenekleri çekmek ve elde tutmak daha kolaydır.
- Çevresel Sürdürülebilirlik: Süreçlerin dijital yürütülmesi genellikle sürdürülebilirlik hedefleriyle uyumlu olarak kağıt kullanımının, enerji tüketiminin ve karbon ayak izinin azaltılmasına katkıda bulunur.
Genel olarak dijital dönüşüm, organizasyonel büyümeyi, inovasyonu, müşteri memnuniyetini ve operasyonel mükemmelliği teşvik ederek işletmeleri hızla gelişen bir dijital ortamda başarılı olacak şekilde konumlandırır.
Dijital Dönüşüm | Dijital İş Ortamı, Dijital Çalışma Ortamı ve Dijital İş Yeri
Dijitalleşme sürecinde karşımıza dijital iş ortamı, dijital çalışma ortamı, dijital iş yeri gibi kavramlar da çıkmaktadır:
Dijital İş Ortamı:
Tanım: İşletmelerin operasyonlarını yürütme ve müşterilerle etkileşim kurma şeklini etkileyen dijital teknolojileri, araçları, platformları ve kültürel değişimleri kapsayan, işletmelerin faaliyet gösterdiği daha geniş bir alanı ifade eder.
Dijital Dönüşümle İlişki: Dijital teknolojilerin bir işletmenin çeşitli yönlerine entegre edilmesini, iş modellerini, müşteri katılımını, operasyonel verimliliği ve rekabet gücünü etkilemesini içerdiğinden, dijital dönüşümün önemli bir bileşenidir.
Dijital Çalışma Ortamı:
Tanım: Özellikle çalışanların işbirliği, iletişim ve görev yürütme için dijital araçları, sistemleri ve altyapıyı kullanarak görevleri gerçekleştirdiği ortama odaklanır.
Dijital Dönüşümle İlişkisi: Uzaktan çalışmayı mümkün kılan, üretkenliği artıran ve çoğu zaman işyeri kültürü ve süreçlerinde değişiklik yapılmasını gerektiren teknolojilerin uygulanmasını içerdiğinden dönüşüm yolculuğunun bir parçasıdır.
Dijital İş Yeri:
Tanım: Bir kuruluşun iş gücünün etkili ve verimli bir şekilde çalışmasını sağlamak için kullandığı dijital araçların, teknolojilerin ve süreçlerin tamamını temsil eder.
Dijital Dönüşümle İlişkisi: Dijital iş ortamı ile dijital çalışma ortamının yakınsama noktası olarak hizmet vermektedir. Görevlere, işbirliğine, iletişime yönelik araçları kapsayan ve dijital dönüşümü ve yeniliği destekleyen bir kültürü teşvik eden bir kuruluş içindeki dijital entegrasyona bütünsel bir yaklaşımı bünyesinde barındırır.
Özet olarak dijital iş ortamı, bir işletmenin dijital çağda başarılı olması için gereken stratejileri, teknolojileri ve değişiklikleri kapsayan dijital dönüşüm için zemin hazırlıyor. Öte yandan dijital çalışma ortamı, iş ortamının bir alt kümesidir ve özellikle üretkenliği ve işbirliğini artırmak için çalışanları dijital araçlar ve sistemlerle güçlendirmeye odaklanır. Ve son olarak dijital iş yeri, hem dijital iş ortamını hem de dijital çalışma ortamını kapsar; teknolojilerin kuruluş çapında kapsamlı entegrasyonunu temsil eder, başarılı dijital dönüşümün kritik bir yönü olan yeniliği, verimliliği ve uyarlanabilirliği teşvik eder.
İş Takip Programlarının Dijital Dönüşümde Yeri
Günümüzün dijital odaklı ortamında bir işletme görev, proje, ekip işbirliği, müşteri etkileşimleri yönetimi üzerinde dijital dönüşüm stratejisi geliştirmek üzerine odaklanmalıdır. Bunları verimli bir şekilde yönetmek ve pazarın gelişen ihtiyaçlarına uyum sağlamak için şirketin dijital yöntemleri ve teknolojileri kullanması gerekir.
- Görev Yönetimi: İş akışlarını düzenlemede, görevleri atamada, son teslim tarihlerini belirlemede ve ilerlemeyi izlemede yardımcı olur.
- Proje Yönetimi: Projelerin planlanması, yürütülmesi ve izlenmesinde, zamanında teslimat ve verimli kaynak tahsisinde kullanılır.
- Ekip İşbirliği: Ekip çalışmasını, bilgi paylaşımını ve uzaktan çalışmayı kolaylaştırır.
- Müşteri İlişkileri Yönetimi: CRM (Müşteri İlişkileri Yönetimi) özellikleri müşteri etkileşimlerini yönetme, potansiyel müşterileri takip etme ve müşteri memnuniyetini artırma konusunda avantajlar sağlar.
Cubicl İş Takip Programı ve Dijital Dönüşüm
Kuruluşlar dijital dönüşüm sürecinin bir parçası olarak Cubicl Proje Yönetimi Uygulamasını kullanıyor. Cubicl Proje Yönetim Aracının bazı özellikleri şöyle:
İş Takibi
İşlerinizi takip etmek için ana sayfa yeterlidir. Uygulamaya girdiğinizde ana sayfa açılır. Ana sayfa 2 sütundan oluşur. Solda Zaman Çizgisi, sağda Raporlar ve Görevler yer alır.
Zaman çizgisinde yapmanız gereken işler son tarihlerine göre dizilir. Ayrıca zamana göre şu şekilde gruplanırlar: Gecikmiş, Bugün, Yarın, Bu Hafta, Gelecek Hafta, 1 Ay İçinde.
Zaman çizgisinde işlerinizle ilgili özet bilgiler gösterilir. Başlığa tıklayınca detay sayfasına gidersiniz. Tamamlanan işler zaman çizgisinden kaldırılır.
Proje Yönetimi
Projeleriniz veya ekip işleri için proje planı (Gantt Çizelgesi) oluşturabilirsiniz. Her projenin sadece bir Gantt Çizelgesi olabilir. Bu nedenle ayrı ayrı planını yapmak istediğiniz her proje için bir proje oluşturmalısınız.
Cubicl Gantt Çizelgesi interaktif bir araçtır. Görevler sayfasına gitmeden çizelge üzerinde görev oluşturabilir ve çizelgeye ekleyebilirsiniz. Bunun için boş bir satıra tıklamanız veya "Yeni Görev.." kutusuna görev adı yazmanız yeterlidir. İşleriniz zaman çizelgesinde çubuk (bar) olarak gösterilir. Bu barları tutup sürükleyerek başlangıç tarihini, sağ kenarlarından tutup çekerek bitiş tarihini değiştirebilirsiniz. Proje planı oluşturmak bu kadar basittir.
Kurum İçi İletişim
Cubicl Görev Yönetimi Aracı işlerinizin kaydını tuttuğu ve güncel durumunu gösterdiği için çalışanlarınıza işlerin güncel durumunu sorma ihtiyacını kaldırır. Ek olarak görevler üzerinde yorum yazarak bilgi paylaşabileceğiniz için bir işle ilgili tüm yazışmalar tek bir yerde, ilgili işin sayfasında toplanır. Dolayısıyla, ekip arkadaşınızın e-postasını aramakla uğraşmazsınız.
Ekip üyelerinizle uygulamadan ayrılmadan ve bulunduğunuz sayfayı değiştirmeden çevrimiçi yazışabilirsiniz.
Nerede olursanız olun mobil uygulama ile ekip arkadaşlarınızla iletişim kurabilirsiniz.
Aktivite Takibi
Cubicl Görev Takibi Uygulaması detaylı bir bildirim sistemine sahiptir. Sizinle ilgili bir gelişme olduğunda, örneğin görev atandığında veya atadığınız görev tamamlandığında, uygulama içinde bildirim alırsınız.
O sırada uygulamada değilseniz ekranınızın köşesinde masaüstü bildirimi alabilirsiniz ya da bilgisayarınızın başında değilseniz e-posta bildirimleriyle hiçbir şeyi kaçırmazsınız:
Müşteri Memnuniyeti
Müşteriler sayfasında;
- şirketinizin müşterini kaydedebilir,
- müşterilerle ilgili görev, teklif ve dosya ekleyebilir,
- müşteriler için not ekleyebilir,
- geçmişte yapılan işleri ve aktiviteleri görüntüleyebilirsiniz.
Müşteri Portalı sayesinde, müşterilerinizden gelen şikayet, sorun, istek ve önerileri otomatik olarak toplamanızı ve takip edebilirsiniz. Müşterilerinizin oluşturduğu isteklere Destek Talebi denir. Destek Taleplerine görevliler atayabilir, süreci müşterinizle birlikte takip edebilir ve müşterilerinizle yazışarak iletişime geçebilirsiniz. Ya da müşterilerinize özel Müşteri Portal sayfası sağlayabilirsiniz.
14 Gün Ücretsiz Kullanım Başlatın
Eğer siz de dijital dönüşüm liderleri arasında yer almak isterseniz Cubicl İş Yönetim Programı kullanmaya başlayın ve dijital dönüşümün bir parçası olun! Size bu konuda yardımcı olmamızı isterseniz Cubicl sayfamızı ziyaret edebilir, iletişim bilgilerimiz üzerinden bize ulaşabilirsiniz.